Commission Regulation (EC, Euratom) No 652/2008 of 9 July 2008 amending Regulation (EC, Euratom) No 2343/2002 on the framework Financial Regulation for the bodies referred to in Article 185 of Council Regulation (EC, Euratom) No 1605/2002 on the Financial Regulation applicable to the general budget of the European Communities
Règlement (CE, Euratom) no 652/2008 de la Commissiondu 9 juillet 2008modifiant le règlement (CE, Euratom) no 2343/2002 portant règlement financier-cadre des organismes visés à l'article 185 du règlement (CE, Euratom) no 1605/2002 du Conseil portant règlement financier applicable au budget général des Communautés européennesLA COMMISSION DES COMMUNAUTÉS EUROPÉENNES,vu le traité instituant la Communauté européenne,vu le traité instituant la Communauté européenne de l'énergie atomique,vu le règlement (CE, Euratom) no 1605/2002 du Conseil, du 25 juin 2002, portant règlement financier applicable au budget général des Communautés européennesJO L 248 du 16.9.2002, p. 1. Règlement modifié en dernier lieu par le règlement (CE) no 1525/2007 (JO L 343 du 27.12.2007, p. 9)., et notamment son article 185, paragraphe 1,vu l'avis du Parlement européen,vu l'avis du Conseil,vu l'avis de la Cour des comptesJO C 23 du 28.1.2008, p. 1.,considérant ce qui suit:(1)À la suite de la modification du règlement (CE, Euratom) no 1605/2002 (ci-après le "règlement financier général") par le règlement (CE, Euratom) no 1995/2006 du ConseilJO L 390 du 30.12.2006, p. 1., il est nécessaire d'adapter le règlement (CE, Euratom) no 2343/2002 de la CommissionJO L 357 du 31.12.2002, p. 72. afin de l'aligner sur le règlement financier général. Certaines modifications sont devenues nécessaires compte tenu de l’expérience acquise par les organismes communautaires existants.(2)En ce qui concerne la différence entre le délai prévu pour les décisions de décharge relatives aux organismes communautaires et celui prévu pour le budget général dans le règlement financier général, le présent règlement devrait appliquer le délai fixé dans les actes de base instituant les organismes communautaires, dont il ne peut s'écarter. L'institution concernée et, le cas échéant, les organismes communautaires devraient donc s'efforcer, dans la pratique, d'éviter les difficultés et s'employer à l'avenir à harmoniser ces actes de base.(3)Il conviendrait de préciser qu'une bonne gestion financière suppose un contrôle interne efficace et efficient, et de définir les caractéristiques et objectifs principaux régissant les systèmes de contrôle interne.(4)Une transparence accrue à l'égard de l'autorité budgétaire devrait être assurée par le biais d'obligations nouvelles en matière d'information incombant aux organismes communautaires dans la procédure budgétaire, concernant en particulier les estimations des effectifs en personnel contractuel, les excédents, les recettes affectées et la renonciation à des recouvrements de créances constatées.(5)Afin de garantir que les données personnelles ne sont pas conservées plus longtemps que nécessaire aux fins pour lesquelles elles ont été collectées ou pour lesquelles leur traitement se poursuit, des dispositions spécifiques devraient être prévues en ce qui concerne les pièces justificatives.(6)Afin de renforcer la protection des intérêts financiers des Communautés, chaque organisme communautaire devrait établir une liste des créances, indiquant le nom des débiteurs et le montant de la dette lorsque le débiteur a été condamné à payer par une décision de justice ayant autorité de chose jugée et lorsqu'aucun paiement ou aucun paiement significatif n'a été effectué un an après le prononcé de ladite décision. Cette liste devrait ensuite être publiée, dans le respect de la législation applicable en matière de protection des données.(7)Afin d'assurer la transparence de l'utilisation des fonds en provenance de leurs budgets, il convient de prévoir une obligation générale pour les organismes communautaires de communiquer des informations sur les bénéficiaires de ces fonds.(8)La liste des éléments de recettes affectés s'est révélée incomplète et devrait donc être complétée conformément aux dispositions de l'article 18, paragraphe 1, du règlement financier général.(9)La publication du budget des organismes communautaires devrait être simplifiée, tout en préservant les prérogatives de l'autorité budgétaire et de la Cour des comptes.(10)La procédure applicable aux virements que doivent arrêter les directeurs des organismes communautaires n'a pas été appliquée de manière cohérente et devrait par conséquent être clarifiée. L'autorité budgétaire devrait en particulier être informée des virements importants.(11)Les demandes de paiement adressées à la Commission devraient être étayées et fondées sur une gestion des liquidités rigoureuse afin d'éviter les excédents en fin d'année.(12)Les effets de l'activité à temps partiel sur le tableau des effectifs devraient être précisés afin de faciliter le recours à ce type d'activité, notamment dans les organismes communautaires de taille réduite.(13)Afin de renforcer la protection des intérêts financiers des Communautés, les organismes communautaires devraient prendre part aux activités de prévention de la fraude de l'Office européen de lutte antifraude.(14)Afin de couvrir toutes les personnes intervenant dans les procédures de marchés publics et de subventions, il convient de préciser les dispositions concernant les situations de conflit d'intérêt.(15)Le traitement d'opérations individuelles semblables concernant certains postes de dépenses courantes devrait être simplifié en ce qui concerne les obligations de vérification ex ante.(16)La responsabilité financière des ordonnateurs devrait être expressément limitée aux cas de négligence grave et de faute intentionnelle.(17)Afin de faciliter les opérations dans certains cas, les organismes communautaires devraient pouvoir utiliser un système de débit direct.(18)Le directeur de l'organisme communautaire étant, en tant qu'ordonnateur, le supérieur hiérarchique du comptable, l'indépendance fonctionnelle du comptable dans l'exercice de ses tâches devrait être explicitement mentionnée.(19)Il conviendrait de clarifier la responsabilité des comptables consistant à certifier les comptes sur la base des informations financières que leur fournissent les ordonnateurs. À cette fin, le comptable devrait être habilité à vérifier les informations reçues de l'ordonnateur délégué et à formuler des réserves, le cas échéant.(20)Il est nécessaire de définir un ensemble de règles sur les redevances et taxes perçues par les organismes communautaires afin de répondre aux besoins de certains organismes communautaires financés par ce type de recettes.(21)Les organismes communautaires devraient être en mesure de s'appuyer sur le savoir-faire de l'instance de la Commission spécialisée en matière d'irrégularités financières, mise en place conformément à l'article 66, paragraphe 4, du règlement financier général, qui devrait devenir, par défaut, l'instance compétente pour les organismes communautaires, excepté lorsque ceux-ci décident de créer une instance ou de participer à une instance commune mise en place par plusieurs organismes communautaires.(22)Les conditions d'utilisation, par les organismes communautaires, des services et offices de la Commission, des offices interinstitutionnels européens et du Centre de traduction des organes de l'Union européenne institué par le règlement (CE) no 2965/94 du Conseil du 28 novembre 1994 portant création d'un Centre de traduction des organes de l'Union européenneJO L 314 du 7.12.1994, p. 1. Règlement modifié en dernier lieu par le règlement (CE) no 1645/2003 (JO L 245 du 29.9.2003, p. 13)., et les procédures de passation de marchés conjointes avec les États membres d'accueil devraient être précisées afin de renforcer la coopération avec les institutions, la coopération entre les organismes communautaires et la coopération avec les États membres d'accueil.(23)Afin de renforcer la protection des intérêts financiers des Communautés et étant donné que les organismes communautaires ne peuvent exercer certaines prérogatives exclusivement conférées aux institutions communautaires, ils devraient être tenus d'insérer des clauses contractuelles spécifiques dans leurs contrats et conventions de subventions conclus avec des tiers, leur permettant d'exercer certains droits, notamment la suspension et la résiliation de contrats et de procédures de marchés, et l'instauration d'un délai de prescription.(24)Pour des motifs de transparence vis-à-vis de l'autorité budgétaire, il conviendrait de mettre en place une procédure d'information pour les projets ayant une incidence notable sur le budget administratif de l'organisme communautaire.(25)Il est nécessaire de prévoir une procédure spécifique pour la sélection des experts, correspondant à celle établie dans le règlement financier général.(26)La communication et la coopération devraient être renforcées entre le directeur de l'organisme communautaire et le conseil d'administration dans le cadre de la procédure de décharge.(27)Conformément à l'article 185, paragraphe 1, du règlement financier général, il convient de prévoir que, lorsque l'organisme communautaire arrête les modalités d'exécution de sa réglementation financière, l'adoption de ces modalités soit soumise à l'approbation préalable de la Commission.(28)Il convient dès lors de modifier le règlement (CE, Euratom) no 2343/2002 en conséquence,A ARRÊTÉ LE PRÉSENT RÈGLEMENT: