Commission Regulation (EC, Euratom) No 2342/2002 of 23 December 2002 laying down detailed rules for the implementation of Council Regulation (EC, Euratom) No 1605/2002 on the Financial Regulation applicable to the general budget of the European Communities
Modified by
  • Règlement (CE, Euratom) no 1261/2005 de la Commissiondu 20 juillet 2005modifiant le règlement (CE, Euratom) no 2342/2002 établissant les modalités d'exécution du règlement (CE, Euratom) no 1605/2002 du Conseil portant règlement financier applicable au budget général des Communautés européennes, 32005R1261, 2 août 2005
  • Règlement (CE, Euratom) no 1248/2006 de la Commissiondu 7 août 2006modifiant le règlement (CE, Euratom) no 2342/2002 établissant les modalités d’exécution du règlement (CE, Euratom) no 1605/2002 du Conseil portant règlement financier applicable au budget général des Communautés européennes, 32006R1248, 19 août 2006
  • Règlement (CE, Euratom) no 478/2007 de la Commissiondu 23 avril 2007modifiant le règlement (CE, Euratom) no 2342/2002 établissant les modalités d'exécution du règlement (CE, Euratom) no 1605/2002 du Conseil portant règlement financier applicable au budget général des Communautés européennes, 32007R0478, 28 avril 2007
  • Règlement délégué (UE) no 1268/2012 de la Commissiondu 29 octobre 2012relatif aux règles d’application du règlement (UE, Euratom) no 966/2012 du Parlement européen et du Conseil relatif aux règles financières applicables au budget général de l’Union, 32012R1268, 31 décembre 2012
Corrected by
  • Rectificatif au règlement (CE, Euratom) no 2342/2002 de la Commission du 23 décembre 2002 établissant les modalités d’exécution du règlement (CE, Euratom) no 1605/2002 du Conseil portant règlement financier applicable au budget général des Communautés européennes, 32002R2342R(02), 28 décembre 2005
Règlement (CE, Euratom) no 2342/2002 de la Commissiondu 23 décembre 2002établissant les modalités d'exécution du règlement (CE, Euratom) no 1605/2002 du Conseil portant règlement financier applicable au budget général des Communautés européennes <TI><P>TABLE DES MATIÈRES</P></TI>PREMIÈRE PARTIEDISPOSITIONS COMMUNESTITRE IOBJETTITRE IILES PRINCIPES BUDGÉTAIRESChapitre 1Principes d'unité et de vérité budgétaireChapitre 2Principe d'annualitéChapitre 3(Chapitre 4 du règlement financier) Principe d'unité de compteChapitre 4(Chapitre 5 du règlement financier) Principe d'universalitéChapitre 5(Chapitre 6 du règlement financier) Principe de spécialitéChapitre 6(Chapitre 7 du règlement financier) Principe de bonne gestion financièreChapitre 7(Chapitre 8 du règlement financier) Principe de transparenceTITRE IIIÉTABLISSEMENT ET STRUCTURE DU BUDGETChapitre 1Établissement du budgetChapitre 2Structure et présentation du budgetTITRE IVEXÉCUTION DU BUDGETChapitre 1Dispositions généralesChapitre 2Modes d'exécutionSection 1Dispositions généralesSection 2Dispositions particulièresChapitre 3Acteurs financiersSection 1Droits et obligations des acteurs financiersSection 2L'ordonnateurSection 3Le comptableSection 4Le régisseur d'avancesChapitre 4Responsabilité des acteurs financiersSection 1Règles généralesSection 2Règles applicables aux ordonnateurs délégués et subdéléguésChapitre 5Opérations de recettesSection 1Ressources propresSection 2Prévision de créancesSection 3Constatation des créancesSection 4Ordonnancement des recouvrementsSection 5RecouvrementChapitre 6Opérations de dépensesSection 1Engagement des dépensesSection 2Liquidation des dépensesSection 3Ordonnancement des paiementsSection 4Paiement des dépensesSection 5Délais des opérations de dépensesChapitre 7Systèmes informatiquesChapitre 8L'auditeur interneTITRE VPASSATION DES MARCHÉS PUBLICSChapitre 1Dispositions généralesSection 1Champ d'application et principes d'attributionSection 2PublicationSection 3Procédures de passation des marchésSection 4Garantie et contrôleChapitre 2Dispositions applicables aux marchés passés par les institutions communautaires pour leur propre compteTITRE VISUBVENTIONSChapitre 1Champ d'applicationChapitre 2Principes d'octroiChapitre 3Procédure d'octroiChapitre 4Paiement et contrôleChapitre 5Mise en œuvreTITRE VIIREDDITION DES COMPTES ET COMPTABILITÉChapitre 1Reddition des comptesChapitre 2(Chapitre 3 du règlement financier) ComptabilitéSection 1Organisation comptableSection 2Livres comptablesSection 3Plan comptableSection 4EnregistrementSection 5Rapprochement et vérificationSection 6Comptabilité budgétaireChapitre 3(Chapitre 4 du règlement financier) Inventaire des immobilisationsDEUXIÈME PARTIEDISPOSITIONS PARTICULIÈRESTITRE I(TITRE II DE LA DEUXIEME PARTIE DU RÉGLEMENT FINANCIER) FONDS STRUCTURELS, FONDS DE COHÉSION, FONDS EUROPÉEN POUR LA PÊCHE ET FONDS EUROPÉEN AGRICOLE POUR LE DÉVELOPPEMENT RURALTITRE II(TITRE III DU RÈGLEMENT FINANCIER) RECHERCHETITRE III(TITRE IV DU RÈGLEMENT FINANCIER) ACTIONS EXTÉRIEURESChapitre 1Dispositions généralesChapitre 2Mise en œuvre des actionsChapitre 3Passation des marchésChapitre 4Octroi des subventionsChapitre 5Régies d'avances et inventairesTITRE IV(TITRE V DU RÈGLEMENT FINANCIER) OFFICES EUROPÉENSTITRE V(TITRE VI DU RÈGLEMENT FINANCIER) CRÉDITS ADMINISTRATIFSTITRE VI(TITRE VII DE LA DEUXIÈME PARTIE DU RÈGLEMENT FINANCIER) EXPERTSTROISIÈME PARTIEDISPOSITIONS TRANSITOIRES ET FINALESTITRE IDISPOSITIONS TRANSITOIRESTITRE IIDISPOSITIONS FINALES PREMIÈRE PARTIEDISPOSITIONS COMMUNESTITRE IOBJET
Article premierObjet(Article 1er du règlement financier)Le présent règlement définit les modalités d'exécution du règlement (CE, Euratom) no 1605/2002 (ci-après le "règlement financier").Les institutions visées par le présent règlement sont les institutions au sens du règlement financier.
Article 2Actes législatifs relatifs à l'exécution du budget(Articles 2 et 49 du règlement financier)La Commission met à jour chaque année, dans l'avant-projet de budget, les informations sur les actes visés à l'article 2 du règlement financier.Toute proposition ou modification d'une proposition soumise à l'autorité législative indique clairement les dispositions prévoyant des dérogations au règlement financier ou au présent règlement et mentionne, dans l'exposé des motifs correspondant, les raisons précises qui justifient ces dérogations.
TITRE IILES PRINCIPES BUDGÉTAIRESCHAPITRE 1Principes d'unité et de vérité budgétaire
Article 3Champ des préfinancements(Article 5 bis du règlement financier)1.Dans le cas de la gestion centralisée directe impliquant des partenaires multiples, de la gestion centralisée indirecte et de la gestion décentralisée au sens de l'article 53 du règlement financier, les règles énoncées à l'article 5 bis du règlement financier s’appliquent uniquement à l'entité qui reçoit directement les préfinancements versés par la Commission.2.Le préfinancement est considéré comme représentant un montant significatif au sens de l'article 5 bis, paragraphe 2, point a), du règlement financier s’il est supérieur à 50000 EUR.Toutefois, pour les actions extérieures, le préfinancement est considéré comme représentant un montant significatif s’il est supérieur à 250000 EUR. Pour les aides visant des situations de crise et les opérations d'aide humanitaire, le préfinancement est considéré comme représentant un montant significatif s’il est supérieur, par convention, à 750000 EUR à la fin de chaque exercice et s’il concerne des projets d'une durée supérieure à douze mois.
Article 4Recouvrement des intérêts sur les préfinancements(Article 5 bis du règlement financier)1.L'ordonnateur compétent procède, pour chaque période de référence suivant l'exécution de la décision ou de la convention, au recouvrement du montant des intérêts produits par les versements de préfinancements supérieurs à 750000 EUR par convention à la fin de chaque exercice.2.L'ordonnateur compétent peut procéder, au moins une fois par an, au recouvrement du montant des intérêts produits par les versements de préfinancements inférieurs à ceux visés au paragraphe 1, en tenant compte des risques liés à son environnement de gestion et à la nature des actions financées.3.L'ordonnateur compétent procède au recouvrement du montant des intérêts générés par les versements de préfinancements qui dépasse le solde des montants dus visé à l'article 5 bis, paragraphe 1, du règlement financier.
Article 4 bisComptabilisation des intérêts sur les préfinancements(Article 5 bis du règlement financier)1.Les ordonnateurs s’assurent, dans les décisions de subvention ou les conventions de subvention avec les bénéficiaires et les intermédiaires, que les préfinancements sont versés sur des comptes ou des sous-comptes bancaires permettant d'identifier les fonds et les intérêts correspondants. À défaut, les méthodes comptables des bénéficiaires ou des intermédiaires doivent permettre d'identifier les fonds versés par la Communauté et les intérêts ou autres avantages produits par ces fonds.2.Dans les cas visés à l'article 5 bis, paragraphe 1, deuxième alinéa, du règlement financier, l'ordonnateur compétent détermine, avant la fin de chaque exercice, les montants prévisionnels des intérêts ou avantages équivalents éventuellement produits par ces fonds et constitue une provision pour ces montants. Cette provision est comptabilisée et apurée par recouvrement effectif après exécution de la décision ou de la convention.Lorsqu'il s’agit de préfinancements versés en exécution d'une même ligne budgétaire, en application d'un même acte de base et à des bénéficiaires qui ont fait l'objet d'une même procédure d'attribution, l'ordonnateur peut établir une prévision de créance commune pour plusieurs débiteurs.3.Les articles 3 et 4 et les paragraphes 1 et 2 du présent article ne portent pas préjudice à l'enregistrement des préfinancements à l'actif des états financiers, qui est fixé par les règles comptables visées à l'article 133 du règlement financier.
CHAPITRE 2Principe d'annualité
Article 5Crédits de l'exercice(Article 8, paragraphe 3, du règlement financier)Les crédits d'engagement et de paiement inscrits au budget de l'exercice et devant être utilisés au cours de cet exercice sont composés des crédits autorisés pour l'exercice. Sont autorisés pour l'exercice:a)les crédits ouverts au budget, y compris par voie de budget rectificatif;b)les crédits reportés;c)les reconstitutions de crédits conformément aux articles 157 et 160 bis du règlement financier;d)les crédits provenant des remboursements des acomptes conformément à l'article 228;e)les crédits ouverts suite à la perception des recettes affectées au cours de l'exercice ou au cours d'exercices précédents et non utilisés.
Article 6Reports de crédits(Article 9, paragraphe 2, du règlement financier)1.Les crédits d'engagement visés à l'article 9, paragraphe 2, point a), du règlement financier ne peuvent être reportés que si les engagements n'ont pu être effectués avant le 31 décembre de l'exercice pour des raisons non imputables à l'ordonnateur et si les étapes préparatoires sont avancées à un point permettant raisonnablement d'estimer que l'engagement pourra être effectué au plus tard le 31 mars de l'année suivante.2.Les étapes préparatoires visées à l'article 9, paragraphe 2, point a), du règlement financier, qui devraient être achevées au 31 décembre de l'exercice en vue d'un report sur l'exercice suivant sont notamment:a)pour les engagements globaux au sens de l'article 76 du règlement financier, l'adoption d'une décision de financement ou la clôture avant cette date de la consultation des services concernés au sein de chaque institution en vue d'adopter cette décision;b)pour les engagements individuels au sens de l'article 76 du règlement financier, la préparation à un stade avancé des contrats ou conventions. Ce stade d'avancement des contrats ou subventions implique la clôture de la phase de sélection des contractants ou bénéficiaires potentiels.3.Les crédits reportés conformément à l'article 9, paragraphe 2, point a), du règlement financier non engagés au 31 mars de l'exercice suivant sont automatiquement annulés.La Commission informe l'autorité budgétaire avant le 30 avril des crédits ainsi annulés.4.Les crédits reportés au titre de l'article 9, paragraphe 2, point b), du règlement financier peuvent être utilisés jusqu'au 31 décembre de l'exercice suivant.5.La comptabilité permet de distinguer les crédits ainsi reportés.6.Les crédits relatifs aux dépenses de personnel visés à l'article 9, paragraphe 6, du règlement financier ont pour objet les rémunérations et indemnités des membres et personnel des institutions.
Article 6 bisDouzièmes provisoires(Article 13, paragraphe 2, du règlement financier)L’ensemble des crédits autorisés pour l’exercice précédent, tel que visé à l’article 13, paragraphe 2, du règlement financier, s’entend comme se rapportant aux crédits de l’exercice visés à l’article 5 du présent règlement, dont les montants sont corrigés des virements effectués au cours de cet exercice.
CHAPITRE 3(Chapitre 4 du règlement financier)Principe d'unité de compte
Article 7Taux de conversion entre l’euro et une autre monnaie(Article 16 du règlement financier)1.Sans préjudice des dispositions spécifiques découlant de l’application de la réglementation sectorielle, la conversion entre l’euro et une autre monnaie réalisée par l’ordonnateur compétent est effectuée à l’aide du taux de change journalier de l’euro publié au Journal officiel de l’Union européenne, série C.Lorsque la conversion entre l’euro et une autre monnaie est à effectuer par les contractants ou les bénéficiaires, les modalités spécifiques de conversion figurant dans les contrats de marchés, les conventions de subventions ou les conventions de financement s’appliquent.1 bis.Afin d'éviter que les opérations de conversion de monnaies aient un impact important sur le niveau du cofinancement communautaire ou une incidence négative sur le budget communautaire, les dispositions spécifiques en matière de conversion mentionnées au paragraphe 1 prévoient, le cas échéant, un taux de conversion entre l'euro et une autre monnaie à calculer à l'aide de la moyenne du taux de change journalier sur une période donnée.2.À défaut de taux de change journalier de l’euro publié au Journal officiel de l’Union européenne pour la monnaie concernée, l’ordonnateur compétent utilise le taux comptable visé au paragraphe 3.3.Pour les besoins de la comptabilité prévue aux articles 132 à 137 du règlement financier et sous réserve des dispositions de l’article 213 du présent règlement, la conversion entre l’euro et une autre monnaie est effectuée à l’aide du taux de change comptable mensuel de l’euro. Ce taux de change comptable est établi par le comptable de la Commission à l’aide de toute source d’information qu’il juge fiable sur la base du cours de l’avant-dernier jour ouvrable du mois précédant celui pour lequel le cours est établi.
Article 8Cours à utiliser pour la conversion entre l’euro et d’autres monnaies(Article 16 du règlement financier)1.Sans préjudice des dispositions spécifiques découlant de l’application de la réglementation sectorielle, ou de contrats de marchés, conventions de subventions et conventions de financement spécifiques, le cours à utiliser pour la conversion entre l’euro et une autre monnaie, dans les cas où la conversion est effectuée par l’ordonnateur compétent, est celui du jour de l’établissement de l’ordre de paiement ou de l’ordre de recouvrement par le service ordonnateur.2.Dans le cas des régies d’avances en euros, la date du paiement par la banque détermine le cours à utiliser pour la conversion entre l’euro et une autre monnaie.3.Pour la régularisation des régies d’avances en monnaies nationales, visées à l’article 16 du règlement financier, le cours à utiliser pour la conversion entre l’euro et une autre monnaie est celui du mois de la dépense effectuée par la régie en question.4.Pour le remboursement de dépenses forfaitaires, ou de dépenses résultant du statut des fonctionnaires et du régime applicable aux autres agents des Communautés européennes (ci-après dénommé le "statut"), dont le montant est plafonné et versé dans une monnaie autre que l’euro, le cours à utiliser est celui qui est en vigueur à la naissance du droit.
Article 9Information relative aux transferts de trésorerie effectués par la Commission entre les différentes monnaies(Article 16 du règlement financier)La Commission transmet trimestriellement aux États membres un relevé des transferts effectués entre les différentes monnaies.
CHAPITRE 4(Chapitre 5 du règlement financier)Principe d'universalité
Article 10Structure d'accueil des recettes affectées et ouverture des crédits correspondants(Article 18 du règlement financier)1.Sans préjudice des articles 12 et 13, la structure d'accueil budgétaire pour les recettes affectées comporte:a)dans l'état des recettes de la section de chaque institution une ligne budgétaire destinée à accueillir le montant de ces recettes;b)dans l'état des dépenses, les commentaires budgétaires, y compris les commentaires généraux, indiquent les lignes susceptibles d'accueillir les crédits ouverts qui correspondent aux recettes affectées.Dans le cas visé au premier alinéa, point a), la ligne est dotée de la mention "pour mémoire" et les recettes estimées sont mentionnées pour information dans les commentaires.2.Les crédits correspondants à des recettes affectées peuvent être ouverts, aussi bien en crédits d'engagement qu'en crédits de paiement, lorsque la recette a été perçue par l'institution, sauf dans le cas prévu à l'article 160, paragraphe 1 bis, et à l'article 161, paragraphe 2, du règlement financier. Ils sont ouverts automatiquement sauf dans le cas des reversements d'acomptes visés à l'article 156 du règlement financier et dans le cas des corrections financières dans le domaine des fonds structurels.
Article 11Contributions des États membres à des programmes de recherche[Article 18, paragraphe 1, point a), du règlement financier]1.Les contributions des États membres pour le financement de certains programmes complémentaires de recherche, prévues à l'article 5 du règlement (CE, Euratom) no 1150/2000, sont versées:a)à concurrence des sept douzièmes de la somme figurant au budget, au plus tard le 31 janvier de l'exercice en cours;b)à concurrence des cinq douzièmes restant dus, au plus tard le 15 juillet de l'exercice en cours.2.Lorsque le budget n'est pas arrêté définitivement avant le début de l'exercice, les contributions prévues au paragraphe 1 se font sur la base de la somme figurant au budget de l'exercice précédent.3.Toute contribution ou tout versement supplémentaire dû par les États membres au titre du budget doit être inscrit sur le ou les comptes de la Commission dans les trente jours calendrier qui suivent l'appel de fonds.4.Les versements effectués sont inscrits au compte prévu par le règlement (CE, Euratom) no 1150/2000 et sont soumis aux conditions énoncées par ledit règlement.
Article 12Recettes affectées résultant de la participation des pays AELE à certains programmes communautaires[Article 18, paragraphe 1, point d), du règlement financier]1.La structure d'accueil budgétaire pour les participations des États AELE à certains programmes communautaires est la suivante:a)dans l'état des recettes, il est ouvert une ligne pour mémoire destinée à accueillir le montant global de la participation des États AELE pour l'exercice considéré. Le montant prévu est indiqué dans les commentaires budgétaires;b)dans l'état des dépenses:i)le commentaire sur chaque ligne relative aux activités communautaires auxquelles les États AELE participent fait ressortir "pour information" le montant de la participation prévue;ii)une annexe, constituant partie intégrante du budget, comporte l'ensemble des lignes relatives aux activités communautaires auxquelles les États AELE participent.L'annexe visée au premier alinéa, point b) ii), représente et complète la structure d'accueil pour l'ouverture des crédits correspondant à ces participations, telle que prévue au paragraphe 2 ainsi que pour l'exécution des dépenses.2.En vertu de l'article 82 de l'accord sur l'Espace économique européen, les montants relatifs à la participation annuelle des États AELE, tels qu'ils sont confirmés à la Commission par le comité mixte de l'EEE en conformité avec l'article 1er, paragraphe 5, du protocole 32 annexé à l'accord susmentionné, donnent lieu à l'ouverture intégrale, dès le début de l'exercice, tant des crédits pour engagements que des crédits pour paiements correspondants.3.Si, au cours de l'exercice, les crédits de lignes budgétaires auxquelles les États AELE participent sont renforcés sans que les États AELE puissent, pendant l'exercice en question, adapter en conséquence leur contribution afin de respecter le "facteur de proportionnalité" prévu à l'article 82 de l'accord sur l'Espace économique européen, la Commission peut assurer, à titre provisoire et exceptionnel sur la base des moyens de trésorerie, le préfinancement de la quote-part des États AELE. À la suite d'un tel renforcement, la Commission fait appel, dans les meilleurs délais, aux contributions correspondantes des États AELE. La Commission informe chaque année l'autorité budgétaire des décisions ainsi prises.Le préfinancement est régularisé aussitôt que possible dans le cadre du budget de l'exercice suivant.4.Conformément à l'article 18, paragraphe 1, point d), du règlement financier, les participations financières des États AELE constituent des recettes affectées. Le comptable adopte les mesures appropriées afin d'assurer le suivi séparé de l'utilisation tant des recettes provenant de ces participations que des crédits correspondants.La Commission, dans le cadre du rapport prévu à l'article 131, paragraphe 2, du règlement financier, fait ressortir de façon distincte l'état d'exécution correspondant à la participation des États AELE, tant en recettes qu'en dépenses.
Article 13Produit des sanctions imposées aux États membres déclarés en situation de déficits excessifs[Article 18, paragraphe 1, point b), du règlement financier]La structure d'accueil budgétaire pour le produit des sanctions visées à la section 4 du règlement (CE) no 1467/97 du ConseilJO L 209 du 2.8.1997, p. 6. est la suivante:a)dans l'état des recettes, il est ouvert une ligne budgétaire pour mémoire destinée à accueillir les intérêts afférents à ces montants;b)parallèlement, et sans préjudice de l'article 74 du règlement financier, l'inscription de ces montants à l'état des recettes donne lieu à l'ouverture, dans une ligne à l'état des dépenses, de crédits d'engagement et de paiement. Ces crédits sont exécutés conformément à l'article 17 du règlement financier.
Article 13 bisCharges entraînées par l'acceptation de libéralités en faveur des Communautés(Article 19, paragraphe 2, du règlement financier)Aux fins de l'autorisation du Parlement européen et du Conseil visée à l'article 19, paragraphe 2, du règlement financier, la Commission estime et explique dûment les charges financières, y compris les coûts liés au suivi, entraînées par l'acceptation de libéralités en faveur des Communautés.
Article 14Ordonnancement pour le net(Article 20, paragraphe 1, du règlement financier)En application de l'article 20, paragraphe 1, du règlement financier, peuvent être déduits du montant des demandes de paiement, factures ou états liquidatifs, qui, dans ce cas, sont ordonnancés pour le net:a)les pénalités infligées aux titulaires de marchés ou aux bénéficiaires de subventions;b)les escomptes, ristournes et rabais déduits sur chaque facture et demande de paiement;c)les intérêts produits par les versements de préfinancements, tels que visés à l'article 5 bis, paragraphe 1, premier alinéa, du règlement financier.
Article 15Comptes "Charges fiscales à recouvrer"(Article 20, paragraphe 2, du règlement financier)Les charges fiscales éventuellement supportées par les Communautés en application de l'article 20, paragraphe 2, du règlement financier sont inscrites sur un compte d'attente jusqu'à leur remboursement par les États concernés.
CHAPITRE 5(Chapitre 6 du règlement financier)Principe de spécialité
Article 16Procédures de virement(Article 22, paragraphe 1, du règlement financier)1.Chaque institution peut proposer à l'autorité budgétaire, à l'intérieur de sa section du budget, des virements de titre à titre excédant la limite de 10 % des crédits de l'exercice sur la ligne à partir de laquelle il est procédé au virement. Les autres institutions en informent la Commission.Ces virements suivent la procédure établie à l'article 24 du règlement financier.2.Chaque institution peut procéder, à l'intérieur de sa section du budget, à des virements à l'intérieur des articles.
Article 17Règles de calcul des pourcentages applicables aux virements des institutions autres que la Commission(Article 22 du règlement financier)1.Le calcul des pourcentages visés à l'article 22 du règlement financier est effectué au moment de la demande de virement et au regard des crédits ouverts au budget, y compris les budgets rectificatifs.2.Il convient de prendre en considération la somme des virements à effectuer sur la ligne à partir de laquelle il est procédé aux virements et dont le montant est corrigé des virements antérieurs.Le montant correspondant aux virements qui peuvent être effectués de façon autonome par l'institution concernée sans décision de l'autorité budgétaire n'est pas pris en considération.
Article 17 bisRègles de calcul des pourcentages applicables aux virements de la Commission(Article 23 du règlement financier)1.Le calcul des pourcentages visés à l'article 23, paragraphe 1, du règlement financier est effectué au moment de la demande de virement et au regard des crédits ouverts au budget, y compris les budgets rectificatifs.2.Il convient de prendre en considération la somme des virements à effectuer sur la ligne à partir de laquelle ou vers laquelle il est procédé aux virements et dont le montant est corrigé des virements antérieurs.Le montant correspondant aux virements qui peuvent être effectués de façon autonome par la Commission sans décision de l'autorité budgétaire n'est pas pris en considération.
Article 18Dépenses administratives(Article 23 du règlement financier)Les dépenses visées à l'article 23, paragraphe 1, premier alinéa, point b), du règlement financier couvrent, pour chaque domaine politique, les rubriques visées à l'article 27.
Article 19Justification des demandes de virements de crédits(Articles 22 et 23 du règlement financier)Les propositions de virements et toutes les informations destinées à l'autorité budgétaire relatives aux virements effectués conformément aux articles 22 et 23 du règlement financier sont accompagnées des justifications appropriées et détaillées faisant apparaître l'exécution des crédits ainsi que les prévisions des besoins jusqu'à la fin de l'exercice, tant pour les lignes à abonder que pour celles sur lesquelles les crédits sont prélevés.
Article 20Justification des demandes de virements depuis la réserve d'aide d'urgence(Article 26 du règlement financier)Les propositions de virements destinés à permettre l'utilisation de la réserve d'aide d'urgence visée à l'article 26 du règlement financier, sont accompagnées des justifications appropriées et détaillées faisant apparaître:a)pour la ligne à abonder par le virement, les informations les plus récentes possibles sur l'exécution des crédits ainsi que les prévisions de besoins jusqu'à la fin de l'exercice;b)pour l'ensemble des lignes relatives aux actions extérieures, l'exécution des crédits jusqu'à la fin du mois précédant la demande de virement, ainsi que les prévisions des besoins jusqu'à la fin de l'exercice, accompagnées d'une comparaison avec les prévisions initiales;c)l'examen des possibilités de réaffectation des crédits.
CHAPITRE 6(Chapitre 7 du règlement financier)Principe de bonne gestion financière
Article 21Évaluation(Article 27 du règlement financier)1.Toute proposition de programme ou d’activité occasionnant des dépenses budgétaires fait l’objet d’une évaluation ex ante. Celle-ci porte sur:a)le besoin à satisfaire à court ou à long terme;b)la valeur ajoutée de l’intervention communautaire;c)les objectifs à atteindre;d)les possibilités d’action disponibles, y compris les risques qui y sont associés;e)les résultats et incidences escomptés, en particulier les incidences économiques, sociales et environnementales, et les indicateurs et modalités d’évaluation nécessaires pour les mesurer;f)le mode d’exécution le plus approprié pour la ou les possibilités privilégiées;g)la cohérence interne de l’activité ou du programme proposé et ses rapports avec les autres instruments pertinents;h)le volume des crédits, des ressources humaines et des autres dépenses administratives à allouer en fonction du principe de coût/efficacité;i)les leçons tirées d’expériences similaires déjà conduites.2.La proposition expose les dispositions en matière de suivi, de compte rendu et d’évaluation, en tenant dûment compte des responsabilités respectives de tous les niveaux d’administration qui interviendront dans la mise en œuvre du programme ou de l’activité proposé.3.Tout programme ou activité, y compris les projets pilotes et les actions préparatoires, lorsque les ressources mobilisées sont supérieures à 5000000 EUR, fait l’objet d’une évaluation intermédiaire et/ou ex post des ressources humaines et financières affectées et des résultats obtenus, afin de vérifier leur conformité avec les objectifs fixés, dans les conditions suivantes:a)il est procédé à une évaluation périodique des résultats obtenus dans la réalisation d’un programme pluriannuel, selon un calendrier permettant de tenir compte des conclusions de ces évaluations pour toute décision concernant la reconduction, la modification ou l’interruption de ce programme;b)les activités financées sur une base annuelle font l’objet d’une évaluation des résultats obtenus au moins une fois tous les six ans.L’obligation prévue au premier alinéa, points a) et b), ne s’applique pas à chacun des projets ou actions menés dans le cadre des activités pour lesquelles cette obligation peut être remplie par les rapports finaux transmis par les organismes qui ont exécuté l’action.4.Les évaluations visées aux paragraphes 1 et 3 sont proportionnelles aux ressources mobilisées et à l’incidence du programme ou de l’activité en question.
Article 22Fiche financière(Article 28 du règlement financier)1.Toute proposition d'acte soumise au législateur et susceptible d'avoir une incidence budgétaire, y compris une incidence sur le nombre des emplois, comporte une fiche financière.La fiche financière comporte les éléments financiers et économiques en vue de l'appréciation par le législateur de la nécessité d'une intervention de la Communauté. Elle fournit les renseignements utiles sur la cohérence et la synergie éventuelle avec d'autres instruments financiers.Lorsqu'il s'agit d'actions pluriannuelles, la fiche financière comporte l'échéancier prévisible des besoins annuels en crédits et en effectifs ainsi qu'une évaluation de leur incidence sur le plan financier à moyen terme.2.Afin de prévenir les risques de fraude et d'irrégularités susceptibles de porter préjudice à la protection des intérêts financiers des Communautés, la fiche financière fait état des informations concernant les mesures de prévention et de protection existantes ou envisagées.
Article 22 bisContrôle interne efficace et efficient(Article 28 bis, paragraphe 1, du règlement financier)1.Un contrôle interne efficace est fondé sur les bonnes pratiques internationales et comprend notamment:a)la séparation des tâches;b)une stratégie appropriée de contrôle et de gestion des risques, comprenant des contrôles au niveau des bénéficiaires;c)la prévention des conflits d'intérêts;d)des pistes d'audit adéquates et l'intégrité des données dans les bases de données;e)des procédures pour le suivi des performances et pour le suivi des déficiences de contrôle interne identifiées et des exceptions;f)une évaluation périodique du bon fonctionnement du système de contrôle.2.Un contrôle interne efficient repose sur les éléments suivants:a)la mise en œuvre d'une stratégie appropriée de contrôle et de gestion des risques, coordonnée entre les acteurs compétents de la chaîne de contrôle;b)la possibilité, pour tous les acteurs compétents de la chaîne de contrôle, d'accéder aux résultats des contrôles;c)l'application en temps utile de mesures correctives, y compris, le cas échéant, de sanctions dissuasives;d)une législation claire et sans ambiguïtés constituant le fondement des politiques;e)l'élimination des contrôles multiples;f)le principe de l'amélioration du rapport coût/avantages des contrôles.
CHAPITRE 7(Chapitre 8 du règlement financier)Principe de transparence
Article 23Publication provisoire du budget(Article 29 du règlement financier)Dès que possible et au plus tard dans un délai de quatre semaines à compter de l'arrêt définitif du budget, les chiffres détaillés du budget définitif sont publiés dans toutes les langues, à l'initiative de la Commission, sur le site Internet des institutions, dans l'attente de la publication officielle au Journal officiel de l'Union européenne.
TITRE IIIÉTABLISSEMENT ET STRUCTURE DU BUDGETCHAPITRE 1Établissement du budget
Article 24Introduction générale à l'avant-projet de budget(Article 33 du règlement financier)La Commission établit l'introduction générale à l'avant-projet de budget.Chacune des sections de l'avant-projet de budget est précédée d'une introduction établie par l'institution intéressée.L'introduction générale comporte:a)des tableaux financiers de l'ensemble du budget;b)en ce qui concerne les titres de la section de la Commission:i)la définition des politiques justifiant les demandes de crédits, en tenant compte des principes et exigences visés aux articles 27 et 33, paragraphe 2, point d), du règlement financier;ii)la justification des variations de crédits d'un exercice à l'autre.
Article 25Documents de travail à l'appui de l'avant-projet de budget(Articles 30 et 33 du règlement financier)À l'appui de l'avant-projet de budget, il est produit comme documents de travail:a)quant aux effectifs des institutions:i)un exposé sur la politique du personnel permanent et temporaire;ii)pour chaque catégorie de personnel, un organigramme des emplois budgétaires et des effectifs en place au début de l'exercice au cours duquel est présenté l'avant-projet du budget, indiquant leur répartition par grade et par unité administrative;iii)en cas de variation des effectifs, un état justificatif motivant ces variations;iv)une ventilation des effectifs par domaine politique;b)un exposé détaillé sur la politique d'emprunts et de prêts;c)quant aux subventions destinées aux organismes visés à l'article 32 du règlement financier, un état prévisionnel des recettes et des dépenses précédé d'un exposé des motifs établi par les organismes intéressés et en ce qui concerne les écoles européennes, un état reprenant les recettes et les dépenses, précédé d'un exposé des motifs.
Article 26Avant-projets de budgets rectificatifs(Article 37, paragraphe 1, du règlement financier)Les avant-projets de budgets rectificatifs sont accompagnés de justifications et des informations sur l'exécution budgétaire de l'exercice précédent et de l'exercice en cours disponibles au moment de leur établissement.
CHAPITRE 2Structure et présentation du budget
Article 27Crédits administratifs(Article 41 du règlement financier)Lorsque l'état des dépenses d'une section du budget est présenté selon une nomenclature comportant une classification par destination, les crédits administratifs font l'objet de rubriques séparées, par titre, en fonction notamment de la classification suivante:a)dépenses relatives au personnel autorisé par le tableau des effectifs: à ces mentions correspondent un montant de crédits et un nombre de postes;b)dépenses relatives au personnel externe (dont les auxiliaires et intérimaires) et autres dépenses de gestion (dont les frais de représentation et de réunions);c)dépenses relatives aux bâtiments et autres dépenses connexes, dont le nettoyage et l'entretien, les locations, les télécommunications, l'eau, le gaz et l'électricité;d)dépenses d'appui.Les dépenses administratives de la Commission dont la nature est commune à tous les titres sont également reprises dans un état synthétique séparé, suivant une classification par nature.
Article 28Dépenses effectives du dernier exercice clos[Article 46, paragraphe 1, point 1 e), du règlement financier]Pour l'établissement du budget, les dépenses effectives du dernier exercice clos sont déterminées de la façon suivante:a)en engagements: engagements comptabilisés au cours de l'exercice sur les crédits de l'exercice tels que définis à l'article 5;b)en paiements: paiements effectués au cours de l'exercice, c'est-à-dire dont l'ordre d'exécution a été transmis à la banque, sur les crédits de l'exercice tels que définis au même article.
Article 29Commentaires budgétaires[Article 46, paragraphe 1, point 1 g), du règlement financier]Les commentaires budgétaires comportent notamment les éléments suivants:a)les références de l'acte de base, lorsqu'il existe;b)des explications appropriées sur la nature et la destination des crédits.
Article 30Tableau des effectifs[Article 46, paragraphe 1, point 3 a), du règlement financier]Les effectifs de l'Agence d'approvisionnement figurent de façon distincte dans le cadre du tableau des effectifs de la Commission.
TITRE IVEXÉCUTION DU BUDGETCHAPITRE 1Dispositions générales
Article 31Formes que peuvent revêtir les actes de base(Article 49, paragraphe 1, du règlement financier)1.Dans le domaine communautaire, un acte de base peut revêtir la forme d'un règlement, d'une directive, d'une décision au sens de l'article 249 du traité CE ou d'une décision sui generisEntscheidung ou Beschluss..2.Dans le domaine de la politique étrangère et de sécurité commune, un acte de base peut revêtir l'une des formes mentionnées à l'article 13, paragraphe 2, à l'article 14, à l'article 23, paragraphe 2, et à l'article 24 du traité sur l'Union européenne.Dans des situations de crise, visées à l'article 168, paragraphe 2 du présent règlement, et pour des actions d'une durée limitée, un acte de base peut également revêtir la forme mentionnée à l'article 13, paragraphe 3, et à l'article 23, paragraphe 1, du traité sur l’Union européenne.3.Dans le domaine de la coopération policière et judiciaire en matière pénale, un acte de base peut revêtir l'une des formes mentionnées à l'article 34, paragraphe 2, du traité sur l'Union européenne.
Article 32Montants maxima pour les projets pilotes et actions préparatoires[Article 49, paragraphe 6, points a) et b), du règlement financier]1.Le montant total des crédits relatifs à des projets pilotes visés à l'article 49, paragraphe 6, point a), du règlement financier ne peut dépasser 40 millions EUR par exercice.2.Le montant total des crédits relatifs à des actions préparatoires nouvelles visées à l'article 49, paragraphe 6, point b), du règlement financier ne peut dépasser 50 millions EUR par exercice budgétaire et le montant total des crédits effectivement engagés au titre des actions préparatoires ne peut excéder 100 millions EUR.
Article 32 bisActions préparatoires dans le domaine de la politique étrangère et de sécurité commune[Article 49, paragraphe 6, point c), du règlement financier]Le financement des mesures approuvées par le Conseil afin de préparer les opérations de gestion de crise de l'Union européenne en vertu du titre V du traité sur l'Union européenne couvre les coûts marginaux découlant directement d'un déploiement spécifique sur le terrain d'une mission ou d'une équipe incluant, entre autres, du personnel des institutions, y compris l'assurance "haut risque", les frais de voyage et d'hébergement, et les indemnités journalières.
Article 33Compétences spécifiques de la Commission conformément aux traités[Article 49, paragraphe 6, point d), du règlement financier]1.Les articles du traité CE qui attribuent directement à la Commission des compétences spécifiques sont les suivants:a)article 138 (dialogue social);b)article 140 (études, avis, consultations en matière sociale);c)articles 143 et 145 (rapports spéciaux dans le domaine social);d)article 152, paragraphe 2 (initiatives pour promouvoir la coordination en matière de protection de la santé);e)article 155, paragraphe 2 (initiatives pour promouvoir la coordination en matière de réseaux transeuropéens);f)article 157, paragraphe 2 (initiatives pour promouvoir la coordination en matière industrielle);g)article 159, deuxième alinéa (rapport sur les progrès accomplis dans la réalisation de la cohésion économique et sociale);h)article 165, paragraphe 2 (initiatives pour promouvoir la coordination en matière de recherche et de développement technologique);i)article 173 (rapport en matière de recherche et développement technologique;j)article 180, paragraphe 2 (initiatives pour promouvoir la coordination des politiques en matière de coopération au développement).2.Les articles du traité Euratom qui attribuent directement à la Commission des compétences spécifiques sont les suivants:a)article 70 (interventions financières, dans les limites prévues au budget, dans des campagnes de prospection sur les territoires des États membres);b)articles 77 et suivants (contrôle de sécurité).3.Les listes figurant aux paragraphes 1 et 2 peuvent être complétées dans la présentation de l'avant-projet de budget avec l'indication des articles en cause et des montants concernés.
Article 34Conflit d'intérêts(Article 52, paragraphe 2, du règlement financier)1.L'acte susceptible d'être entaché par un conflit d'intérêts, au sens de l'article 52, paragraphe 2, du règlement financier, peut prendre notamment l'une des formes suivantes:a)l'octroi à soi-même ou à autrui d'avantages directs ou indirects indus;b)le refus d'octroyer à un bénéficiaire les droits ou avantages auxquels il peut prétendre;c)l'accomplissement d'actes indus ou abusifs ou l'omission d'accomplir les actes nécessaires.2.L'autorité compétente visée à l'article 52, paragraphe 1, du règlement financier est le supérieur hiérarchique de l'agent concerné. Il confirme par écrit s'il existe ou non un conflit d'intérêt. Dans l'affirmative, il prend lui-même toute décision appropriée.3.Il y a présomption de conflit d'intérêts si un demandeur, un candidat ou un soumissionnaire est un agent soumis au statut, sauf si sa participation à la procédure a été préalablement autorisée par son supérieur.
CHAPITRE 2Modes d'exécutionSection 1Dispositions générales
Article 35Contrôles à exercer par la Commission[Article 53 quinquies, article 54, paragraphe 2, point c), et article 56 du règlement financier]1.Les décisions qui confient des tâches d'exécution aux entités ou aux personnes visées à l'article 56 du règlement financier comprennent toutes les dispositions appropriées pour assurer la transparence des opérations effectuées.La Commission procède si nécessaire au réexamen de ces dispositions lorsque des modifications substantielles sont apportées aux procédures ou aux systèmes appliqués par ces entités ou personnes, afin de s’assurer que les conditions prévues à l'article 56 continuent d'être respectées.2.Les entités ou personnes concernées communiquent à la Commission dans le délai imparti les informations qu'elle leur demande et l'informent sans délai de toute modification substantielle de leurs procédures ou systèmes.La Commission établit ces obligations, le cas échéant, dans les décisions visées au paragraphe 1, ou dans les conventions conclues avec ces entités ou personnes.3.La Commission peut reconnaître l'équivalence des procédures de passation de marchés des organismes visés à l'article 54, paragraphe 2, point c), et des bénéficiaires visés à l'article 166, paragraphe 1, point a), du règlement financier avec ses propres règles, en tenant compte des normes internationalement reconnues.4.Lorsque la Commission exécute le budget en gestion conjointe, les accords de vérification conclus avec les organisations internationales concernées s’appliquent.5.L'audit externe indépendant visé à l'article 56, paragraphe 1, point d), du règlement financier est au minimum réalisé par un service d'audit fonctionnellement indépendant de l'entité à laquelle la Commission confie des tâches d'exécution et qui accomplit sa mission conformément aux normes d'audit internationalement reconnues.
Article 35 bisMesures visant à promouvoir les bonnes pratiques(Article 53 ter du règlement financier)La Commission établit un registre des organismes responsables des activités de gestion, de certification et d'audit en vertu des règlements sectoriels. Afin de promouvoir les bonnes pratiques dans l'exécution des Fonds structurels et du Fonds européen pour la pêche, la Commission met, pour information, à la disposition des responsables des activités de gestion et de contrôle un guide méthodologique qui expose sa propre stratégie et sa propre méthode de contrôle, comprenant des listes de contrôle et des exemples de bonnes pratiques qui ont été identifiés.
Section 2Dispositions particulières
Article 36Gestion centralisée directe(Article 53 bis du règlement financier)Lorsque la Commission exécute le budget de manière centralisée directement dans ses services, les tâches d'exécution sont effectuées par les acteurs financiers au sens des articles 58 à 68 du règlement financier et dans les conditions prévues au présent règlement.
Article 37Exercice de la délégation à des agences exécutives[Article 54, paragraphe 2, point a), et article 55, paragraphe 2, du règlement financier]1.Les décisions de délégation aux agences exécutives les autorisent, en qualité d'ordonnateurs délégués, à exécuter des crédits afférents au programme communautaire dont la gestion leur a été confiée.2.La délégation à l'agence exécutive est mise en œuvre par le directeur de l'agence en application de l'article 55, paragraphe 2, du règlement financier.3.L'acte de délégation de la Commission comprend les mêmes dispositions que celles visées à l'article 41, paragraphe 2. Il fait l'objet d'une acceptation formelle écrite de la part du directeur au nom de l'agence exécutive concernée.
Article 38Éligibilité des organismes de droit public national ou international ou des entités de droit privé investies d'une mission de service public en matière de délégation et conditions s’y rapportant[Article 54, paragraphe 2, point c), du règlement financier]1.La Commission peut déléguer des tâches de puissance publique à:a)des organismes de droit public international;b)des organismes de droit public national ou à des entités de droit privé investies d'une mission de service public qui sont régis par le droit d'un État membre, d'un des États de l'EEE ou d'un des pays candidats à l'adhésion à l'Union européenne, ou, le cas échéant, par le droit de tout autre pays.2.La Commission s’assure que les organismes ou entités visés au paragraphe 1 présentent les garanties financières suffisantes, émanant de préférence d'une autorité publique, notamment en matière de récupération intégrale des montants dus à la Commission.3.Lorsque la Commission envisage de confier des tâches de puissance publique, et notamment des tâches d'exécution budgétaire, à un organisme visé à l'article 54, paragraphe 2, point c), du règlement financier, elle procède à une analyse du respect des principes d'économie, d'efficacité et d'efficience.
Article 39Désignation des organismes de droit public national ou international ou des entités de droit privé investies d'une mission de service public[Article 54, paragraphe 2, point c), du règlement financier]1.Les organismes nationaux publics ou les entités de droit privé investis d'une mission de service public sont soumis du droit de l'État membre ou du pays dans lequel ils ont été constitués.2.Le choix des organismes, entités ou organismes de droit public international visés au paragraphe 1 est effectué de manière objective et transparente, conformément au principe de bonne gestion financière, et correspond aux besoins d'exécution identifiés par la Commission. Ce choix ne peut aboutir à opérer de discrimination entre les différents États membres ou pays concernés.3.Dans le cas d'une gestion par réseau impliquant la désignation d'au moins un organisme ou entité par État membre ou pays concerné, cette désignation est effectuée par l'État membre ou le pays concerné, selon les dispositions des actes de base.Dans les autres cas, la Commission désigne ces organismes ou entités en accord avec les États membres ou les pays concernés.4.Lorsque la Commission confie des tâches d'exécution à des organismes visés à l'article 54, paragraphe 2, point c), du règlement financier, elle informe chaque année l'autorité législative des cas et organismes en question en fournissant une justification proportionnée du recours à de tels organismes.
Article 39 bisPersonnes chargées de la gestion d'actions spécifiques en vertu du titre V du traité sur l'Union européenne[Article 54, paragraphe 2, point d), du règlement financier]Les personnes chargées de la gestion d'actions spécifiques visées à l'article 54, paragraphe 2, point d), du règlement financier mettent en place les structures et procédures appropriées leur permettant d'assumer la responsabilité des fonds qu'elles vont gérer. Ces personnes ont la qualité de conseillers spéciaux de la Commission pour la politique étrangère et de sécurité commune conformément aux articles 1er et 5 du régime applicable aux autres agents des Communautés européennes.
Article 40Respect des règles de passation de marchés(Article 57 du règlement financier)Lorsque la Commission confie des tâches à des organismes privés selon l'article 57, paragraphe 2, du règlement financier, elle passe un marché conformément aux dispositions de la première partie, titre V, du règlement financier.
Article 41Modalités de mise en œuvre de la gestion centralisée indirecte[Article 54, paragraphe 2, points b), c) et d), du règlement financier]1.Lorsque la Commission confie des tâches d'exécution à des organismes, entités ou personnes visés à l'article 54, paragraphe 2, points b), c) et d), du règlement financier, elle conclut avec eux une convention établissant les modalités de mise en œuvre de la gestion et du contrôle des fonds et de la protection des intérêts financiers des Communautés.2.La convention visée au paragraphe 1 comprend, notamment, les dispositions suivantes:a)la définition des tâches confiées;b)les conditions et les modalités de leur exécution, y compris les dispositions appropriées en vue de délimiter les responsabilités et organiser les contrôles à mettre en œuvre;c)les règles selon lesquelles il est rendu compte de cette exécution à la Commission;d)les conditions dans lesquelles prend fin cette exécution;e)les modalités des contrôles exercés par la Commission;f)les conditions d'utilisation de comptes bancaires distincts, la destination et l'usage des intérêts générés;g)les dispositions assurant la visibilité de l'action communautaire notamment par rapport aux autres activités de l'organisme;h)l'engagement de s'abstenir de tout acte donnant lieu à conflit d'intérêts au sens de l'article 52, paragraphe 2, du règlement financier.3.Les organismes, entités ou personnes visés au paragraphe 1 n'ont pas la qualité d'ordonnateurs délégués.
Article 42Procédures d'apurement des comptes en gestion partagée ou décentralisée(Articles 53 ter et 53 quater, du règlement financier)1.La procédure d'apurement des comptes visée aux articles 53 ter et 53 quater, du règlement financier vise à s'assurer que les dépenses effectuées par les États membres dans le cadre de la gestion partagée ou par des pays tiers dans le cadre de la gestion décentralisée, et qui sont susceptibles d'être mises à la charge du budget communautaire, l'ont été régulièrement et conformément à la réglementation communautaire applicable.2.Sans préjudice des dispositions spécifiques contenues dans les règlements sectoriels, la procédure d'apurement des comptes comprend:a)la déclaration par les États membres ou les pays tiers des dépenses effectuées sous forme de comptes certifiés par un service ou un organe fonctionnellement indépendant des organismes ayant effectué les dépenses et disposant des compétences techniques nécessaires;b)le contrôle des comptes par la Commission, ainsi que des opérations sous-jacentes, sur pièces et, le cas échéant sur place, sans limitations ni restrictions, y compris auprès des bénéficiaires;c)la détermination par la Commission, dans le cadre de procédures contradictoires et avec notification aux États membres ou aux pays tiers, du montant des dépenses reconnues à charge du budget;d)le calcul de la correction financière résultant de la différence entre les dépenses déclarées et celles reconnues à charge du budget;e)le recouvrement ou remboursement du solde résultant de la différence entre les dépenses reconnues et les montants financiers déjà versés aux États membres ou aux pays tiers; le recouvrement est opéré par voie de compensation dans les conditions visées à l'article 83.3.Dans le cadre de la gestion décentralisée, la procédure d'apurement des comptes décrite aux paragraphes 1 et 2 s'applique en fonction du degré de décentralisation convenu.
Article 42 bisRésumé des audits et déclarations(Article 53 ter, paragraphe 3, du règlement financier)1.Le résumé est fourni par l'autorité compétente ou l'organisme compétent désigné par l'État membre pour le secteur de dépenses en question conformément à la réglementation sectorielle.2.La partie relative aux audits:a)comprend, en ce qui concerne l'agriculture, les certificats établis par les organismes de certification et, en ce qui concerne les mesures structurelles et autres mesures similaires, les avis d'audit émis par les autorités d'audit;b)est fournie avant le 15 février de l'année qui suit celle de l'activité d'audit pour les dépenses agricoles et pour les mesures structurelles et autres mesures similaires.3.La partie relative aux déclarations:a)comprend, en ce qui concerne l'agriculture, les déclarations d'assurance fournies par les organismes payeurs et, en ce qui concerne les mesures structurelles et autres mesures similaires, les certifications des autorités de certification;b)est fournie avant le 15 février de l'exercice suivant pour les dépenses agricoles et pour les mesures structurelles et autres mesures similaires.
Article 43Gestion conjointe(Articles 53 quinquies, 108 bis et 165 du règlement financier)1.La Commission s’assure de l'existence de dispositifs adéquats de contrôle et d'audit de l'action dans son ensemble.2.Les organisations internationales visées à l'article 53 quinquies du règlement financier sont:a)les organisations de droit international public créées par des accords intergouvernementaux ainsi que les agences spécialisées créées par celles-ci;b)le Comité international de la Croix-Rouge (CICR);c)la Fédération internationale des Sociétés nationales de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge.Aux fins de l'article 53 quinquies du règlement financier, la Banque européenne d'investissement et le Fonds européen d'investissement sont assimilés à des organisations internationales.3.Lorsque le budget est exécuté en gestion conjointe avec des organisations internationales conformément aux articles 53 quinquies et 165 du règlement financier, le choix des organisations et des actions à financer est effectué de manière objective et transparente.4.Sans préjudice de l'article 35 du présent règlement, les conventions conclues avec les organisations internationales visées à l'article 53 quinquies du règlement financier comportent notamment les éléments suivants:a)la définition de l'action, du projet ou du programme à mettre en œuvre dans le cadre de la gestion conjointe;b)les conditions et modalités de leur mise en œuvre, mentionnant en particulier les principes en matière d'attribution de marchés et d'octroi de subventions;c)les règles selon lesquelles il est rendu compte de cette mise en œuvre à la Commission;d)des dispositions imposant à l'organisation chargée de tâches d'exécution d'exclure de la participation à une procédure d'attribution de marché ou d'octroi de subvention les candidats ou demandeurs qui se trouvent dans les situations visées à l'article 93, paragraphe 1, points a), b) et e), et à l'article 94, points a) et b), du règlement financier;e)les conditions concernant les paiements de la contribution communautaire, et les pièces justificatives requises pour ces paiements;f)les conditions dans lesquelles cette mise en œuvre prend fin;g)les modalités des contrôles exercés par la Commission;h)des dispositions qui accordent à la Cour des comptes l'accès aux informations nécessaires à l'accomplissement de sa mission, au besoin sur place, conformément aux accords de vérification conclus avec les organisations internationales concernées;i)des dispositions concernant l'usage des éventuels intérêts produits;j)des dispositions assurant la visibilité de l'action, du projet ou du programme communautaire, notamment par rapport aux autres activités de l'organisation;k)des dispositions relatives à la publication des noms des bénéficiaires de fonds en provenance du budget imposant aux organisations internationales de publier ces informations conformément à l'article 169 du présent règlement.5.Un projet ou un programme est considéré comme élaboré conjointement lorsque la Commission et l'organisme de droit public international, de manière conjointe, évaluent la faisabilité et définissent les accords de mise en œuvre.6.Lors de la mise en œuvre de projets en gestion conjointe, les organisations internationales satisfont au moins aux exigences suivantes:a)les procédures d'attribution de marchés et d'octroi de subventions respectent les principes de transparence, de proportionnalité, de bonne gestion financière, d'égalité de traitement et de non-discrimination, d'absence de conflit d'intérêts et de conformité aux normes internationalement reconnues;b)les subventions ne peuvent être cumulées ou octroyées rétroactivement;c)les subventions doivent s’inscrire dans le cadre d'un cofinancement, sous réserve des dérogations prévues à l'article 253;d)les subventions ne peuvent avoir pour objet ou pour effet de donner lieu à profit pour le bénéficiaire.Ces exigences sont expressément établies dans les conventions conclues avec les organisations internationales.
Article 43 bisInformations relatives au transfert de données à caractère personnel aux fins de l'audit(Article 48 du règlement financier)Dans tout appel effectué dans le cadre des subventions ou des marchés exécutés en gestion centralisée directe, les bénéficiaires potentiels, les candidats et les soumissionnaires sont informés, conformément au règlement (CE) no 45/2001 du Parlement européen et du ConseilJO L 8 du 12.1.2001, p. 1., que, pour assurer la protection des intérêts financiers des Communautés, leurs données à caractère personnel peuvent être communiquées aux services d'audit interne, à la Cour des comptes européenne, à l'instance spécialisée en matière d'irrégularités financières ou à l'Office européen de lutte antifraude (ci-après "OLAF").
CHAPITRE 3Acteurs financiersSection 1Droits et obligations des acteurs financiers
Article 44Droits et obligations des acteurs financiers(Article 58 du règlement financier)Chaque institution met à la disposition de chaque acteur financier les ressources nécessaires à l'accomplissement de sa mission ainsi qu'une charte de mission décrivant en détail ses tâches, droits et obligations.
Section 2L'ordonnateur
Article 45Assistance aux ordonnateurs délégués et subdélégués(Article 59 du règlement financier)1.L’ordonnateur compétent peut être assisté dans sa tâche par des personnes soumises au statut (ci-après les "agents"), chargées d’effectuer, sous sa responsabilité, certaines opérations nécessaires à l’exécution du budget et à la production des informations financières et de gestion. En vue de prévenir toute situation de conflit d'intérêts, les agents assistant les ordonnateurs délégués ou subdélégués sont soumis aux obligations visées à l'article 52 du règlement financier.2.Chaque institution informe l’autorité budgétaire chaque fois qu’un ordonnateur délégué prend ses fonctions, change de fonctions ou cesse ses fonctions.
Article 46Dispositions internes en matière de délégations(Article 59 du règlement financier)En conformité avec les dispositions du règlement financier et du présent règlement, chaque institution arrête dans ses règles internes les mesures de gestion des crédits qui lui paraissent nécessaires pour la bonne exécution de sa section du budget.
Article 47Séparation des fonctions d'initiation et de vérification d'une opération(Article 60, paragraphe 4, du règlement financier)1.Par initiation d'une opération, il faut entendre l'ensemble des opérations susceptibles d'être effectuées par les agents visés à l'article 45 et préparatoires à l'adoption des actes d'exécution budgétaire par les ordonnateurs compétents titulaires d'une délégation ou d'une subdélégation.2.Par vérification ex ante d'une opération, il faut entendre l'ensemble des contrôles ex ante mis en place par l'ordonnateur compétent afin d'en vérifier ses aspects opérationnels et financiers.3.Chaque opération fait l'objet au moins d'une vérification ex ante. Cette vérification a pour objet de constater notamment:a)la régularité et la conformité de la dépense et de la recette au regard des dispositions applicables, notamment du budget et des réglementations pertinentes, ainsi que de tous actes pris en exécution des traités et des règlements et, le cas échéant, des conditions contractuelles;b)l'application du principe de bonne gestion financière visé au titre II, chapitre 7, du règlement financier.Aux fins de la vérification ex ante, l’ordonnateur compétent peut considérer comme constituant une opération unique une série d’opérations individuelles semblables concernant des dépenses courantes en matière de rémunérations, de pensions, de remboursement de frais de mission et de frais médicaux.Dans le cas visé au deuxième alinéa, l’ordonnateur compétent, selon son évaluation des risques, effectue une vérification ex post appropriée, conformément au paragraphe 4.4.Les vérifications ex post, sur pièces et, si nécessaire, sur place, visent à vérifier la bonne exécution des opérations financées par le budget et notamment le respect des critères visés au paragraphe 3. Ces vérifications peuvent être organisées par sondage sur la base d'une analyse de risques.5.Les agents chargés des vérifications visées aux paragraphes 2 et 4 sont distincts des agents exécutant les tâches d’initiation visées au paragraphe 1 et ne sont pas subordonnés à ces derniers.
Article 48Procédures de gestion et de contrôle interne(Article 60, paragraphe 4, du règlement financier)Les systèmes et procédures de gestion et de contrôle interne visent à permettre:a)la réalisation des objectifs des politiques, programmes et actions de l'institution selon le principe de la bonne gestion financière;b)le respect des règles du droit communautaire ainsi que des normes minimales de contrôle établies par l'institution;c)la préservation des actifs de l'institution et de l'information;d)la prévention et la détection des irrégularités, des erreurs et des fraudes;e)l'identification et la prévention des risques de gestion et la gestion efficace de ces derniers;f)la production fiable de l'information financière et de gestion;g)la conservation des pièces justificatives liées et consécutives à l'exécution budgétaire et aux actes d'exécution budgétaire;h)La conservation des documents relatifs aux garanties préalables exigées en faveur de l'institution et la mise en place d'un échéancier permettant un suivi adéquat desdites garanties.
Article 49Conservation des pièces justificatives par les ordonnateurs(Article 60, paragraphe 4, du règlement financier)Les systèmes et procédures de gestion concernant la conservation des pièces justificatives originales prévoient:a)leur numérotation;b)leur datation;c)la tenue de registres, éventuellement informatisés, permettant d'identifier leur localisation précise;d)la conservation de ces pièces pendant une période de cinq ans au moins à compter de la date d'octroi de la décharge par le Parlement européen pour l'année budgétaire à laquelle ces pièces se rapportent.Les pièces relatives à des opérations non définitivement clôturées sont conservées au-delà de la période prévue au premier alinéa, point d), et jusqu'à la fin de l'année suivant celle de la clôture desdites opérations.Les données à caractère personnel contenues dans les pièces justificatives sont supprimées si possible lorsqu'elles ne sont pas nécessaires aux fins de la décharge budgétaire, du contrôle et de l'audit. En tout état de cause, en ce qui concerne la conservation des données relatives au trafic, les dispositions de l'article 37, paragraphe 2, du règlement (CE) no 45/2001 s’appliquent.
Article 50Code de normes professionnelles(Article 60, paragraphe 5, du règlement financier)1.Les agents désignés par l'ordonnateur compétent pour vérifier les opérations financières sont choisis en raison de leurs connaissances, aptitudes et compétences particulières sanctionnées par des titres ou par une expérience professionnelle appropriée ou à l'issue d'un programme de formation approprié.2.Chaque institution arrête un code de normes professionnelles qui détermine, en matière de contrôle interne:a)le niveau de compétence technique et financière exigé des agents visés au paragraphe 1;b)l'obligation pour ces agents de suivre une formation continue;c)les missions, rôles et tâches qui leur sont assignés;d)les règles de conduite et en particulier de déontologie et d'intégrité, qu'ils doivent observer ainsi que les droits qui leur sont reconnus.3.Chaque institution met en place les structures appropriées pour diffuser aux services ordonnateurs et mettre à jour périodiquement les informations appropriées concernant les normes de contrôle, ainsi que les méthodes et techniques disponibles à cet effet.
Article 51Inaction de l'ordonnateur délégué(Article 60, paragraphe 6, du règlement financier)L'inaction de l'ordonnateur délégué visée à l'article 60, paragraphe 6, du règlement financier, s'entend comme l'absence de toute réponse dans un délai raisonnable eu égard aux circonstances de l'espèce et, en tout état de cause, dans un délai ne dépassant pas un mois.
Article 52Vérification ex post et rapport annuel d'activités(Article 60, paragraphe 7, du règlement financier)Le résultat des vérifications ex post est, parmi d'autres éléments, présenté dans le cadre du rapport annuel d'activité soumis par l'ordonnateur délégué à son institution.
Article 53Transmission au comptable des informations financières et de gestion(Article 60 du règlement financier)L'ordonnateur délégué transmet au comptable, dans le respect des règles adoptées par celui-ci, les informations financières et de gestion nécessaires à l'accomplissement de ses fonctions.
Article 54Rapport sur les procédures négociées(Article 60 du règlement financier)Les ordonnateurs délégués recensent, par exercice, les marchés faisant l’objet de procédures négociées visées à l’article 126, paragraphe 1, points a) à g), à l’article 127, paragraphe 1, points a) à d), et aux articles 242, 244 et 246. Si la proportion de procédures négociées par rapport au nombre de marchés passés par le même ordonnateur délégué augmente sensiblement par rapport aux exercices antérieurs ou si cette proportion est notablement plus élevée que la moyenne enregistrée au niveau de son institution, l'ordonnateur compétent fait rapport à ladite institution en exposant les mesures prises, le cas échéant, pour infléchir cette tendance. Chaque institution transmet à l'autorité budgétaire un rapport sur les procédures négociées. Dans le cas de la Commission, ce rapport est annexé au résumé des rapports annuels d'activités visé à l'article 60, paragraphe 7, du règlement financier.
Section 3Le comptable
Article 55Nomination du comptable(Article 61 du règlement financier)Le comptable est nommé par chaque institution parmi les fonctionnaires soumis au statut des fonctionnaires des Communautés européennes.Le comptable est obligatoirement choisi par l'institution en raison de sa compétence particulière sanctionnée par des titres ou par une expérience professionnelle équivalente.
Article 56Cessation des fonctions du comptable(Article 61 du règlement financier)1.En cas de cessation des fonctions du comptable, une balance générale des comptes est établie dans les meilleurs délais.2.La balance générale des comptes, accompagnée d’un rapport de transmission, est transmise au nouveau comptable par le comptable cessant ses fonctions ou, en cas d’impossibilité, par un fonctionnaire de ses services.Le nouveau comptable signe la balance générale des comptes pour acceptation dans un délai d’un mois à dater de cette transmission et peut émettre des réserves.Le rapport de transmission contient également le résultat de la balance générale des comptes et toute réserve formulée.3.Chaque institution informe l’autorité budgétaire en cas de nomination ou de cessation des fonctions de son comptable.
Article 57Avis sur les systèmes comptables et d'inventaires(Article 61 du règlement financier)Lorsque des systèmes de gestion financière définis par l'ordonnateur fournissent des données à la comptabilité de l'institution ou lorsqu'ils sont appelés à justifier des données de celle-ci, le comptable doit donner son accord à leur mise en place ainsi qu'à leur modification.Le comptable est également consulté sur la mise en place et la modification par les ordonnateurs compétents des systèmes d'inventaires et d'évaluation des actifs et passifs.
Article 58Gestion de trésorerie(Article 61 du règlement financier)1.Le comptable veille à ce que son institution ait à sa disposition des fonds suffisants pour couvrir les besoins de trésorerie découlant de l'exécution budgétaire.2.Aux fins du paragraphe 1, le comptable met en place des systèmes de gestion des liquidités lui permettant d'établir des prévisions de trésorerie.3.Le comptable de la Commission répartit les fonds disponibles conformément aux dispositions du règlement (CE, Euratom) no 1150/2000.
Article 59Gestion des comptes bancaires(Article 61 du règlement financier)1.Le comptable peut, pour les besoins de la gestion de la trésorerie, ouvrir ou faire ouvrir des comptes au nom de l'institution auprès des organismes financiers ou des banques centrales nationales. Il peut, dans des cas dûment justifiés, ouvrir des comptes en monnaies autres que l'euro.2.Le comptable négocie les conditions de fonctionnement des comptes ouverts auprès des organismes financiers, conformément aux principes de bonne gestion financière, de rendement et de mise en concurrence.3.Au plus tard tous les cinq ans, le comptable procède à une remise en concurrence des organismes financiers auprès desquels sont ouverts des comptes.4.Le comptable veille au strict respect des conditions de fonctionnement des comptes ouverts auprès des organismes financiers.5.Le comptable de la Commission est chargé, après consultation des comptables des autres institutions, d'harmoniser les conditions de fonctionnement des comptes ouverts par les différentes institutions.
Article 60Signatures sur les comptes(Article 61 du règlement financier)Les conditions d'ouverture, de fonctionnement et d'utilisation des comptes prévoient, en fonction des besoins de contrôle interne, pour les chèques, les ordres de virement et toute autre opération bancaire la signature d'un ou plusieurs agents dûment habilités.À cet effet, le comptable de chaque institution communique à tous les organismes financiers auprès desquels l’institution en question a ouvert des comptes, les noms et les spécimens des signatures des agents habilités.
Article 61Gestion des soldes des comptes(Article 61 du règlement financier)1.Le comptable s'assure que le solde des comptes bancaires prévus à l'article 59 ne s'écarte pas de manière significative des prévisions de trésorerie visées à l'article 58, paragraphe 2, et, en tout cas:a)qu'aucun solde de ces comptes n'est débiteur;b)que, lorsqu'il s'agit de comptes en monnaies, le solde est périodiquement converti en euros.2.Le comptable ne peut maintenir dans des comptes en monnaies des soldes qui pourraient causer à l'institution des pertes excessives dues à la variation des taux de change.
Article 62Virements et opérations de conversion(Article 61 du règlement financier)Sans préjudice de l'article 69, le comptable effectue les transferts entre comptes ouverts au nom de l'institution auprès d'organismes financiers et les opérations de conversion de monnaies.
Article 63Modalités de paiement(Article 61 du règlement financier)Les paiements sont effectués par voie de virement ou par chèque.
Article 64Fichier des entités légales(Article 61 du règlement financier)1.Les paiements par voie de virement ne peuvent être effectués par le comptable que si les coordonnées bancaires du bénéficiaire du paiement et des données confirmant l’identité de celui-ci, ou toute modification, ont été préalablement inscrites dans un fichier commun par l’institution.Toute inscription, dans ce fichier, des coordonnées légales et bancaires du bénéficiaire ou la modification de ces coordonnées est effectuée sur la base d’un document justificatif, dont la forme est définie par le comptable de la Commission.2.En vue d'un paiement par voie de virement, les ordonnateurs ne peuvent engager leur institution à l'égard d'un tiers que si celui-ci leur fournit la documentation nécessaire à son inscription au fichier.Les ordonnateurs informent le comptable de tout changement des coordonnées légales et bancaires qui leur sont communiquées par le bénéficiaire et vérifient que ces coordonnées sont valables avant d’effectuer un paiement.Dans le cadre des aides pré-adhésion, des engagements individuels peuvent être conclus avec les autorités publiques dans les pays candidats à l'adhésion à l'Union européenne, sans l'inscription préalable au fichier tiers. Dans ce cas, l'ordonnateur met tout en œuvre pour que l'inscription se fasse aussi rapidement que possible. Les dispositions conventionnelles prévoient que la communication des coordonnées bancaires du bénéficiaire à la Commission est une condition préalable au premier paiement.
Article 65Conservation des pièces justificatives par le comptable(Article 61 du règlement financier)Les pièces justificatives relatives à la comptabilité et à l'établissement des comptes visés à l'article 121 du règlement financier sont conservées pendant une période de cinq ans à compter de la date d'octroi de la décharge par le Parlement européen pour l'année budgétaire à laquelle les pièces se rapportent.Toutefois, les pièces relatives à des opérations non définitivement clôturées sont conservées au-delà de cette période et jusqu'à la fin de l'année suivant celle de la clôture desdites opérations.Chaque institution détermine auprès de quel service les pièces justificatives sont conservées.
Section 4Le régisseur d'avances
Article 66Conditions de recours aux régies d'avance(Article 63 du règlement financier)1.Lorsque les opérations de paiement par voie budgétaire sont matériellement impossibles ou peu efficientes en raison notamment du caractère limité des montants à payer, des régies d'avances peuvent être créées pour assurer le paiement de ces dépenses.2.Le régisseur d’avances est autorisé à effectuer, sur la base d’un cadre détaillé exposé dans les instructions émanant de l’ordonnateur compétent, la liquidation provisoire et le paiement des dépenses. Ces instructions précisent les règles et conditions dans lesquelles sont effectués la liquidation provisoire et les paiements et, le cas échéant, les modalités de la signature des engagements juridiques au sens de l’article 94, paragraphe 1, point e).3.La création d'une régie d'avances et la désignation d'un régisseur d'avances font l'objet d'une décision du comptable, sur proposition dûment motivée de l'ordonnateur compétent. Cette décision rappelle les responsabilités et obligations du régisseur d'avances et de l'ordonnateur.La modification des conditions de fonctionnement d'une régie d'avances fait également l'objet d'une décision du comptable sur proposition dûment motivée de l'ordonnateur compétent.
Article 67Conditions de création et de paiement(Article 63 du règlement financier)1.La décision portant création d'une régie d'avances et désignation d'un régisseur d'avances ainsi que la décision portant modification des conditions de fonctionnement d'une régie d'avances déterminent notamment:a)l'objet et le montant maximal de l'avance initiale pouvant être consentie;b)l'ouverture, le cas échéant, d'un compte bancaire ou d'un compte chèque postal au nom de l'institution;c)la nature et le montant maximal de chaque dépense pouvant être payée par le régisseur d'avances à des tiers ou encaissée auprès d'eux;d)la périodicité, les modalités de production des pièces justificatives et la transmission de ces pièces justificatives à l'ordonnateur pour régularisation;e)les modalités de reconstitution éventuelle de l'avance;f)que les opérations de la régie d'avances sont régularisées par l'ordonnateur au plus tard à la fin du mois qui suit, afin d'assurer le rapprochement entre le solde comptable et le solde bancaire;g)la durée de validité de l'autorisation donnée par le comptable au régisseur d'avances;h)l'identité du régisseur d'avances désigné.2.Dans les propositions de décision portant création d'une régie d'avances, l'ordonnateur compétent est tenu de veiller:a)à utiliser en priorité la voie budgétaire lorsque l'accès au système informatique comptable central existe;b)à ne faire recours à des régies d'avances que dans les cas justifiés.Le montant maximal pouvant être versé par le régisseur d’avances lorsque les opérations de paiement par voie budgétaire sont matériellement impossibles ou peu efficientes ne dépasse pas 60000 EUR pour chaque dépense.3.Les paiements à des tiers peuvent être effectués par le régisseur d'avances sur la base et dans la limite:a)d'engagements budgétaires et juridiques préalables, signés par l'ordonnateur compétent;b)du solde positif résiduel de la régie, en caisse ou en banque.4.Les paiements des régies d'avances peuvent être réglés par virement, y compris au moyen du système de débit direct visé à l'article 80 du règlement financier, chèque ou autres moyens de paiement, conformément aux instructions arrêtées par le comptable.5.Les paiements effectués sont suivis de décisions formelles de liquidation finale et/ou d'ordres de paiements de régularisation signés par l'ordonnateur compétent.
Article 68Choix des régisseurs d'avance(Article 63 du règlement financier)Les régisseurs d’avances sont choisis parmi les fonctionnaires ou, en cas de nécessité et uniquement dans des cas dûment justifiés, parmi les autres agents. Les régisseurs d'avance sont choisis en raison de leurs connaissances, aptitudes et compétences particulières sanctionnées par des titres ou une expérience professionnelle appropriée ou à l'issue d'un programme de formation approprié.
Article 69Alimentation des régies d'avances(Article 63 du règlement financier)1.Le comptable exécute le paiement d'approvisionnement des régies d'avances et en assure le suivi financier tant au niveau de l'ouverture des comptes en banque et des délégations de signature, que des contrôles sur place et dans la comptabilité centralisée. Le comptable alimente les régies d'avances. Les avances sont versées sur le compte bancaire ouvert au nom de la régie d'avances.Les régies d'avances concernées peuvent être alimentées directement par des recettes locales diverses, telles que celles résultant de:a)ventes de matériels;b)publications;c)remboursements divers;d)produits d'intérêts.La régularisation en dépenses ou en recettes, diverses ou affectées, intervient conformément à la décision de création visée à l'article 67 et aux dispositions du règlement financier. Les montants en question sont déduits par l'ordonnateur lors de la reconstitution ultérieure des mêmes régies d'avances.2.En vue notamment d'éviter des pertes de change, le régisseur peut opérer des transferts entre les différents comptes bancaires relevant d'une même régie d'avances.
Article 70Contrôles par les ordonnateurs et comptables(Article 63 du règlement financier)1.Le régisseur d'avances tient une comptabilité des fonds dont il dispose, en caisse et en banque, des paiements effectués et des recettes encaissées, suivant les règles et selon les instructions établies par le comptable. Les états de cette comptabilité sont accessibles à tout moment à l’ordonnateur compétent et un relevé des opérations est établi au moins une fois par mois et envoyé dans le mois qui suit avec les pièces justificatives par le régisseur à l’ordonnateur compétent pour la régularisation des opérations de la régie.2.Le comptable procède ou fait procéder par un agent de ses services ou des services ordonnateurs, spécialement mandaté à cet effet, à des contrôles, qui doivent en règle générale se dérouler sur place et d’une manière inopinée, visant à la vérification de l’existence des fonds confiés aux régisseurs d’avances, à la vérification de la tenue de la comptabilité et à la vérification de la régularisation des opérations de la régie dans le respect des délais imposés. Le comptable communique à l'ordonnateur compétent les résultats de ses vérifications.
Article 71Procédure de passation des marchés(Article 63 du règlement financier)Les paiements effectués dans le cadre de régie d'avance peuvent, dans les limites visées à l'article 129, paragraphe 4, intervenir en simple remboursement de facture, sans acceptation préalable d'une offre.
CHAPITRE 4Responsabilité des acteurs financiersSection 1Règles générales
Article 72Instances compétentes en matière de fraude(Article 60, paragraphe 6, et article 65, paragraphe 2, du règlement financier)Les autorités et instances visées à l'article 60, paragraphe 6, et à l'article 65, paragraphe 2, du règlement financier sont les instances désignées par le statut ainsi que par les décisions des institutions communautaires relatives aux conditions et modalités des enquêtes internes en matière de lutte contre la fraude, la corruption et toute activité illégale préjudiciable aux intérêts des Communautés.
Section 2Règles applicables aux ordonnateurs délégués et subdélégués
Article 73Confirmation d'instruction(Article 66, paragraphe 2, du règlement financier)1.Lorsqu'un ordonnateur considère qu'une instruction qui s'impose à lui est entachée d'irrégularité ou qu'elle contrevient au principe de bonne gestion financière, notamment parce que son exécution est incompatible avec le niveau des ressources qui lui ont été allouées, il doit l'exposer par écrit à l'autorité de laquelle il a reçu délégation ou subdélégation. Si cette instruction est confirmée par écrit, que cette confirmation intervient dans des délais utiles et qu’elle est suffisamment précise dans le sens où elle fait explicitement référence aux aspects estimés contestables par l’ordonnateur délégué ou subdélégué, l’ordonnateur est dégagé de sa responsabilité; il exécute l’instruction, sauf si elle est manifestement illégale ou contraire aux normes de sécurité applicables.2.Les dispositions du paragraphe 1 s'appliquent également lorsqu'un ordonnateur apprend, en cours d'exécution d'une instruction qui s'impose à lui, que des circonstances du dossier amènent à une situation entachée d'irrégularité.3.Les instructions confirmées dans les conditions décrites à l'article 66, paragraphe 2, du règlement financier sont recensées par l'ordonnateur délégué compétent et mentionnées dans son rapport annuel d'activités.
Article 74Irrégularités financières(Article 60, paragraphe 6, et article 66, paragraphe 4, du règlement financier)Sans préjudice des compétences de l'OLAF, l'instance visée à l'article 43 bis (ci-après "l'instance") est compétente pour toute violation d'une disposition du règlement financier ou de toute disposition relative à la gestion financière et au contrôle des opérations, et résultant d'un acte ou d'une omission d'un agent.
Article 75Instance spécialisée en matière d'irrégularités financières(Article 60, paragraphe 6, et article 66, paragraphe 4, du règlement financier)1.Dans les cas d'irrégularités financières visées à l'article 74 du présent règlement, l'instance est saisie par l'Autorité investie du pouvoir de nomination (AIPN) en vue de rendre l'avis visé à l'article 66, paragraphe 4, deuxième alinéa, du règlement financier.Un ordonnateur délégué peut saisir l'instance s’il considère qu'une irrégularité financière a été commise. L'instance rend un avis tendant à évaluer l'existence d'irrégularités visées à l'article 74, leur degré de gravité et leurs conséquences éventuelles. Lorsque l'analyse de l'instance la conduit à estimer que le cas dont elle est saisie relève de la compétence de l'OLAF, elle transmet le dossier sans délai à l'AIPN et en informe immédiatement l'OLAF.Lorsque l'instance est informée directement par un agent conformément à l'article 60, paragraphe 6, du règlement financier, elle transmet le dossier à l'AIPN et informe l'agent qui l'a saisie de cette transmission. L'AIPN peut demander l'avis de l'instance sur le cas en question.2.L'institution ou, dans le cas d'une instance commune, les institutions participantes précisent, en fonction de son ou de leur mode d'organisation interne, les modalités de fonctionnement de l'instance spécialisée, ainsi que sa composition, qui inclut un participant externe ayant les qualifications et l'expertise requises.
CHAPITRE 5Opérations de recettesSection 1Ressources propres
Article 76Régime applicable aux ressources propres(Article 69 du règlement financier)L'ordonnateur établit un échéancier prévisionnel de la mise à disposition de la Commission des ressources propres définies par la décision relative au système de ressources propres des Communautés européennes.La constatation et le recouvrement des ressources propres s'effectuent selon la réglementation prise en application de la décision visée au premier alinéa.
Section 2Prévision de créances
Article 77Prévision de créances(Article 70 du règlement financier)1.La prévision de créances mentionne la nature et l'imputation budgétaire de la recette ainsi que, dans la mesure du possible, la désignation du débiteur et l'estimation de son montant.Lors de l'établissement de la prévision de créances, l'ordonnateur compétent vérifie en particulier:a)l'exactitude de l'imputation budgétaire;b)la régularité et la conformité de la prévision au regard des dispositions applicables et du principe de bonne gestion financière.2.Sous réserve de l'article 160, paragraphe 1 bis, et de l'article 161, paragraphe 2, du règlement financier, la prévision de créances n'a pas pour effet de créer des crédits d'engagement. Dans les cas visés à l'article 18 du règlement financier, les crédits ne peuvent être créés qu'à la suite du recouvrement effectif par les Communautés des sommes dues.
Section 3Constatation des créances
Article 78Procédure(Article 71 du règlement financier)1.La constatation d'une créance par l'ordonnateur est la reconnaissance du droit des Communautés sur un débiteur et l'établissement du titre à exiger de ce débiteur le paiement de sa dette.2.L'ordre de recouvrement est l'opération par laquelle l'ordonnateur compétent donne instruction au comptable de recouvrer la créance constatée.3.La note de débit est l'information donnée au débiteur que:a)les Communautés ont constaté cette créance;b)des intérêts de retard ne sont pas exigibles si le paiement de la dette intervient avant la date limite indiquée;c)à défaut de paiement à la date limite visée au point b), sa dette porte intérêts au taux visé à l’article 86, sans préjudice des dispositions réglementaires spécifiques applicables;d)à défaut de paiement à la date limite visée au point b), l’institution procède au recouvrement par compensation ou par exécution de toute garantie préalable;e)le comptable peut procéder au recouvrement par compensation avant la date limite visée au point b), lorsque cela est nécessaire pour protéger les intérêts financiers des Communautés, s’il est fondé à penser que le montant dû à la Commission serait perdu, après que le débiteur a été informé des motifs et de la date du recouvrement par compensation;f)si, à l'issue des étapes qui précèdent, le recouvrement intégral n'a pu être obtenu, l'institution procède au recouvrement par l'exécution forcée du titre obtenu, soit conformément à l'article 72, paragraphe 2, du règlement financier, soit par la voie contentieuse.La note de débit est envoyée par l'ordonnateur au débiteur, avec copie au comptable.
Article 79Constatation de créances(Article 71 du règlement financier)Pour constater une créance, l'ordonnateur compétent s'assure:a)du caractère certain de la créance, qui ne doit pas être affectée d'une condition;b)du caractère liquide de la créance, dont le montant doit être déterminé en argent et avec exactitude;c)du caractère exigible de la créance, qui ne doit pas être soumise à un terme;d)de l'exactitude de la désignation du débiteur;e)de l'exactitude de l'imputation budgétaire des montants à recouvrer;f)de la régularité des pièces justificatives, etg)de la conformité avec le principe de bonne gestion financière, notamment selon les critères visés à l'article 87, paragraphe 1, point a).
Article 80Pièces justificatives à l'appui de la constatation de créances(Article 71 du règlement financier)1.Toute constatation d'une créance s'appuie sur les pièces justificatives attestant les droits des Communautés.2.Avant de constater toute créance, l'ordonnateur compétent procède personnellement à l'examen des pièces justificatives ou vérifie, sous sa responsabilité, que cet examen a été effectué.3.Les pièces justificatives sont conservées par l'ordonnateur, conformément aux articles 48 et 49.
Section 4Ordonnancement des recouvrements
Article 81Établissement de l'ordre de recouvrement(Article 72 du règlement financier)1.L'ordre de recouvrement établit:a)l'exercice d'imputation;b)les références de l'acte ou de l'engagement juridique qui constitue le fait générateur de la créance et ouvre le droit au recouvrement;c)l'article du budget et, éventuellement, toute autre subdivision nécessaire, y compris, le cas échéant, les références de l'engagement budgétaire correspondant;d)le montant à recouvrer, exprimé en euros;e)le nom et l'adresse du débiteur;f)la date limite visée à l’article 78, paragraphe 3, point b);g)le mode de recouvrement possible, y compris en particulier le recouvrement par compensation ou exécution de toute garantie préalable.2.L'ordre de recouvrement est daté et signé par l'ordonnateur compétent, puis transmis au comptable.3.Le comptable de chaque institution tient une liste des montants à recouvrer. Les créances de la Communauté sont regroupées dans la liste selon la date d'émission de l'ordre de recouvrement. Il communique cette liste au comptable de la Commission.Le comptable de la Commission établit une liste consolidée indiquant le montant dû par institution et par date d'émission de l'ordre de recouvrement. Cette liste est jointe au rapport de la Commission sur la gestion budgétaire et financière.4.La Commission établit une liste des créances de la Communautés indiquant le nom des débiteurs et le montant de la créance, lorsque le débiteur a été condamné à payer par une décision de justice ayant autorité de chose jugée et lorsqu'aucun paiement ou aucun paiement significatif n'a été effectué un an après le prononcé de ladite décision. Cette liste est publiée dans le respect de la législation relative à la protection des données.
Section 5Recouvrement
Article 82Formalités d'encaissement(Article 73 du règlement financier)1.Le recouvrement des créances donne lieu de la part du comptable à l'établissement d'un enregistrement dans les comptes et à l'information de l'ordonnateur compétent.2.Tout versement en espèces fait à la caisse du comptable ou du régisseur d'avances donne lieu à la délivrance d'un récépissé.
Article 83Recouvrement par compensation(Article 73 du règlement financier)1.Lorsque le débiteur est titulaire vis-à-vis des Communautés d’une créance certaine, liquide et exigible ayant pour objet une somme d’argent constatée par un ordre de paiement, le comptable, après la date limite visée à l’article 78, paragraphe 3, point b), procède au recouvrement par compensation de la créance constatée.Dans des circonstances exceptionnelles, lorsque cela est nécessaire pour protéger les intérêts financiers des Communautés, s’il est fondé à penser que le montant dû aux Communautés serait perdu, le comptable procède au recouvrement par compensation avant la date limite visée à l’article 78, paragraphe 3, point b).2.Avant de procéder à un recouvrement conformément au paragraphe 1, le comptable consulte l’ordonnateur compétent et informe les débiteurs concernés.Lorsque le débiteur est une autorité nationale ou l’une de ses entités administratives, le comptable informe également l’État membre concerné, au moins dix jours ouvrables à l’avance, de son intention de recourir au recouvrement par compensation. Toutefois, en accord avec l’État membre ou l’entité administrative concernée, le comptable peut procéder au recouvrement par compensation avant que ladite date limite soit dépassée.3.La compensation visée au paragraphe 1 a le même effet qu’un paiement et libère les Communautés du montant de la dette et, le cas échéant, des intérêts dus.
Article 84Procédure de recouvrement en l'absence de paiement volontaire(Articles 72 et 73 du règlement financier)1.Sans préjudice de l’article 83, si, à la date limite visée à l’article 78, paragraphe 3, point b), et indiquée dans la note de débit, le recouvrement intégral n’a pas été obtenu, le comptable en informe l’ordonnateur compétent et lance sans délai la procédure de récupération par toute voie de droit, y compris, le cas échéant, par exécution de toute garantie préalable.2.Sans préjudice de l'article 83, lorsque le mode de recouvrement visé au paragraphe 1 n'est pas possible et que le débiteur n'a pas exécuté le paiement à l'issue de la lettre de mise en demeure adressée par le comptable, ce dernier recourt à l'exécution forcée du titre conformément à l'article 72, paragraphe 2, du règlement financier ou sur la base d'un titre obtenu par la voie contentieuse.
Article 85Octroi de délais de paiement(Article 73 du règlement financier)Des délais supplémentaires pour le paiement ne peuvent être accordés, par le comptable, en liaison avec l'ordonnateur compétent, que sur demande écrite dûment motivée du débiteur et à la double condition suivante:a)que le débiteur s’engage au paiement d’intérêts au taux prévu à l’article 86 pour toute la période du délai accordé à compter de la date limite visée à l’article 78, paragraphe 3, point b);b)qu'il constitue, afin de protéger les droits des Communautés, une garantie financière acceptée par le comptable de l'institution, couvrant la dette non encore recouvrée tant en principal qu'en intérêts.La garantie visée au premier alinéa, point b), peut être remplacée par une caution personnelle et solidaire d'un tiers agréée par le comptable de l'institution.
Article 85 bisRecouvrement des amendes, astreintes et sanctions(Articles 73 et 74 du règlement financier)1.Lorsqu’un recours est introduit devant une juridiction communautaire contre une décision de la Commission imposant une amende, une astreinte ou une sanction au titre du traité CE ou du traité Euratom et aussi longtemps que toutes les voies de recours ne sont pas épuisées, le comptable encaisse à titre provisoire les montants en question auprès du débiteur ou demande à ce dernier de constituer une garantie financière. La garantie demandée est indépendante de l’obligation de payer l’amende, l’astreinte ou la sanction et est exécutable à première demande. Elle couvre le principal et les intérêts visés à l’article 86, paragraphe 5.2.Lorsque toutes les voies de recours sont épuisées, les montants encaissés à titre provisoire et les intérêts produits sont inscrits au budget ou remboursés au débiteur. S’il existe une garantie financière, celle-ci est exécutée ou libérée.
Article 85 terRègles en matière de délais de prescription(Article 73 bis du règlement financier)1.Le délai de prescription pour les créances détenues par les Communautés sur des tiers commence à courir à compter de la date limite communiquée au débiteur dans la note de débit conformément à l'article 78, paragraphe 3, point b).Le délai de prescription pour les créances détenues par des tiers sur les Communautés commence à courir à la date à laquelle le paiement de la créance du tiers est exigible conformément à l'engagement juridique correspondant.2.Le délai de prescription pour les créances détenues par les Communautés sur des tiers est interrompu par tout acte d'une institution, ou d'un État membre agissant à la demande d'une institution, notifié au tiers et visant au recouvrement de la créance.Le délai de prescription pour les créances détenues par des tiers sur les Communautés est interrompu par tout acte notifié aux Communautés par leurs créanciers ou au nom de leurs créanciers visant au recouvrement de la créance.3.Un nouveau délai de prescription de cinq ans commence à courir le jour suivant les interruptions visées au paragraphe 2.4.Toute action en justice concernant une créance visée au paragraphe 1, y compris les actions intentées devant une juridiction qui se déclare par la suite incompétente, interrompt le délai de prescription. Le nouveau délai de prescription de cinq ans ne commence pas à courir avant que soit prononcé un jugement ayant autorité de chose jugée ou qu'intervienne un règlement extrajudiciaire entre les mêmes parties à la même action.5.L'octroi, par le comptable au débiteur, de délais de paiement supplémentaires en vertu de l'article 85 est considéré comme une interruption du délai de prescription. Le nouveau délai de prescription de cinq ans commence à courir le jour suivant l'expiration du délai de paiement prorogé.6.Les créances ne sont pas recouvrées après l'expiration du délai de prescription tel qu'établi aux paragraphes 1 à 5.
Article 86Intérêts de retard(Article 71, paragraphe 4, du règlement financier)1.Sans préjudice des dispositions spécifiques découlant de l’application de la réglementation sectorielle, toute créance non remboursée à la date limite visée à l’article 78, paragraphe 3, point b), porte intérêt conformément aux paragraphes 2 et 3 du présent article.2.Le taux d’intérêt pour les créances non remboursées à la date limite visée à l’article 78, paragraphe 3, point b), est le taux appliqué par la Banque centrale européenne à ses opérations principales de refinancement tel que publié au Journal officiel de l’Union européenne, série C, en vigueur le premier jour de calendrier du mois de la date limite, majoré de:a)sept points de pourcentage lorsque la créance a pour fait générateur un marché public de fournitures et de services visés au titre V;b)trois points et demi de pourcentage dans tous les autres cas.3.Le montant des intérêts est calculé à partir du jour de calendrier suivant la date limite visée à l’article 78, paragraphe 3, point b), et indiquée dans la note de débit, jusqu’au jour de calendrier du remboursement intégral de la dette.4.Tout paiement partiel est imputé d'abord sur les intérêts de retard, déterminés selon les dispositions des paragraphes 2 et 3.5.Dans le cas des amendes, lorsque le débiteur constitue une garantie financière acceptée par le comptable en lieu et place d’un paiement provisoire, le taux d’intérêt applicable à compter de la date limite visée à l’article 78, paragraphe 3, point b), est le taux visé au paragraphe 2 du présent article, majoré seulement d’un point et demi de pourcentage.
Article 87Renonciation au recouvrement d'une créance constatée(Article 73 du règlement financier)1.L'ordonnateur compétent ne peut renoncer, en totalité ou en partie, à recouvrer une créance constatée que dans les cas suivants:a)lorsque le coût prévisible de recouvrement excéderait le montant de la créance à recouvrer et que la renonciation ne porterait pas atteinte à l'image des Communautés;b)lorsqu'il est impossible de recouvrer la créance compte tenu de son ancienneté ou de l'insolvabilité du débiteur;c)lorsque le recouvrement porte atteinte au principe de proportionnalité.2.Dans le cas prévu au paragraphe 1, point c), l'ordonnateur compétent observe les procédures préalablement établies au sein de chaque institution et applique les critères suivants, obligatoires et applicables en toutes circonstances:a)la nature des faits eu égard à la gravité de l'irrégularité ayant donné lieu à la constatation de créance (fraude, récidive, intentionnalité, diligence, bonne foi, erreur manifeste);b)l'impact qu'aurait la renonciation au recouvrement de la créance sur le fonctionnement des Communautés et leurs intérêts financiers (montant concerné, risque de créer un précédent, atteinte portée à l'autorité de la norme).En fonction des circonstances de l'espèce, l'ordonnateur peut avoir à prendre également en compte les critères additionnels suivants:a)l'éventuelle distorsion de concurrence qu'entraînerait la renonciation au recouvrement de la créance;b)le préjudice économique et social qui résulterait du recouvrement total de la créance.3.La renonciation visée à l'article 73, paragraphe 2, du règlement financier est motivée et mentionne les diligences faites pour le recouvrement et les éléments de droit et de fait sur lesquels elle s'appuie. L'ordonnateur compétent procède à cette renonciation conformément à l'article 81.4.La renonciation à recouvrer une créance constatée ne peut être déléguée par l'institution lorsque la renonciation porte:a)soit sur un montant supérieur ou égal à un million d'euros;b)soit sur un montant supérieur ou égal à 100000 euros, dès lors qu'il représente ou dépasse 25 % de la créance constatée.En dessous des seuils visés au premier alinéa, chaque institution fixe dans ses règles internes les conditions et modalités de délégation du pouvoir de renoncer à recouvrer une créance constatée.5.Chaque institution envoie chaque année à l'autorité budgétaire un rapport sur les renonciations visées aux paragraphes 1 à 4 qui portent sur 100000 euros et plus. Dans le cas de la Commission, ce rapport est annexé au résumé des rapports annuels d'activités visé à l'article 60, paragraphe 7, du règlement financier.
Article 88Annulation d'une créance constatée(Article 73 du règlement financier)1.En cas d'erreur de droit, l'ordonnateur compétent annule la créance constatée conformément aux articles 80 et 81; cette annulation fait l'objet d'une motivation adéquate.2.Chaque institution fixe dans ses règles internes les conditions et modalités de délégation du pouvoir d'annuler une créance constatée.
Article 89Ajustement technique et comptable du montant de la créance constatée(Article 73 du règlement financier)1.L'ordonnateur compétent ajuste à la hausse ou à la baisse le montant d'une créance constatée lorsque la découverte d'une erreur de fait entraîne la modification du montant de la créance, pour autant que cette correction n'entraîne pas l'abandon du droit constaté au bénéfice des Communautés. Cet ajustement est effectué conformément aux articles 80 et 81 et fait l'objet d'une motivation adéquate.2.Chaque institution fixe dans ses règles internes les conditions et modalités de délégation du pouvoir de procéder à un ajustement technique et comptable d'une créance constatée.
CHAPITRE 6Opérations de dépenses
Article 90Décision de financement(Article 75 du règlement financier)1.La décision de financement expose les éléments essentiels d’une action qui implique une dépense à charge du budget.2.Pour les subventions, la décision arrêtant le programme de travail annuel visé à l’article 110 du règlement financier est considérée comme étant la décision de financement au sens de l’article 75 du règlement financier, à condition qu’elle constitue un cadre suffisamment précis.En ce qui concerne les passations de marchés, lorsque l’exécution des crédits correspondants est prévue par un programme de travail annuel constituant un cadre suffisamment précis, ce programme de travail est également considéré comme étant la décision de financement pour les marchés en cause.3.Pour pouvoir être considéré comme un cadre suffisamment précis, le programme de travail arrêté par la Commission indique ce qui suit:a)pour les subventions:i)la référence de l’acte de base et de la ligne budgétaire;ii)les priorités de l’année, les objectifs à remplir et les résultats prévus avec les crédits autorisés pour l’exercice;iii)les critères de sélection et d’attribution essentiels à retenir pour sélectionner les propositions;iv)le taux maximal de cofinancement possible et, si différents taux sont envisagés, les critères à respecter pour chacun d’entre eux;v)le calendrier et le montant indicatif des appels à propositions;b)pour les marchés:i)l’enveloppe budgétaire globale réservée pour les marchés au cours de l’exercice;ii)le nombre indicatif et le type des marchés envisagés et, si possible, leur objet en termes génériques;iii)le calendrier indicatif pour le lancement des procédures de passation de marchés.Si le programme de travail annuel ne fournit pas ce cadre précis pour une ou plusieurs actions, il doit être modifié en conséquence ou une décision de financement spécifique doit être arrêtée contenant les informations visées au premier alinéa, points a) et b), pour les actions en question.4.Sans préjudice de dispositions spécifiques d’un acte de base, toute modification substantielle d’une décision de financement déjà arrêtée suit la même procédure que la décision initiale.
Section 1Engagement des dépenses
Article 91Engagements globaux et provisionnels(Article 76, paragraphe 2, du règlement financier)1.L'engagement budgétaire global est mis en œuvre, soit par la conclusion d'une convention de financement — elle-même prévoyant la conclusion ultérieure de plusieurs engagements juridiques — soit par la conclusion d'un ou plusieurs engagements juridiques.Les conventions de financement relevant du domaine de l'assistance financière et de l'appui budgétaire, qui constituent des engagements juridiques, peuvent donner lieu à des paiements sans conclusion d'autres engagements juridiques.2.L'engagement budgétaire provisionnel est mis en œuvre, soit par la conclusion d'un ou plusieurs engagements juridiques ouvrant le droit à des paiements ultérieurs, soit, dans les cas liés aux dépenses de gestion du personnel ou aux dépenses de communication visant à la couverture par les institutions de l'actualité communautaire, directement par des paiements.
Article 92Adoption de l'engagement global(Article 76 du règlement financier)1.L'engagement global est effectué sur la base d'une décision de financement.Il intervient au plus tard avant la décision de sélection des bénéficiaires et, lorsque la mise en œuvre des crédits dont il s'agit implique l'adoption d'un programme de travail au sens de l'article 166, au plus tôt après l'adoption de celui-ci.2.Dans le cas où l'engagement global est mis en œuvre par la conclusion d'une convention de financement, le paragraphe 1, deuxième alinéa, ne s'applique pas.
Article 93Dégagement à défaut de paiement dans une période de trois ans(Article 77 du règlement financier)Il est procédé au dégagement de l'engagement budgétaire, à due concurrence, du montant correspondant à un engagement juridique pour lequel aucun paiement au sens de l'article 81 du règlement financier n'a été effectué dans une période de trois ans à dater de la signature dudit engagement juridique.
Article 94Unicité de signatures(Article 76 du règlement financier)1.La règle de l'unicité de signataire pour l'engagement budgétaire et l'engagement juridique qui lui correspond peut ne pas s'appliquer dans les cas suivants uniquement:a)lorsqu'il s'agit d'engagements provisionnels;b)lorsque des engagements globaux portent sur des conventions de financement avec des pays tiers;c)lorsque la décision de l'institution constitue l'engagement juridique;d)lorsque l’engagement global est mis en œuvre par plusieurs engagements juridiques dont la responsabilité est confiée à des ordonnateurs compétents différents;e)lorsque, dans le cadre des régies d’avances ouvertes dans le domaine des actions extérieures, des engagements juridiques sont signés par des agents relevant des unités locales visées à l’article 254, sur instruction de l’ordonnateur compétent, qui reste cependant pleinement responsable des opérations sous-jacentes;f)lorsqu'une institution a délégué les pouvoirs d'ordonnateur au directeur d'un office européen interinstitutionnel conformément à l'article 174 bis, paragraphe 1, du règlement financier.2.En cas d'empêchement de l'ordonnateur compétent ayant signé l'engagement budgétaire et lorsque cet empêchement est d'une durée incompatible avec les délais de conclusion de l'engagement juridique, l'engagement juridique est conclu par l'agent désigné en vertu des règles de suppléance adoptées par chaque institution, pour autant que cet agent ait la qualité d'ordonnateur conformément à l'article 59, paragraphe 2, du règlement financier.
Article 95Enregistrement des engagements juridiques individuels(Article 77 du règlement financier)Dans le cas d'un engagement budgétaire global suivi de plusieurs engagements juridiques individuels, l'ordonnateur compétent enregistre dans la comptabilité centrale les montants de ces engagements juridiques individuels successifs. L'ordonnateur compétent vérifie que leur montant cumulé ne dépasse pas le montant de l'engagement global qui les couvre.Ces enregistrements comptables portent mention des références de l'engagement global sur lequel ils sont imputés.L'ordonnateur compétent procède à cet enregistrement comptable avant de signer l'engagement juridique individuel correspondant.
Article 96Dépenses administratives couvertes par des engagements provisionnels(Article 76 du règlement financier)Sont considérées comme dépenses courantes de nature administrative pouvant donner lieu à des engagements provisionnels, notamment:a)les dépenses de personnel statutaire et non statutaire ainsi que celles relatives aux autres ressources humaines ainsi que les pensions et la rémunération d'experts;b)les dépenses liées aux membres de l'institution;c)les dépenses de formation;d)les dépenses de concours, de sélection et de recrutement;e)les frais de missions;f)les frais de représentation;g)les frais de réunions;h)les interprètes et/ou traducteurs free-lance;i)les échanges de fonctionnaires;j)les locations mobilières et immobilières à caractère répétitif;k)les assurances diverses;l)le nettoyage et l'entretien;m)les dépenses dans le domaine social;n)l'usage des services de télécommunications;o)les charges financières;p)les frais de contentieux;q)les dommages et intérêts;r)les équipements de travail;s)l'eau, le gaz et l'électricité;t)les publications périodiques sur support papier ou informatique.
Section 2Liquidation des dépenses
Article 97Liquidation et "bon à payer"(Article 79 du règlement financier)1.Toute liquidation d'une dépense est appuyée par des pièces justificatives au sens de l'article 104 attestant les droits du créancier, sur la base de la constatation de services effectivement rendus, de fournitures effectivement livrées ou de travaux effectivement réalisés ou sur la base d'autres titres justifiant le paiement.2.L'ordonnateur compétent procède personnellement à l'examen des pièces justificatives ou vérifie, sous sa responsabilité, que cet examen a été effectué, avant de prendre la décision de liquidation de la dépense.3.La décision de liquidation s'exprime par la signature d'un "bon à payer" par l'ordonnateur compétent ou par un fonctionnaire ou autre agent techniquement compétent, habilité par décision formelle de l'ordonnateur compétent. Ces décisions d'habilitation sont conservées aux fins de référence ultérieure.
Article 98Bon à payer pour les marchés publics(Article 79 du règlement financier)Pour les paiements correspondant aux marchés publics, l'attestation du "bon à payer" certifie que:a)une facture établie par le contractant a été reçue par l'institution et cette réception a fait l'objet d'un enregistrement formel;b)la mention "conforme aux faits" a été valablement apposée sur la facture elle-même, ou sur un document interne qui accompagne la facture reçue, et signée par un fonctionnaire ou autre agent techniquement compétent dûment habilité par l'ordonnateur compétent;c)la facture a été vérifiée dans tous ses aspects par l'ordonnateur compétent ou sous sa responsabilité en vue de déterminer notamment le montant à payer et le caractère libératoire du paiement à effectuer.Par la mention "conforme aux faits", visée au premier alinéa, point b), il est certifié que les services prévus au contrat ont bien été rendus ou les fournitures prévues au contrat ont bien été livrées ou les travaux prévus au contrat ont bien été réalisés. Pour les fournitures et travaux, un certificat de réception provisoire, puis un certificat de réception définitive à l'issue de la période de garantie prévue au contrat est établi par le fonctionnaire ou autre agent techniquement compétent. Ces deux certificats valent mention "conforme aux faits".
Article 99Bon à payer pour les subventions(Article 79 du règlement financier)Pour les paiements correspondant aux subventions, l'attestation du "bon à payer" certifie que:a)une demande de paiement établie par le bénéficiaire a été reçue par l'institution et que cette réception a fait l'objet d'un enregistrement formel;b)la mention "conforme aux faits" a été valablement apposée sur la demande de paiement elle-même, ou sur un document interne qui accompagne la demande de paiement reçue, et signée par un fonctionnaire ou autre agent techniquement compétent habilité par l'ordonnateur compétent; par cette mention, il certifie que l'action menée ou le programme de travail réalisé par le bénéficiaire sont en tous points conformes à la convention de subvention;c)la demande de paiement a été vérifiée par l'ordonnateur compétent ou sous sa responsabilité dans tous ses aspects en vue de déterminer notamment le montant à payer et le caractère libératoire du paiement à effectuer.
Article 100Bon à payer pour les dépenses de personnel(Article 79 du règlement financier)Pour les paiements correspondant aux dépenses de personnel, l'attestation "bon à payer" certifie l'existence des pièces justificatives suivantes:a)pour le traitement mensuel:i)la liste complète du personnel, précisant tous les éléments de la rémunération;ii)un formulaire (fiche personnelle), établi à partir des décisions prises dans chaque cas particulier, qui fait apparaître, chaque fois qu'il y a lieu, toute modification d'un élément quelconque de la rémunération;iii)s'il s'agit de recrutements ou de nominations, une copie certifiée conforme de la décision de recrutement ou de nomination qui accompagne la liquidation du premier traitement;b)pour les autres rémunérations, comme celles du personnel rémunéré à l’heure ou à la journée: un état, signé par l’agent habilité, indiquant les jours et les heures de présence;c)pour les heures supplémentaires: un état, signé par l’agent habilité, certifiant les prestations supplémentaires effectuées;d)pour les frais de mission:i)l'ordre de mission signé par l'autorité compétente;ii)le décompte des frais de mission, signé par le chargé de mission et par l’autorité hiérarchique qui a reçu délégation, indiquant notamment le lieu de la mission, la date et l’heure des départs et arrivées au lieu de la mission, les frais de transport, les frais de séjour, les autres frais dûment autorisés, sur production de pièces justificatives;e)pour les autres dépenses de personnel: les pièces justificatives qui font référence à la décision sur laquelle se base la dépense et qui font état de tous les éléments de calcul.
Article 101Matérialisation du "bon à payer"(Article 79 du règlement financier)Dans un système non informatisé, le "bon à payer" se traduit par un cachet comportant la signature de l’ordonnateur compétent ou d’un agent techniquement compétent, habilité par l’ordonnateur compétent conformément aux dispositions de l’article 97. Dans un système informatisé, le "bon à payer" se traduit par une validation, sécurisée par des moyens électroniques, par l’ordonnateur compétent ou un agent techniquement compétent, habilité par l’ordonnateur compétent.
Section 3Ordonnancement des paiements
Article 102Contrôles de l'ordonnateur sur les paiements(Article 80 du règlement financier)Lors de l'établissement de l'ordre de paiement, l'ordonnateur compétent s'assure de:a)la régularité de l'émission de l'ordre de paiement, impliquant l'existence préalable d'une décision de liquidation correspondante traduite par le "bon à payer", l'exactitude de la désignation du bénéficiaire et l'exigibilité de sa créance;b)la concordance de l'ordre de paiement avec l'engagement budgétaire sur lequel il est imputé;c)l'exactitude de l'imputation budgétaire;d)la disponibilité des crédits.
Article 103Mentions obligatoires et transmission au comptable des ordres de paiements(Article 80 du règlement financier)1.L'ordre de paiement mentionne:a)l'exercice d'imputation;b)l'article du budget et éventuellement toute autre subdivision nécessaire;c)les références de l'engagement juridique ouvrant droit au paiement;d)les références de l'engagement budgétaire sur lequel il est imputé;e)le montant à payer, exprimé en euros;f)le nom, l'adresse et les références bancaires du bénéficiaire;g)l'objet de la dépense;h)le mode de paiement;i)l'inscription des biens aux inventaires conformément à l'article 222.2.L'ordre de paiement est daté et signé par l'ordonnateur compétent, puis transmis au comptable.
Section 4Paiement des dépenses
Article 104Pièces justificatives(Article 81 du règlement financier)1.Les préfinancements, y compris en cas de versements fractionnés, sont payés soit sur la base du contrat, de la décision, de la convention ou de l'acte de base, soit sur la base de pièces justificatives permettant de vérifier la conformité des actions financées avec les termes du contrat, de la décision ou de la convention en cause. Si la date de paiement d'un préfinancement est déterminée dans ces instruments, le paiement du montant dû n'est pas subordonné à une demande supplémentaire.Les paiements intermédiaires et de soldes s’appuient sur des pièces justificatives permettant de vérifier la réalisation des actions financées en conformité avec l'acte de base ou la décision en faveur du bénéficiaire, ou en conformité avec les termes du contrat ou de la convention conclue avec le bénéficiaire.2.L'ordonnateur compétent définit dans le respect du principe de bonne gestion financière, la nature des pièces justificatives visées au paragraphe 1, conformément à l'acte de base et aux contrats et conventions conclus avec le bénéficiaire. Les rapports d'exécution techniques et financiers, intermédiaires et finaux constituent des pièces justificatives aux fins du paragraphe 1.3.Les pièces justificatives sont conservées par l'ordonnateur compétent conformément aux articles 48 et 49.
Article 105Imputation des préfinancements et des paiements intermédiaires(Article 81 du règlement financier)1.Le préfinancement est destiné à fournir un fond de trésorerie au bénéficiaire. Il peut être fractionné en plusieurs versements.2.Le paiement intermédiaire, qui peut être renouvelé, est destiné à rembourser les dépenses du bénéficiaire notamment sur la base d'un décompte, lorsque l'action financée présente un certain degré d'exécution. Il peut apurer en tout ou en partie le préfinancement, sans préjudice des dispositions prévues dans l'acte de base.3.La clôture de la dépense prend la forme soit d'un paiement de solde, qui ne peut être renouvelé et apure les paiements qui l'ont précédé, soit d'un ordre de recouvrement.
Section 5Délais des opérations de dépenses
Article 106Délais de paiement et intérêts de retard(Article 83 du règlement financier)1.Il est procédé au paiement des sommes dues dans un délai maximum de quarante-cinq jours calendrier à compter de la date d'enregistrement d'une demande de paiement recevable par le service habilité de l'ordonnateur compétent; par date de paiement on entend la date à laquelle le compte de l'institution est débité.Une demande de paiement n'est pas recevable lorsqu'un élément essentiel au moins fait défaut.Lorsque la demande de paiement n'est pas recevable, l'ordonnateur en informe le contractant ou le bénéficiaire dans un délai de trente jours de calendrier à compter de la date de réception initiale de la demande de paiement. Cette information comporte un relevé de toutes les lacunes constatées.2.Le délai visé au paragraphe 1 est fixé à trente jours calendrier pour les paiements liés à des marchés de services ou de fournitures, sauf si le contrat en dispose autrement.3.Pour les contrats, conventions et décisions de subvention dans lesquels le paiement est conditionné par l'approbation d'un rapport ou d'un certificat, les délais pour le paiement visés aux paragraphes 1 et 2 ne commencent à courir qu'à partir de l'approbation du rapport ou du certificat en cause. Le bénéficiaire en est informé sans tarder.Le délai d'approbation ne peut dépasser:a)vingt jours de calendrier pour des contrats simples relatifs à la fourniture de biens et de services;b)quarante-cinq jours de calendrier pour les autres contrats et les décisions et conventions de subvention;c)soixante jours de calendrier pour des contrats et des conventions et décisions de subvention dans le cadre desquels les prestations techniques fournies ou les actions sont particulièrement complexes à évaluer.Dans tous les cas, le contractant ou le bénéficiaire doivent être informés au préalable de la possibilité d'un retard de paiement lié à la procédure d'approbation d'un rapport.L'ordonnateur compétent informe le bénéficiaire, par un document formel, de toute suspension du délai d'approbation du rapport ou du certificat.L'ordonnateur compétent peut décider qu'un délai unique s’applique pour l'approbation du rapport ou du certificat et pour le paiement. Ce délai unique ne peut pas dépasser les périodes maximales applicables cumulées pour l'approbation du rapport ou du certificat et pour le paiement.4.Le délai de paiement peut être suspendu par l'ordonnateur compétent si celui-ci informe les créanciers, à tout moment au cours de la période mentionnée au paragraphe 1, que la demande de paiement ne peut être honorée, soit parce que le montant n'est pas dû, soit parce que les documents justificatifs adéquats n'ont pas été produits. Si une information est portée à la connaissance de l'ordonnateur compétent, qui permet de douter de l'éligibilité de dépenses figurant dans une demande de paiement, cet ordonnateur peut suspendre le délai de paiement aux fins de vérifications complémentaires, y compris par un contrôle sur place pour s'assurer, préalablement au paiement, du caractère éligible des dépenses. L'ordonnateur informe, dans les meilleurs délais, le contractant ou le bénéficiaire en cause en précisant les motifs de la suspension.Le délai de paiement restant recommence à courir à compter de la date à laquelle la demande de paiement correctement établie est enregistrée pour la première fois.5.À l'expiration des délais visés aux paragraphes 1, 2 et 3, le créancier a droit au versement d'intérêts selon les dispositions suivantes:a)les taux d'intérêt sont ceux visés à l'article 86, paragraphe 2, premier alinéa;b)les intérêts sont dus pour le temps écoulé à partir du jour de calendrier suivant l'expiration du délai de paiement et jusqu'au jour du paiement.À titre exceptionnel, lorsque les intérêts calculés conformément aux dispositions du premier alinéa sont d'un montant inférieur ou égal à 200 EUR, ils ne sont versés au créancier que sur demande, présentée dans les deux mois qui suivent la réception du paiement tardif.Les dispositions du premier et du deuxième alinéa ne sont pas applicables aux États membres.6.Chaque institution soumet à l'autorité budgétaire un rapport sur le respect des délais et sur la suspension des délais fixés aux paragraphes 1 à 5. Le rapport de la Commission est joint en annexe au résumé des rapports annuels d'activités visé à l'article 60, paragraphe 7, du règlement financier.
CHAPITRE 7Systèmes informatiques
Article 107Descriptif des systèmes informatiques(Article 84 du règlement financier)Lorsque des systèmes et des sous-systèmes informatiques sont utilisés pour le traitement des opérations d'exécution budgétaire, une description complète et à jour de chaque système ou sous-système est requise.Toute description définit le contenu de tous les champs de données et précise la façon dont le système traite chaque opération individuelle. Elle détaille la manière dont le système garantit l'existence d'une piste d'audit complète pour chaque opération.
Article 108Sauvegardes régulières(Article 84 du règlement financier)Les données des systèmes et sous-systèmes informatiques sont sauvegardées périodiquement et conservées en lieu sûr.
CHAPITRE 8L'auditeur interne
Article 109Désignation de l'auditeur interne(Article 85 du règlement financier)1.Chaque institution désigne son auditeur interne selon des modalités adaptées à ses spécificités et à ses besoins. L'institution informe l'autorité budgétaire de la nomination de l'auditeur interne.2.Chaque institution définit selon sa spécificité et ses besoins le champ de la mission de l'auditeur interne et arrête, dans le détail, les objectifs et les procédures de l'exercice de la fonction d'audit interne, dans le respect des normes internationales en vigueur en matière d'audit interne.3.L'institution peut désigner comme auditeur interne en raison de ses compétences particulières un fonctionnaire ou autre agent soumis au statut choisi parmi les ressortissants des États membres.4.Lorsque plusieurs institutions désignent un même auditeur interne, elles prennent les dispositions nécessaires pour que sa responsabilité puisse être mise en cause dans les conditions visées à l'article 114.5.Lorsqu'il est mis fin aux fonctions de l'auditeur interne, l'institution en informe l'autorité budgétaire.
Article 110Moyens de fonctionnement(Article 86 du règlement financier)L'institution met à la disposition de l'auditeur interne les ressources nécessaires au bon accomplissement de sa fonction d'audit ainsi qu'une charte de mission décrivant en détail ses tâches, droits et obligations.
Article 111Programme de travail(Article 86 du règlement financier)1.L'auditeur interne adopte son programme de travail et le soumet à l'institution.2.L'institution peut demander à l'auditeur interne d'effectuer des audits ne figurant pas dans le programme de travail visé au paragraphe 1.
Article 112Rapports de l'auditeur interne(Article 86 du règlement financier)1.L'auditeur interne soumet à l'institution le rapport d'audit interne annuel prévu par l'article 86, paragraphe 3, du règlement financier, indiquant le nombre et le type d'audits internes effectués, les principales recommandations formulées et les suites données à ces recommandations.Ce rapport annuel mentionne également les problèmes systémiques relevés par l'instance spécialisée, mise en place en application de l'article 66, paragraphe 4, du règlement financier.2.Chaque institution examine si les recommandations formulées dans les rapports de son auditeur interne peuvent faire l'objet d'un échange de bonnes pratiques avec les autres institutions.3.Lors de l'élaboration de son rapport, l'auditeur interne accorde une attention particulière au respect global du principe de bonne gestion financière et s’assure que des mesures appropriées ont été prises en vue d'une amélioration et d'un renforcement continus de son application.
Article 113Indépendance(Article 87 du règlement financier)L'auditeur interne jouit d'une complète indépendance dans la conduite de ses audits. Il ne peut recevoir aucune instruction ni se voir opposer aucune limite en ce qui concerne l'exercice des fonctions qui, par sa désignation, lui sont assignées en vertu des dispositions du règlement financier.
Article 114Responsabilité de l'auditeur interne(Article 87 du règlement financier)La responsabilité de l'auditeur interne en tant que fonctionnaire ou autre agent soumis au statut ne peut être mise en cause que par l'institution elle-même, dans les conditions mentionnées au présent article.L'institution prend une décision motivée portant ouverture d'une enquête. Cette décision est signifiée à l'intéressé. L'institution peut charger de l'enquête, sous sa responsabilité directe, un ou plusieurs fonctionnaires de grade égal ou supérieur à celui de l'agent concerné. Au cours de cette enquête, l'intéressé est obligatoirement entendu.Le rapport d'enquête est communiqué à l'intéressé qui est ensuite entendu par l'institution au sujet de ce rapport.Sur la base du rapport et de l’audition, l’institution adopte soit une décision motivée de clôture de la procédure, soit une décision motivée prise conformément aux dispositions des articles 22 et 86 et de l’annexe IX du statut. Les décisions portant sanctions disciplinaires ou pécuniaires sont notifiées à l’intéressé et communiquées, pour information, aux autres institutions et à la Cour des comptes.Ces décisions peuvent faire l'objet d'un recours de l'intéressé devant la Cour de justice des Communautés européennes, dans les conditions prévues au statut.
Article 115Recours devant la Cour de justice des Communautés européennes(Article 87 du règlement financier)Sans préjudice des voies de recours ouvertes par le statut, il est ouvert à l'auditeur interne un recours direct devant la Cour de justice des Communautés européennes contre tout acte relatif à l'exercice de sa fonction d'auditeur interne. Ce recours doit être formé dans un délai de trois mois à compter du jour calendrier de la notification de l'acte en cause.Le recours est instruit et jugé dans les conditions prévues à l'article 91, paragraphe 5, du statut des fonctionnaires des Communautés européennes.
TITRE VPASSATION DES MARCHÉS PUBLICSCHAPITRE 1Dispositions généralesSection 1Champ d'application et principes d'attribution
Article 116Définitions et champ d'application(Article 88 du règlement financier)1.Les marchés immobiliers ont pour objet l’achat, l’emphytéose, l’usufruit, le crédit-bail, la location ou la location-vente, avec ou sans option d’achat, de terrains, de bâtiments existants ou d’autres biens immeubles.2.Les marchés de fournitures ont pour objet l'achat, le crédit-bail, la location ou la location-vente, avec ou sans option d'achat, de produits. Un marché ayant pour objet la fourniture de produits et, à titre accessoire, les travaux de pose et d'installation est considéré comme un marché de fournitures.3.Les marchés de travaux ont pour objet soit l’exécution, soit conjointement la conception et l’exécution de travaux ou d’ouvrages relatifs à une des activités mentionnées à l'annexe I de la directive 2004/18/CE du Parlement européen et du ConseilJO L 134 du 30.4.2004, p. 114., soit la réalisation, par quelque moyen que ce soit, d’un ouvrage répondant aux besoins précisés par le pouvoir adjudicateur. Un ouvrage est le résultat d'un ensemble de travaux de bâtiment ou de génie civil destiné à remplir par lui-même une fonction économique ou technique.4.Les marchés de services ont pour objet toutes les prestations intellectuelles et non intellectuelles autres que les marchés de fournitures, de travaux et les marchés immobiliers. Ces prestations sont énumérées aux annexes II A et II B de la directive 2004/18/CE.5.Un marché ayant pour objet à la fois des produits et des services est considéré comme un marché de services lorsque la valeur des services en question dépasse celle des produits incorporés dans le marché.Un marché ayant pour objet des services et ne comportant des travaux qu'à titre accessoire par rapport à l'objet principal du marché est considéré comme un marché de services.Un marché ayant pour objet à la fois des services relevant de l'annexe II A et des services relevant de l'annexe II B de la directive 2004/18/CE est considéré comme relevant de l'annexe II A si la valeur des services figurant à cette annexe dépasse celle des services figurant à l'annexe II B.5 bis.La qualification des différents types de marchés s’appuie sur la nomenclature de référence que constitue le vocabulaire commun des marchés publics (CPV) au sens du règlement (CE) no 2195/2002 du Parlement européen et du ConseilJO L 340 du 16.12.2002, p. 1..En cas de divergences entre la nomenclature CPV et la nomenclature statistique des activités économiques dans la Communauté européenne (NACE) visée à l'annexe I de la directive 2004/18/CE ou entre la nomenclature CPV et la nomenclature de la classification centrale des produits (CPC) (version provisoire) visée à l'annexe II de ladite directive, la nomenclature NACE ou la nomenclature CPC priment respectivement.6.Les termes "entrepreneur", "fournisseur" et "prestataire de services" désignent toute personne physique ou morale ou entité publique ou groupement de ces personnes et/ou organismes qui offre, respectivement, la réalisation de travaux et/ou d'ouvrages, des produits ou des services sur le marché. Le terme "opérateur économique" couvre à la fois les notions d'entrepreneur, fournisseur et prestataire de services. L'opérateur économique qui a présenté une offre est désigné par le mot "soumissionnaire". Celui qui a sollicité une invitation à participer à une procédure restreinte, à un dialogue compétitif ou à une procédure négociée est désigné par le terme "candidat".Les groupements d'opérateurs économiques sont autorisés à soumissionner ou à se porter candidats. Pour la présentation d'une offre ou d'une demande de participation, les pouvoirs adjudicateurs ne peuvent exiger que les groupements d'opérateurs économiques aient une forme juridique déterminée, mais le groupement retenu peut être contraint de revêtir une forme juridique déterminée lorsque le marché lui a été attribué, dans la mesure où cette transformation est nécessaire pour la bonne exécution du marché.7.Sont considérés comme pouvoirs adjudicateurs les services des institutions communautaires, sauf lorsqu'ils concluent entre eux des arrangements administratifs visant à la prestation de services, la livraison de produits ou la réalisation de travaux.
Article 117Contrats-cadres et contrats spécifiques(Article 88 du règlement financier)1.Lorsqu'un contrat-cadre doit être conclu avec plusieurs opérateurs économiques, il doit être conclu avec au moins trois opérateurs, à condition qu'il y ait un nombre suffisant d'opérateurs économiques satisfaisant aux critères de sélection ou un nombre suffisant d'offres recevables satisfaisant aux critères d'attribution.Un contrat-cadre avec plusieurs opérateurs économiques peut prendre la forme de contrats qui sont séparés mais conclus en termes identiques.La durée d'un contrat-cadre ne peut excéder quatre ans, sauf dans des cas exceptionnels dûment justifiés, notamment par l'objet du contrat-cadre.Dans les secteurs exposés à une évolution rapide des prix et de la technologie, les contrats-cadres sans remise en concurrence contiennent une clause prévoyant soit un examen à mi-parcours soit un système d'analyse comparative. Si, à l'issue de l'examen à mi-parcours, les conditions fixées initialement ne correspondent plus à l'évolution des prix ou de la technologie, le pouvoir adjudicateur peut renoncer à recourir au contrat-cadre en question et prend les mesures appropriées pour le résilier.2.Les contrats spécifiques fondés sur les contrats-cadres sont passés selon les termes fixés dans ceux-ci, entre les seuls pouvoirs adjudicateurs et opérateurs économiques originairement parties au contrat-cadre.Lors de la passation des contrats spécifiques, les parties ne peuvent apporter des modifications substantielles aux termes fixés dans ce contrat-cadre, notamment dans le cas visé au paragraphe 3.3.Lorsqu’un contrat-cadre est conclu avec un seul opérateur économique, les contrats spécifiques sont attribués dans les limites des termes fixés dans le contrat-cadre.Pour la passation de ces contrats spécifiques, les pouvoirs adjudicateurs peuvent consulter par écrit l’opérateur économique partie au contrat-cadre, en lui demandant de compléter, si besoin est, son offre.4.L’attribution des contrats spécifiques fondés sur les contrats-cadres conclus avec plusieurs opérateurs économiques est effectuée selon les modalités suivantes:a)par application des termes fixés dans le contrat-cadre, sans remise en concurrence;b)lorsque tous les termes ne sont pas fixés dans le contrat-cadre, après avoir remis en concurrence les parties sur la base des mêmes termes, si nécessaire en les précisant, et, le cas échéant, sur la base d’autres termes indiqués dans le cahier des charges du contrat-cadre.Pour chaque contrat spécifique à passer selon les modalités prévues au premier alinéa, point b), les pouvoirs adjudicateurs consultent par écrit les opérateurs économiques ayant la capacité de réaliser l’objet du marché en leur fixant un délai suffisant pour présenter les offres. Les offres sont soumises par écrit. Les pouvoirs adjudicateurs attribuent chaque contrat spécifique au soumissionnaire ayant présenté la meilleure offre sur la base des critères d’attribution énoncés dans le cahier des charges du contrat-cadre.5.Seuls les contrats spécifiques fondés sur des contrats-cadres sont précédés d’un engagement budgétaire.
Section 2Publication
Article 118Mesures de publicité pour les marchés relevant de la directive 2004/18/CE, à l'exception des marchés visés à son annexe II B(Article 90 du règlement financier)1.La publication pour les marchés dont la valeur est égale ou supérieure aux seuils visés aux articles 157 et 158 comporte un avis de pré-information, un avis de marché ou avis de marché simplifié et un avis d’attribution.2.L’avis de pré-information est l’avis par lequel les pouvoirs adjudicateurs font connaître, à titre indicatif, le montant total prévu des marchés et contrats-cadres par catégorie de services ou groupes de produits et les caractéristiques essentielles des marchés de travaux qu’ils envisagent de passer au cours d’un exercice budgétaire, à l'exclusion des marchés en procédure négociée sans publication préalable d’un avis de marché. Il n'est obligatoire que lorsque le montant total estimé des marchés est égal ou supérieur aux seuils fixés à l’article 157 et que le pouvoir adjudicateur entend avoir recours à la faculté de réduire les délais de réception des offres conformément à l'article 140, paragraphe 4.L’avis de pré-information est publié soit par l’Office des publications officielles des Communautés européennes (OPOCE) soit par les pouvoirs adjudicateurs eux-mêmes sur leur "profil d'acheteur" tel que visé à l'annexe VIII, point 2 b), de la directive 2004/18/CE.L'avis de pré-information est envoyé à l'OPOCE ou publié sur le profil d'acheteur dès que possible et en tout état de cause au plus tard le 31 mars de chaque exercice pour les marchés de fournitures et de services et le plus rapidement possible après la décision autorisant le programme pour les marchés de travaux.Les pouvoirs adjudicateurs qui publient l'avis de pré-information sur leur profil d'acheteur envoient à l'OPOCE, par moyen électronique conformément au format et aux modalités de transmission indiquées à l'annexe VIII, point 3, de la directive 2004/18/CE, un avis annonçant la publication d'un avis de pré-information sur un profil d'acheteur.3.L’avis de marché permet aux pouvoirs adjudicateurs de faire connaître leur intention de lancer une procédure de passation de marché ou d'un contrat-cadre ou de mise en place d'un système d'acquisition dynamique, conformément à l'article 125 bis. Sans préjudice des marchés conclus à l’issue d’une procédure négociée visés à l’article 126, l’avis de marché est obligatoire pour les marchés suivants: marchés dont le montant estimé est égal ou supérieur aux seuils fixés à l’article 158, paragraphe 1, points a) et c); marchés de recherche et de développement figurant à la catégorie 8 de l’annexe II A de la directive 2004/18/CE dont le montant estimé est égal ou supérieur au seuil fixé à l’article 158, paragraphe 1, point b), du présent règlement pour les marchés de recherche et de développement énumérés. Il n'est pas obligatoire pour les contrats spécifiques fondés sur les contrats-cadres.Les pouvoirs adjudicateurs désireux de passer un marché spécifique fondé sur un système d'acquisition dynamique font connaître leur intention au moyen d'un avis de marché simplifié.En cas de procédure ouverte, l'avis de marché précise les dates, heure et, le cas échéant, le lieu de la réunion de la commission d’ouverture, qui est ouverte aux soumissionnaires.Les pouvoirs adjudicateurs précisent s'ils autorisent ou non les variantes et les niveaux minimaux de capacité qu'ils exigent s'ils font usage de la possibilité prévue à l'article 135, paragraphe 2, deuxième alinéa. Ils indiquent les critères de sélection visés à l'article 135 qu'ils entendent utiliser, le nombre minimal de candidats qu'ils prévoient d'inviter et, le cas échéant, leur nombre maximal, ainsi que les critères objectifs et non discriminatoires qu'ils entendent utiliser pour restreindre ce nombre, conformément à l'article 123, paragraphe 1, deuxième alinéa.Dans les cas où les documents d'appel à la concurrence sont d'accès libre, direct et complet par moyen électronique, notamment dans les systèmes d'acquisition dynamique visés à l'article 125 bis, l'adresse internet à laquelle ces documents peuvent être consultés figure dans l'avis de marché.Les pouvoirs adjudicateurs désireux d’organiser un concours font connaître leur intention au moyen d’un avis.Le cas échéant, les pouvoirs adjudicateurs précisent dans l'avis de marché que la procédure de passation de marché est une procédure interinstitutionnelle. En pareils cas, l'avis de marché indique les institutions, agences exécutives ou organismes visés à l'article 185 du règlement financier qui participent à la procédure de passation de marché, l'institution responsable de la procédure de passation de marché et le volume global des marchés pour l'ensemble de ces institutions, agences exécutives ou organismes.4.L’avis d’attribution communique les résultats de la procédure de passation de marchés, de contrats-cadres ou de marchés fondés sur un système d'acquisition dynamique. Il est obligatoire pour des marchés dont le montant est égal ou supérieur aux seuils fixés à l’article 158. Il n’est pas obligatoire pour les contrats spécifiques fondés sur les contrats-cadres.Il est envoyé à l'Office des publications au plus tard quarante-huit jours de calendrier à compter de la signature du contrat ou du contrat-cadre. Toutefois, les avis relatifs aux marchés fondés sur un système d'acquisition dynamique peuvent être regroupés sur une base trimestrielle. Ils sont alors envoyés à l'Office des publications au plus tard quarante-huit jours après la fin de chaque trimestre.Les pouvoirs adjudicateurs qui ont organisé un concours envoient à l’OPOCE un avis concernant ses résultats.L'avis d'attribution est également envoyé à l'Office des publications pour un contrat ou un contrat-cadre d'une valeur égale ou supérieure aux seuils fixés à l'article 158 et attribué à la suite d'une procédure négociée sans publication préalable d'un avis de marché, dans un délai suffisant pour que la publication intervienne avant la signature du contrat, conformément aux conditions et modalités prévues à l'article 158 bis, paragraphe 1.Des informations relatives à la valeur et aux contractants de contrats spécifiques fondés sur un contrat-cadre au cours d'un exercice donné sont publiées sur le site Internet du pouvoir adjudicateur au plus tard le 31 mars qui suit la fin de cet exercice, si, à la suite de la conclusion d'un contrat spécifique ou en raison du volume cumulé des contrats spécifiques, les seuils visés à l'article 158 sont dépassés.5.Les avis sont rédigés conformément aux formulaires standard adoptés par la Commission en application de la directive 2004/18/CE.
Article 119Mesures de publicité pour les marchés ne relevant pas de la directive 2004/18/CE, et pour les marchés visés à son annexe II B(Article 90 du règlement financier)1.Les marchés dont la valeur est inférieure aux seuils fixés à l'article 158 et les marchés de services visés à l’annexe II B de la directive 2004/18/CE font l’objet d’une publicité adéquate afin de garantir l’ouverture du marché à la concurrence et l’impartialité des procédures de passation de marché. Elle comporte:a)à défaut de l'avis de marché visé à l'article 118, paragraphe 3, un avis d'appel à manifestation d'intérêt pour les marchés d'objet similaire d'une valeur supérieure ou égale au montant visé à l'article 128, paragraphe 1;b)la publication annuelle d’une liste des contractants, précisant l’objet et le montant du marché attribué, pour les marchés d’une valeur égale ou supérieure à 25000 EUR.La publication prévue au premier alinéa, point b), n’est pas obligatoire pour les contrats spécifiques fondés sur un contrat-cadre.2.Les marchés immobiliers et les marchés déclarés secrets visés à l’article 126, paragraphe 1, point j), font uniquement l’objet d’une publication annuelle spécifique de la liste des contractants, précisant l’objet et le montant du marché attribué. Cette liste est transmise à l’autorité budgétaire. Dans le cas de la Commission, elle est jointe en annexe au résumé des rapports annuels d’activité visé à l’article 60, paragraphe 7, du règlement financier.3.Les informations relatives aux marchés d'une valeur supérieure ou égale au montant visé à l'article 128, paragraphe 1, sont transmises à l'OPOCE; elles le sont au plus tard le 31 mars suivant la clôture de l'exercice pour les listes annuelles des contractants.La publicité ex ante et la publication annuelle des contractants pour les autres marchés est effectuée sur le site Internet des institutions; la publication ex post a lieu au plus tard le 31 mars de l'exercice suivant. Elle peut également faire l'objet d'une publication au Journal officiel des Communautés européennes.
Article 120Publication des avis(Article 90 du règlement financier)1.L'OPOCE publie au Journal officiel des Communautés européennes les avis visés aux articles 118 et 119, au plus tard douze jours calendrier après leur envoi.Le délai visé au premier alinéa est réduit à cinq jours calendrier dans les procédures accélérées visées à l’article 142.2.Les pouvoirs adjudicateurs doivent être en mesure de faire la preuve de la date d'envoi.
Article 121Autres formes de publicité(Article 90 du règlement financier)Outre les mesures de publicité prévues aux articles 118, 119 et 120, les marchés peuvent faire l'objet de toute autre forme de publicité, notamment sous forme électronique. Cette publicité se réfère, s'il existe, à l'avis paru au Journal officiel des Communautés européennes visé à l'article 120, auquel elle ne peut être antérieure et qui seul fait foi.Cette publicité ne peut introduire de discrimination entre les candidats ou soumissionnaires, ni contenir des renseignements autres que ceux contenus dans l'avis de marché susmentionné, s'il existe.
Section 3Procédures de passation des marchés
Article 122Typologie des procédures de passation(Article 91 du règlement financier)1.L'attribution d'un marché se fait soit sur appel à la concurrence, par procédure ouverte, restreinte ou négociée après publication d'un avis de marché, soit par procédure négociée sans publication préalable d'un avis de marché, le cas échéant suite à un concours.2.Le marché sur appel à la concurrence est ouvert lorsque tout opérateur économique intéressé peut présenter une offre. Cela vaut également pour les systèmes d'acquisition dynamique visés à l'article 125 bis.Il est restreint lorsque tous les opérateurs économiques peuvent demander à participer et que seuls les candidats satisfaisant aux critères de sélection visés à l’article 135 et qui y sont invités simultanément et par écrit par les pouvoirs adjudicateurs peuvent présenter une offre ou une solution dans le cadre de la procédure de dialogue compétitif visée à l'article 125 ter.La phase de sélection peut se dérouler soit marché par marché, également dans le cadre d'un dialogue compétitif, soit en vue de l’établissement d’une liste de candidats potentiels dans le cadre de la procédure restreinte visée à l’article 128.3.Dans une procédure négociée, les pouvoirs adjudicateurs consultent les candidats de leur choix qui satisfont les critères de sélection visés à l’article 135 et négocient les conditions du marché avec un ou plusieurs d’entre eux.Dans les procédures négociées après avis de marché visées à l'article 127, ils invitent simultanément par écrit les candidats retenus à négocier.4.Les concours sont des procédures qui permettent au pouvoir adjudicateur d'acquérir, principalement dans le domaine de l'architecture et de l'ingénierie ou des traitements de données, un plan ou un projet qui est proposé par un jury après mise en concurrence, avec ou sans attribution de primes.
Article 123Nombre de candidats en procédure restreinte ou négociée(Article 91 du règlement financier)1.En procédure restreinte, y compris dans la procédure visée à l'article 128, le nombre de candidats invités à soumissionner ne peut être inférieur à cinq, à condition qu'il y ait un nombre suffisant de candidats satisfaisant aux critères de sélection.Le pouvoir adjudicateur peut, en outre, prévoir un nombre maximal de vingt candidats, en fonction de l'objet du marché et sur la base de critères de sélection objectifs et non discriminatoires. Dans ce cas, la fourchette et les critères sont indiqués dans l'avis de marché ou d'appel à manifestation d'intérêt visé aux articles 118 et 119.En tout état de cause, le nombre de candidats admis à soumissionner doit être suffisant pour assurer une concurrence réelle.2.En procédure négociée et après un dialogue compétitif, le nombre des candidats invités à négocier ou à soumissionner ne peut être inférieur à trois, à condition qu'il y ait un nombre suffisant de candidats satisfaisant aux critères de sélection.Le nombre de candidats admis à soumissionner doit être suffisant pour assurer une concurrence réelle.Les dispositions des premier et deuxième alinéas ne s’appliquent pas:a)aux marchés de très faible montant visés à l’article 129, paragraphe 3;b)aux marchés de services juridiques au sens de l’annexe II B de la directive 2004/18/CE;c)aux marchés déclarés secrets visés à l’article 126, paragraphe 1, point j).3.Lorsque le nombre de candidats satisfaisant aux critères de sélection et aux niveaux minimaux est inférieur au nombre minimal prévu aux paragraphes 1 et 2, le pouvoir adjudicateur peut continuer la procédure en invitant le ou les candidats ayant les capacités requises. Il ne peut y inclure en revanche d'autres opérateurs économiques n'ayant pas demandé à participer ou des candidats n'ayant pas les capacités requises.
Article 124Déroulement des procédures négociées(Article 91 du règlement financier)Les pouvoirs adjudicateurs négocient avec les soumissionnaires les offres présentées par ceux-ci afin de les adapter aux exigences qu'ils ont indiquées dans l'avis de marché visé à l'article 118 ou dans le cahier des charges et dans les documents complémentaires éventuels et afin de rechercher l'offre la plus avantageuse.Au cours de la négociation, les pouvoirs adjudicateurs assurent l'égalité de traitement de tous les soumissionnaires.Lorsque les pouvoirs adjudicateurs peuvent passer leurs marchés en recourant à une procédure négociée après avoir publié un avis de marché, conformément à l'article 127, ils peuvent prévoir que la procédure négociée se déroule en phases successives de manière à réduire le nombre d'offres à négocier en appliquant les critères d'attribution indiqués dans l'avis de marché ou dans le cahier des charges. Le recours à cette faculté est indiqué dans l'avis de marché ou le cahier des charges.
Article 125Concours(Article 91 du règlement financier)1.Les règles relatives à l'organisation d'un concours sont mises à la disposition de ceux qui sont intéressés à y participer.Le nombre des candidats invités à participer doit permettre d'assurer une concurrence réelle.2.Le jury est nommé par l'ordonnateur compétent. Il est composé exclusivement de personnes physiques indépendantes des participants au concours. Lorsqu'une qualification professionnelle particulière est exigée pour participer au concours, au moins un tiers des membres doivent avoir la même qualification ou une qualification équivalente.Le jury dispose d'une autonomie d'avis. Ses avis sont pris sur la base des projets présentés de manière anonyme par les candidats et en se fondant exclusivement sur les critères indiqués dans l'avis de concours.3.Le jury consigne, dans un procès-verbal signé par ses membres, ses propositions fondées sur les mérites de chaque projet et ses observations.L'anonymat des candidats est préservé jusqu'à l'avis du jury.Les candidats peuvent être invités par le jury à répondre aux questions consignées dans le procès-verbal afin de clarifier un projet. Un procès verbal complet du dialogue en résultant est établi.4.Le pouvoir adjudicateur prend ensuite une décision précisant les nom et adresse du candidat retenu et les raisons de ce choix au regard des critères préalablement annoncés dans l'avis de concours, en particulier s'il s'écarte des propositions émises dans l'avis du jury.
Article 125 bisSystème d'acquisition dynamique(Article 91 du règlement financier)1.Le système d'acquisition dynamique, tel que visé à l’article 1er, paragraphe 6, et à l’article 33 de la directive 2004/18/CE, est un processus d'acquisition entièrement électronique pour des achats d'usage courant, ouvert pendant toute sa durée à tout opérateur économique satisfaisant aux critères de sélection et ayant présenté une offre indicative conforme au cahier des charges et aux documents complémentaires éventuels. Les offres indicatives peuvent être améliorées à tout moment, à condition qu'elles demeurent conformes aux cahiers des charges.2.Aux fins de la mise en place du système d’acquisition dynamique, les pouvoirs adjudicateurs publient un avis de marché qui précise qu'il s'agit d'un système d'acquisition dynamique et comporte une référence à l'adresse internet à laquelle le cahier des charges et tout document complémentaire peuvent être consultés, de manière libre, directe et complète, dès la publication de l’avis et jusqu’à expiration du système.Ils précisent dans le cahier des charges, entre autres, la nature des achats envisagés faisant l’objet de ce système, ainsi que toutes les informations nécessaires concernant le système d’acquisition, l’équipement électronique utilisé et les arrangements et spécifications techniques de connexion.3.Les pouvoirs adjudicateurs accordent, pendant toute la durée du système d’acquisition dynamique, la possibilité à tout opérateur économique de présenter une offre indicative afin d'être admis dans le système aux conditions visées au paragraphe 1. Ils achèvent l’évaluation dans un délai maximal de quinze jours à compter de la présentation de l’offre indicative. Toutefois, ils peuvent prolonger la période d’évaluation pour autant qu’aucune mise en concurrence n’intervienne entre-temps.Le pouvoir adjudicateur informe dans les moindres délais le soumissionnaire de son admission dans le système d'acquisition dynamique ou du rejet de son offre.4.Chaque marché spécifique fait l’objet d’une mise en concurrence. Avant d'y procéder, les pouvoirs adjudicateurs publient un avis de marché simplifié invitant tous les opérateurs économiques intéressés à présenter une offre indicative, dans un délai qui ne peut être inférieur à quinze jours à compter de la date d’envoi de l’avis simplifié. Les pouvoirs adjudicateurs ne procèdent à la mise en concurrence qu’après avoir achevé l’évaluation de toutes les offres indicatives introduites dans ce délai.Les pouvoirs adjudicateurs invitent ensuite tous les soumissionnaires admis dans le système à présenter une offre dans un délai raisonnable. Ils attribuent le marché au soumissionnaire ayant présenté l'offre économiquement la plus avantageuse sur la base des critères d’attribution énoncés dans l’avis de marché pour la mise en place du système d’acquisition dynamique. Ces critères peuvent, le cas échéant, être précisés dans l’invitation à soumissionner.5.La durée d’un système d’acquisition dynamique ne peut pas dépasser quatre ans, sauf dans des cas exceptionnels dûment justifiés.Les pouvoirs adjudicateurs ne peuvent recourir à ce système de manière à empêcher, restreindre ou fausser la concurrence.Aucun frais de dossier ne peut être facturé aux opérateurs économiques intéressés ou aux parties au système.
Article 125 terDialogue compétitif(Article 91 du règlement financier)1.Lorsqu'un marché est particulièrement complexe, le pouvoir adjudicateur, dans la mesure où il estime que le recours direct à la procédure ouverte ou aux modalités existantes régissant la procédure restreinte ne permettra pas d’attribuer le marché à l’offre économiquement la plus avantageuse, peut recourir au dialogue compétitif visé à l’article 29 de la directive 2004/18/CE.Un marché est considéré comme particulièrement complexe lorsque le pouvoir adjudicateur n'est objectivement pas en mesure de définir les moyens techniques pouvant répondre à ses besoins ou ses objectifs ou bien d'établir le montage juridique ou financier du projet.2.Les pouvoirs adjudicateurs publient un avis de marché dans lequel ils font connaître leurs besoins et exigences, qu’ils définissent dans ce même avis et/ou dans un document descriptif.3.Les pouvoirs adjudicateurs ouvrent avec les candidats satisfaisant aux critères de sélection visés à l'article 135 un dialogue afin d’identifier et de définir les moyens propres à satisfaire au mieux leurs besoins.Au cours du dialogue, les pouvoirs adjudicateurs assurent l’égalité de traitement de tous les soumissionnaires et la confidentialité des solutions proposées ou d’autres informations communiquées par un candidat participant au dialogue, sauf accord de celui-ci sur leur diffusion.Les pouvoirs adjudicateurs peuvent prévoir que la procédure se déroule en phases successives de manière à réduire le nombre de solutions à discuter pendant la phase du dialogue en appliquant les critères d’attribution indiqués dans l’avis de marché ou dans le document descriptif, si cette possibilité est prévue dans l’avis de marché ou dans le document descriptif.4.Après avoir informé les participants de la conclusion du dialogue, les pouvoirs adjudicateurs les invitent à remettre leur offre finale sur la base de la solution ou des solutions présentées et spécifiées au cours du dialogue. Ces offres comprennent tous les éléments requis et nécessaires pour la réalisation du projet.Sur demande du pouvoir adjudicateur, ces offres peuvent être clarifiées, précisées et perfectionnées sans toutefois avoir pour effet de modifier des éléments fondamentaux de l’offre ou de l’appel d’offres, dont la variation est susceptible de fausser la concurrence ou d’avoir un effet discriminatoire.À la demande du pouvoir adjudicateur, le soumissionnaire identifié comme ayant remis l’offre économiquement la plus avantageuse peut être amené à clarifier des aspects de son offre ou à confirmer les engagements figurant dans celle-ci, à condition que ceci n’ait pas pour effet de modifier des éléments substantiels de l’offre ou de l’appel d’offres, de fausser la concurrence ou d’entraîner des discriminations.5.Les pouvoirs adjudicateurs peuvent prévoir des prix ou des paiements aux participants au dialogue.
Article 125 quaterProcédure conjointe de passation de marché avec un État membre(Article 91 du règlement financier)Lorsqu'une procédure de passation de marché est organisée conjointement par une institution et le pouvoir adjudicateur d'un ou de plusieurs États membres, les dispositions de procédure applicables à l'institution s’appliquent.Lorsque la part revenant au pouvoir adjudicateur d'un État membre, ou gérée par lui, dans le montant total estimé du marché est égale ou supérieure à 50 %, ou dans d'autres cas dûment justifiés, l'institution peut décider que les dispositions de procédure applicables au pouvoir adjudicateur d'un État membre s’appliquent à condition qu'elles puissent être considérées comme équivalentes à celles de l'institution.L'institution et le pouvoir adjudicateur d'un État membre concernés par la procédure conjointe de passation de marché conviennent en particulier des modalités pratiques concernant l'évaluation des demandes de participation ou des offres, l'attribution du marché, le droit applicable au marché et la juridiction compétente en cas de contentieux.
Article 126Cas de recours à une procédure négociée sans publication préalable d'un avis de marché(Article 91 du règlement financier)1.Les pouvoirs adjudicateurs peuvent recourir à une procédure négociée sans publication préalable d'un avis de marché, quel que soit le montant estimé du marché dans les cas suivants:a)lorsque aucune offre ou aucune offre appropriée ou aucune candidature n’a été déposée en réponse à une procédure ouverte ou restreinte, après clôture de la procédure initiale, pour autant que les conditions initiales du marché telles que spécifiées dans les documents d’appel à la concurrence visés à l’article 130 ne soient pas substantiellement modifiées;b)pour les marchés dont l'exécution, pour des raisons techniques, artistiques ou tenant à la protection de droits d'exclusivité, ne peut être confiée qu'à un opérateur économique déterminé;c)dans la mesure strictement nécessaire, lorsque l’urgence impérieuse, résultant d’événements imprévisibles non imputables au pouvoir adjudicateur, n’est pas compatible avec les délais exigés par les autres procédures et prévus aux articles 140, 141 et 142;d)lorsqu'un marché de services fait suite à un concours et doit, conformément aux règles applicables, être attribué au lauréat ou à un des lauréats du concours; dans ce dernier cas, tous les lauréats du concours sont invités à participer aux négociations;e)pour les services et travaux complémentaires ne figurant pas dans le projet initialement envisagé ni dans le contrat initial et qui, à la suite d’une circonstance imprévue, sont devenus nécessaires à l’exécution du service ou de l’ouvrage, aux conditions visées au paragraphe 2;f)pour de nouveaux services ou travaux consistant dans la répétition de services ou de travaux similaires confiés à l'opérateur économique adjudicataire du marché initial par le même pouvoir adjudicateur, à condition que ces services ou travaux soient conformes à un projet de base et que ce projet ait fait l’objet d’un marché initial passé selon la procédure ouverte ou restreinte, aux conditions visées au paragraphe 3;g)pour des marchés de fournitures:i)en cas de livraisons complémentaires destinées soit au renouvellement partiel de fournitures ou d'installations d'usage courant, soit à l'extension de fournitures ou d'installations existantes, lorsque le changement de fournisseur obligerait le pouvoir adjudicateur à acquérir un matériel de technique différente entraînant une incompatibilité ou des difficultés techniques d'utilisation et d'entretien disproportionnées; la durée de ces marchés ne peut dépasser trois ans;ii)lorsque les produits sont fabriqués uniquement à des fins de recherche, d'expérimentation, d'étude ou de développement, à l'exclusion des tests de viabilité commerciale et de la production en quantité afin d'amortir les frais de recherche et de développement;iii)en cas de fournitures cotées et achetées à une bourse de matières premières;iv)en cas d’achats à des conditions particulièrement avantageuses, soit auprès d'un fournisseur cessant définitivement ses activités commerciales, soit auprès de curateurs ou liquidateurs d'une faillite, d'un concordat judiciaire ou d'une procédure de même nature selon le droit national;h)pour les marchés immobiliers, après prospection du marché local;i)pour les marchés de services juridiques au sens de l'annexe II B de la directive 2004/18/CE, qui font toutefois l’objet d’une publicité adéquate;j)pour les marchés déclarés secrets par l'institution ou les autorités déléguées par celle-ci, ou pour les marchés dont l'exécution doit s'accompagner de mesures particulières de sécurité, conformément aux dispositions administratives en vigueur, ou lorsque la protection des intérêts essentiels des Communautés ou de l'Union l'exige.Les pouvoirs adjudicateurs peuvent également recourir à une procédure négociée sans publication préalable d’un avis de marché pour les marchés d’un montant inférieur ou égal à 60000 EUR.2.Pour les services et travaux complémentaires visés au paragraphe 1, point e), les pouvoirs adjudicateurs peuvent recourir à la procédure négociée sans publication préalable d'un avis de marché à condition que l'attribution soit faite au contractant qui exécute ce marché:a)lorsque ces marchés complémentaires ne peuvent être techniquement ou économiquement séparés du marché principal sans inconvénient majeur pour le pouvoir adjudicateur;b)ou lorsque ces marchés, quoiqu'ils soient séparables de l'exécution du marché initial, sont strictement nécessaires à son perfectionnement.La valeur cumulée estimée des marchés complémentaires ne doit pas dépasser 50 % du montant du marché initial.3.Dans les cas visés au paragraphe 1, premier alinéa, point f), la possibilité de recourir à une procédure négociée est indiquée dès la mise en concurrence de la première opération et le montant total envisagé pour la suite des services ou travaux est pris en considération pour le calcul des seuils visés à l'article 158. Cette procédure ne peut être appliquée que pendant une période de trois ans suivant la conclusion du marché initial.
Article 127Cas de recours à une procédure négociée après publication préalable d'un avis de marché(Article 91 du règlement financier)1.Les pouvoirs adjudicateurs peuvent recourir à une procédure négociée après avoir publié un avis de marché, quel que soit le montant estimé du marché, dans les cas suivants:a)en présence d’offres irrégulières ou inacceptables notamment au regard des critères de sélection ou d’attribution, soumises en réponse à une procédure ouverte ou restreinte ou à un dialogue compétitif, préalablement clôturés, pour autant que les conditions initiales du marché telles que spécifiées dans les documents d’appel à la concurrence visés à l’article 130 ne soient pas substantiellement modifiées, sans préjudice de l'application du paragraphe 2;b)dans des cas exceptionnels, lorsqu'il s'agit de travaux, de fournitures ou de services dont la nature ou les aléas ne permettent pas une fixation préalable et globale des prix par le soumissionnaire;c)lorsque, notamment dans le domaine des services financiers et des prestations intellectuelles, la nature du service à fournir est telle que les spécifications du marché ne peuvent être établies avec une précision suffisante pour permettre l'attribution du marché par la sélection de la meilleure offre conformément aux règles régissant la procédure ouverte ou la procédure restreinte;d)pour les marchés de travaux lorsque les travaux sont réalisés uniquement à des fins de recherche, d'expérimentation ou de mise au point et non dans un but d'assurer une rentabilité ou le recouvrement des frais de recherche et de développement;e)pour les marchés de services visés à l’annexe II B de la directive 2004/18/CE, sous réserve des dispositions de l’article 126, paragraphe 1, premier alinéa, points i) et j), et deuxième alinéa, du présent règlement;f)pour les services de recherche et de développement autres que ceux dont les fruits appartiennent exclusivement au pouvoir adjudicateur pour son usage dans l’exercice de sa propre activité, pour autant que la prestation du service soit entièrement rémunérée par le pouvoir adjudicateur;g)pour les marchés de services concernant l’achat, le développement, la production ou la coproduction des programmes destinés à la diffusion par des organismes de radiodiffusion et les marchés concernant les temps de diffusion.2.Dans les cas visés au paragraphe 1, point a), les pouvoirs adjudicateurs peuvent ne pas publier un avis de marché s'ils incluent dans la procédure négociée tous les soumissionnaires et les seuls soumissionnaires satisfaisant aux critères de sélection qui, lors de la procédure antérieure, ont soumis des offres conformes aux exigences formelles de la procédure de passation.
Article 128Procédure restreinte après appel à manifestation d'intérêt(Article 91 du règlement financier)1.L’appel à manifestation d’intérêt constitue un mode de présélection des candidats qui seront invités à soumissionner lors de futures procédures d’appels d’offres restreints pour des marchés d’une valeur supérieure à 60000 EUR, sous réserve des dispositions des articles 126 et 127.2.La liste découlant d'un appel à manifestation d'intérêt est valable au maximum trois ans à compter de la date d'envoi à l'OPOCE de l'avis visé à l'article 119, paragraphe 1, point a).Toute personne intéressée peut déposer sa candidature à tout moment durant la période de validité de la liste, à l'exception des trois derniers mois de celle-ci.3.À l'occasion d'un marché spécifique, le pouvoir adjudicateur invite soit tous les candidats inscrits sur la liste, soit certains d'entre eux, sur la base de critères de sélection objectifs et non discriminatoires propres au marché, à déposer une offre.
Article 129Marchés de faible valeur(Article 91 du règlement financier)1.Les marchés d’une valeur inférieure ou égale à 60000 EUR peuvent faire l’objet d’une procédure négociée avec consultation d’au moins cinq candidats.Si, à la suite de la consultation des candidats, le pouvoir adjudicateur ne reçoit qu’une seule offre valable sur les plans administratif et technique, le marché peut être passé à condition que les critères d’attribution soient remplis.2.Pour les marchés d’une valeur inférieure ou égale à 25000 EUR, le recours à la procédure visée au paragraphe 1 avec consultation d’au moins trois candidats est possible.3.Les marchés d'une valeur inférieure ou égale à 5000 EUR peuvent faire l'objet d'une seule offre.4.Les paiements effectués pour des dépenses d'un montant inférieur ou égal à 500 EUR peuvent intervenir en simple remboursement de facture, sans acceptation préalable d'une offre.
Article 130Documents d'appel à la concurrence(Article 92 du règlement financier)1.Les documents d'appel à la concurrence comportent au moins:a)l’invitation à soumissionner ou à négocier ou à participer au dialogue dans le cadre de la procédure visée à l'article 125 ter;b)le cahier des charges qui lui est joint ou, dans le cas de dialogue compétitif visé à l’article 125 ter, un document descriptif des besoins et exigences du pouvoir adjudicateur ou la mention de l'adresse internet à laquelle ils peuvent être consultés;c)le modèle du contrat.Les documents d'appel à la concurrence contiennent une référence aux mesures de publicité prises en application des articles 118 à 121.2.L’invitation à soumissionner ou à négocier ou à participer au dialogue précise au moins:a)les modalités de dépôt et de présentation des offres, notamment la date et l’heure limites, l’exigence éventuelle de remplir un formulaire type de réponse, les documents à joindre, y compris les pièces justificatives de la capacité économique, financière, professionnelle et technique visées à l’article 135 si elles ne sont pas précisées dans l'avis de marché, ainsi que l’adresse à laquelle elles doivent être transmises;b)que la soumission d'une offre vaut acceptation du cahier des charges visé au paragraphe 1 auquel elle se réfère et que cette soumission lie le soumissionnaire pendant l'exécution du contrat, s'il en devient l'attributaire;c)la période de validité des offres, durant laquelle le soumissionnaire est tenu de maintenir toutes les conditions de son offre;d)l'interdiction de tout contact entre le pouvoir adjudicateur et le soumissionnaire pendant le déroulement de la procédure, sauf à titre exceptionnel, dans les conditions prévues à l'article 148 ainsi que les conditions de visite exactes, lorsqu'une visite sur place est prévue;e)dans le cas du dialogue compétitif, la date fixée et l'adresse pour le début de la phase de consultation.3.Le cahier des charges précise au moins:a)les critères d'exclusion et de sélection applicables au marché, sauf lors d'un dialogue compétitif, dans la procédure restreinte et dans la procédure négociée avec publication préalable d'un avis telle que visée à l'article 127; dans ces cas, ces critères figurent seulement dans l'avis de marché ou d'appel à manifestation d'intérêt;b)les critères d’attribution du marché et leur pondération relative ou, le cas échéant, l'ordre décroissant d'importance de ces critères s'ils ne figurent pas dans l’avis de marché;c)les spécifications techniques visées à l'article 131;d)les exigences minimales que doivent respecter les variantes, dans les procédures d'attribution à l'offre économiquement la plus avantageuse visées à l'article 138, paragraphe 2, lorsque le pouvoir adjudicateur a indiqué dans l'avis marché que les variantes sont autorisées;e)l'application du protocole sur les privilèges et immunités ou, le cas échéant, de la Convention de Vienne sur les relations diplomatiques ou les relations consulaires;f)les modalités de preuve d'accès aux marchés, dans les conditions prévues à l'article 159;g)dans les systèmes d'acquisition dynamique visés à l'article 125 bis, la nature des achats envisagés ainsi que toutes les informations concernant le système d'acquisition, l'équipement électronique utilisé et les arrangements et spécifications techniques de connexion.4.Le modèle du contrat précise notamment:a)les pénalités prévues au titre de sanction du non-respect de ses clauses;b)les énonciations que doivent comporter les factures ou les pièces justificatives qui les appuient, conformément aux dispositions de l'article 98;c)que, lorsque les institutions sont les pouvoirs adjudicateurs, la loi applicable au contrat est le droit communautaire, complété, si nécessaire, par le droit national spécifié dans le contrat;d)la juridiction compétente en cas de contentieux.5.Les pouvoirs adjudicateurs peuvent exiger des informations sur la part du marché que le soumissionnaire entend sous-traiter et sur l'identité des sous-traitants. Outre les informations visées à l'article 134, le pouvoir adjudicateur peut également exiger du candidat ou du soumissionnaire qu'il fournisse des informations sur les capacités financières, économiques, techniques et professionnelles, visées aux articles 135, 136 et 137, du sous-traitant envisagé, notamment lorsque la sous-traitance représente une part importante du marché.
Article 131Spécifications techniques(Article 92 du règlement financier)1.Les spécifications techniques doivent permettre l'égalité d'accès des candidats et soumissionnaires et ne pas avoir pour effet de créer des obstacles injustifiés à l'ouverture des marchés à la concurrence.Elles définissent les caractéristiques requises d'un produit, d'un service ou d'un matériau ou ouvrage au regard de l'usage auquel ils sont destinés par le pouvoir adjudicateur.2.Les caractéristiques visées au paragraphe 1 incluent:a)les niveaux de qualité;b)la performance environnementale;c)chaque fois que possible, les critères d'accessibilité pour les personnes handicapées ou la conception pour tous les utilisateurs;d)les niveaux et procédures d'évaluation de la conformité;e)la propriété d'emploi;f)la sécurité ou les dimensions, y compris les prescriptions applicables aux fournitures pour la dénomination de vente et les instructions d'utilisation et pour tous les marchés, la terminologie, les symboles, les essais et méthodes d'essai, l'emballage, le marquage et l'étiquetage, les procédures et méthodes de production;g)pour les marchés de travaux, les procédures relatives à l'assurance de la qualité, ainsi que les règles de conception et de calcul des ouvrages, les conditions d'essai, de contrôle et de réception des ouvrages et les techniques ou méthodes de construction et toutes les autres conditions de caractère technique que le pouvoir adjudicateur est à même de prescrire, par voie de réglementation particulière ou générale, en ce qui concerne les ouvrages terminés et les matériaux ou éléments les constituant.3.Les spécifications techniques sont définies comme suit:a)soit par référence à des normes européennes, à des agréments techniques européens, à des spécifications techniques communes lorsqu'elles existent, à des normes internationales ou à d'autres référentiels techniques élaborés par les organismes européens de normalisation ou à défaut à leurs équivalents nationaux. Chaque référence est accompagnée de la mention "ou équivalent";b)soit en termes de performances ou d’exigences fonctionnelles pouvant inclure des caractéristiques environnementales et devant être suffisamment précises pour permettre aux soumissionnaires de déterminer l’objet du marché et aux pouvoirs adjudicateurs d’attribuer le marché;c)soit par un mélange des deux procédés.4.Lorsque les pouvoirs adjudicateurs font usage de la possibilité de se référer aux spécifications visées au paragraphe 3, point a), ils ne peuvent pas rejeter une offre au motif qu'elle ne serait pas conforme auxdites spécifications dès lors que le soumissionnaire ou candidat prouve, à la satisfaction du pouvoir adjudicateur, par tout moyen approprié, qu'il répond de manière équivalente aux exigences posées.Peut constituer un moyen approprié, un dossier technique du fabricant ou un rapport d'essai d'un organisme reconnu.5.Lorsque les pouvoirs adjudicateurs font usage de la possibilité, prévue au paragraphe 3, point b), de prescrire des spécifications en termes de performances ou d'exigences fonctionnelles, ils ne peuvent rejeter une offre conforme à une norme nationale transposant une norme européenne, à un agrément technique européen, à une spécification technique commune, à une norme internationale ou à un référentiel technique élaboré par un organisme européen de normalisation, si ces spécifications visent les performances ou les exigences fonctionnelles requises.Le soumissionnaire est tenu de prouver, à la satisfaction du pouvoir adjudicateur et par tout moyen approprié, que son offre répond aux performances ou exigences fonctionnelles fixées par le pouvoir adjudicateur. Peut constituer un moyen approprié, un dossier technique du fabricant ou un rapport d'essai d'un organisme reconnu.5 bis.Lorsque les pouvoirs adjudicateurs prescrivent des caractéristiques environnementales en termes de performances ou d’exigences fonctionnelles, ils peuvent utiliser les spécifications détaillées ou, si besoin est, des parties de celles-ci, telles que définies par les labels écologiques européens, plurinationaux, nationaux ou par tout autre label écologique pour autant que les conditions suivantes soient remplies:a)les spécifications utilisées sont appropriées pour définir les caractéristiques des fournitures ou des prestations faisant l’objet du marché;b)les exigences du label sont développées sur la base d’une information scientifique;c)les labels écologiques sont adoptés par un processus auquel toutes les parties concernées, telles que les organismes gouvernementaux, les consommateurs, les fabricants, les distributeurs et les organisations environnementales peuvent participer;d)les labels écologiques sont accessibles à toutes les parties intéressées.Les pouvoirs adjudicateurs peuvent indiquer que les produits ou services munis de label écologique sont présumés satisfaire aux spécifications techniques définies dans le cahier des charges. Ils acceptent tout autre moyen de preuve approprié, tel qu’un dossier technique du fabricant ou un rapport d’essai d’un organisme reconnu.5 ter.Un organisme reconnu aux fins des paragraphes 4, 5 et 5 bis est un laboratoire d'essai ou de calibrage ou un organisme d'inspection et de certification conforme aux normes européennes applicables.6.Sauf cas exceptionnels dûment justifiés par l'objet du marché, ces spécifications ne peuvent mentionner une fabrication ou provenance déterminées ou obtenues selon des procédés particuliers, ni se référer à une marque, un brevet, un type, une origine ou une production déterminés qui auraient pour effet de favoriser ou d'éliminer certains produits ou opérateurs économiques.Dans les cas où une définition suffisamment précise et intelligible de l'objet du marché est impossible, une telle mention ou référence est accompagnée des termes "ou équivalent".
Article 132Révision des prix(Article 92 du règlement financier)1.Les documents d'appel à la concurrence établissent si l'offre doit être faite à prix ferme et non révisable.2.Dans le cas contraire, ils établissent les conditions et les formules selon lesquelles le prix peut être révisé en cours de contrat. Le pouvoir adjudicateur tient alors notamment compte:a)de la nature du marché et de la conjoncture économique dans laquelle il aura lieu;b)de la nature et de la durée des tâches et du contrat;c)de ses intérêts financiers.
Article 133Activités illégales entraînant l'exclusion(Articles 93 et 114 du règlement financier)Les cas visés à l'article 93, paragraphe 1, point e), du règlement financier couvrent le champ suivant:a)les cas de fraude visés à l'article 1er de la convention relative à la protection des intérêts financiers des Communautés européennes, établie par l'acte du Conseil du 26 juillet 1995JO C 316 du 27.11.1995, p. 48.;b)les cas de corruption visés à l'article 3 de la convention relative à la lutte contre la corruption impliquant des fonctionnaires des Communautés européennes ou des fonctionnaires des États membres de l'Union européenne, établie par l'acte du Conseil du 26 mai 1997JO C 195 du 25.6.1997, p. 1.;c)les cas de participation à une organisation criminelle telle que définie à l'article 2, paragraphe 1, de l'action commune 98/733/JAI du ConseilJO L 351 du 29.12.1998, p. 1.;d)les cas de blanchiment de capitaux tels que définis à l'article 1er de la directive 91/308/CEE du ConseilJO L 166 du 28.6.1991, p. 77..
Article 133 bisApplication des critères d'exclusion et durée de l'exclusion(Articles 93, 94, 95 et 96 du règlement financier)1.Afin de déterminer la durée de l'exclusion et de veiller au respect du principe de proportionnalité, l'institution compétente prend particulièrement en compte la gravité des faits, notamment leur impact sur les intérêts financiers et l'image des Communautés et le temps écoulé depuis l'infraction, sa durée et sa répétition, l'intention ou le degré de négligence de l'entité en cause et les mesures prises par celle-ci pour remédier à la situation.Lorsqu'elle détermine la durée d'exclusion, l'institution responsable donne au candidat ou soumissionnaire concerné la possibilité d'exprimer son point de vue.Lorsque la durée de l'exclusion est déterminée, conformément au droit applicable, par les autorités ou organismes visés à l'article 95, paragraphe 2, du règlement financier, la Commission applique cette durée dans la limite de la durée maximale prévue à l'article 93, paragraphe 3, du règlement financier.2.La durée visée à l'article 93, paragraphe 3, du règlement financier est fixée à cinq ans au maximum, calculée à partir des dates suivantes:a)à compter de la date du jugement ayant autorité de chose jugée dans les cas visés à l'article 93, paragraphe 1, points b) et e), du règlement financier;b)à compter de la date à laquelle a eu lieu le manquement ou, en cas de manquements continus ou répétés, à la date à laquelle le manquement a pris fin, dans les cas visés à l'article 93, paragraphe 1, point c), du règlement financier.Cette durée d'exclusion peut être portée à dix ans en cas de récidive dans les cinq ans qui suivent la date visée aux points a) et b), sous réserve des dispositions du paragraphe 1.3.Les candidats et les soumissionnaires sont exclus d'une procédure de passation de marché ou d'octroi de subvention aussi longtemps qu'ils se trouvent dans l'une des situations visées aux points a) et d) de l'article 93, paragraphe 1, du règlement financier.
Article 134Moyens de preuve(Articles 93 et 94 du règlement financier)1.Les candidats et soumissionnaires fournissent une attestation sur l’honneur, dûment datée et signée, mentionnant qu’ils ne se trouvent pas dans une des situations visées aux articles 93 et 94 du règlement financier.Cependant, en cas de procédure restreinte, de dialogue compétitif et de procédure négociée après publication d’un avis de marché, lorsque le pouvoir adjudicateur limite le nombre des candidats à inviter à négocier ou à soumissionner, tous les candidats fournissent les certificats visés au paragraphe 3.En fonction de son évaluation des risques, le pouvoir adjudicateur peut s’abstenir d'exiger l'attestation visée au premier alinéa dans les cas des marchés d'une valeur inférieure ou égale à 5000 EUR. Toutefois, dans les cas des marchés visés à l'article 241, paragraphe 1, à l'article 243, paragraphe 1, et à l'article 245, paragraphe 1, le pouvoir adjudicateur peut s’abstenir d'exiger cette déclaration pour les marchés d'une valeur inférieure ou égale à 10000 EUR.2.Le soumissionnaire auquel le marché est à attribuer fournit, dans le délai défini par le pouvoir adjudicateur et avant la signature du contrat, la preuve visée au paragraphe 3, confirmant l’attestation visée au paragraphe 1 dans les cas suivants:a)pour les marchés passés par les institutions pour leur propre compte, d’une valeur supérieure ou égale aux seuils visés à l’article 158;b)pour les marchés dans le domaine des actions extérieures ayant une valeur supérieure ou égale aux seuils fixés à l’article 241, paragraphe 1, point a), à l’article 243, paragraphe 1, point a), ou à l’article 245, paragraphe 1, point a).Pour les marchés d’une valeur inférieure aux seuils visés aux points a) et b), le pouvoir adjudicateur peut, s’il a des doutes quant à la question de savoir si le soumissionnaire auquel le marché est à attribuer se trouve dans l’un des cas d’exclusion, exiger de celui-ci qu’il fournisse la preuve visée au paragraphe 3.3.Le pouvoir adjudicateur accepte comme preuve suffisante que le candidat ou le soumissionnaire auquel le marché est à attribuer ne se trouve pas dans un des cas mentionnés à l’article 93, paragraphe 1, points a), b) ou e), du règlement financier, un extrait récent du casier judiciaire ou, à défaut, un document équivalent délivré récemment par une autorité judiciaire ou administrative du pays d’origine ou de provenance, dont il résulte que ces exigences sont satisfaites. Le pouvoir adjudicateur accepte comme preuve suffisante que le candidat ou le soumissionnaire ne se trouve pas dans le cas mentionné à l’article 93, paragraphe 1, point d), du règlement financier, un certificat récent délivré par l’autorité compétente de l’État concerné.Lorsque le document ou le certificat visé au premier alinéa n’est pas délivré par le pays concerné, et pour les autres cas d’exclusion visés à l’article 93 du règlement financier, il peut être remplacé par une déclaration sous serment ou, à défaut, solennelle faite par l’intéressé devant une autorité judiciaire ou administrative, un notaire ou un organisme professionnel qualifié du pays d’origine ou de provenance.4.Suivant la législation nationale du pays d’établissement du candidat ou du soumissionnaire, les documents énumérés aux paragraphes 1 et 3 concernent les personnes morales et les personnes physiques, y compris, dans les cas où le pouvoir adjudicateur l’estime nécessaire, les chefs d’entreprise ou toute personne ayant le pouvoir de représentation, de décision ou de contrôle du candidat ou du soumissionnaire.5.Lorsqu’ils ont des doutes quant à la question de savoir si les candidats ou soumissionnaires se trouvent dans l’un des cas d’exclusion, les pouvoirs adjudicateurs peuvent s’adresser eux-mêmes aux autorités compétentes visées au paragraphe 3 pour obtenir les informations qu’ils estiment nécessaires sur ledit cas.6.Le pouvoir adjudicateur peut exonérer un candidat ou un soumissionnaire de l’obligation de produire les preuves documentaires visées au paragraphe 3 si de telles preuves lui ont déjà été présentées aux fins d’une autre procédure de passation de marchés et pour autant que les documents en question n’aient pas été délivrés plus d’un an auparavant et qu’ils soient toujours valables.En pareil cas, le candidat ou le soumissionnaire atteste sur l’honneur que les preuves documentaires ont déjà été fournies lors d’une procédure de passation de marchés antérieure et qu’aucun changement n’est intervenu dans sa situation.7.Lorsque le pouvoir adjudicateur le demande, le candidat ou le soumissionnaire présente une attestation sur l'honneur du sous-traitant envisagé, certifiant qu'il ne se trouve pas dans l'une des situations visées aux articles 93 et 94 du règlement financier.En cas de doute concernant cette attestation sur l'honneur, le pouvoir adjudicateur demande les preuves visées aux paragraphes 3 et 4. Le cas échéant, le paragraphe 5 s’applique.
Article 134 bisBase de données centrale(Article 95 du règlement financier)1.Les institutions, agences exécutives et organismes visés à l'article 95, paragraphe 1, du règlement financier communiquent à la Commission, dans le format défini par celle-ci, des informations permettant d'identifier les opérateurs économiques qui sont dans l'une des situations visées à l'article 93, à l'article 94 ou à l'article 96, paragraphe 1, point b), et paragraphe 2, point a), du règlement financier, ainsi que les motifs et la durée de l'exclusion.Ils communiquent aussi des informations concernant les personnes ayant le pouvoir de représentation, de décision ou de contrôle sur des opérateurs économiques ayant le statut de personnes morales, lorsque lesdites personnes se sont trouvées dans l'une des situations visées à l'article 93, à l'article 94 ou à l'article 96, paragraphe 1, point b), et paragraphe 2, point a), du règlement financier.Les autorités et organismes visés à l'article 95, paragraphe 2, du règlement financier communiquent à la Commission, dans le format défini par celle-ci:a)des informations permettant d'identifier les personnes suivantes qui se trouvent dans l'une des situations visées à l'article 93, paragraphe 1, point e), du règlement financier, lorsque leur conduite a porté atteinte aux intérêts financiers des Communautés:i)les opérateurs économiques;ii)les personnes ayant le pouvoir de représentation, de décision ou de contrôle sur des opérateurs économiques ayant le statut de personnes morales;b)le type de condamnation dont ils ont fait l'objet;c)la durée de l'exclusion des procédures de passation de marchés, le cas échéant.2.Les institutions, agences, autorités et organismes visés au paragraphe 1 désignent les personnes habilitées à communiquer à la Commission, et à recevoir d'elle, les informations contenues dans la base de données.Dans le cas des institutions, agences, autorités et organismes visés à l'article 95, paragraphe 1, du règlement financier, les personnes désignées transmettent les informations dès que possible au comptable de la Commission et demandent, selon le cas, l'introduction, la modification ou la suppression de données dans la base.Dans le cas des autorités et organismes visés à l'article 95, paragraphe 2, du règlement financier, les personnes désignées transmettent les informations requises à l'ordonnateur de la Commission responsable du programme ou de l'action en question, dans les trois mois qui suivent le prononcé du jugement pertinent.Le comptable de la Commission procède à l'introduction, à la modification ou à la suppression de données dans la base. Au moyen d'un protocole sécurisé, il fournit chaque mois aux personnes désignées des données validées contenues dans la base.3.Les institutions, agences, autorités et organismes visés au paragraphe 1 certifient à la Commission que les informations communiquées par eux ont été établies et transmises conformément aux principes énoncés dans le règlement (CE) no 45/2001 et dans la directive 95/46/CE du Parlement européen et du ConseilJO L 281 du 23.11.1995, p. 3. concernant la protection des données à caractère personnel.En particulier, ils informent au préalable les opérateurs économiques ou les personnes visés au paragraphe 1 que les données les concernant peuvent être introduites dans la base et être communiquées par la Commission aux personnes désignées visées au paragraphe 2. Ils mettent à jour, le cas échéant, les informations transmises, à la suite d'une rectification ou d'un effacement ou de toute modification des données.Toute personne enregistrée dans la base de données a le droit d'être informée des données enregistrées la concernant, sur demande à adresser au comptable de la Commission.4.Les États membres prennent les mesures appropriées pour aider la Commission à gérer la base de données de manière efficace, conformément à la directive 95/46/CE.Des modalités appropriées sont prévues dans les accords avec les autorités des pays tiers et les organismes visés à l'article 95, paragraphe 2, du règlement financier afin de veiller au respect des présentes dispositions et des principes relatifs à la protection des données à caractère personnel.
Article 134 terSanctions administratives et financières(Articles 96 et 114 du règlement financier)1.Sans préjudice de l'application de sanctions contractuelles, les candidats ou soumissionnaires et les contractants qui ont fait de fausses déclarations, qui ont commis des erreurs substantielles, des irrégularités ou une fraude ou qui ont été déclarés en défaut grave d'exécution de leurs obligations contractuelles peuvent être exclus des marchés et subventions financés sur le budget communautaire pour une durée maximale de cinq ans à compter de la date du constat du manquement, confirmé à la suite d'un échange contradictoire avec le contractant.Cette durée peut être portée à dix ans en cas de récidive dans les cinq ans qui suivent la date visée au premier alinéa.2.Les soumissionnaires ou candidats qui ont fait de fausses déclarations, qui ont commis des erreurs substantielles, des irrégularités ou une fraude peuvent en outre être frappés de sanctions financières représentant 2 à 10 % de la valeur totale estimée du marché en cours d'attribution.Les contractants déclarés en défaut grave d'exécution de leurs obligations contractuelles peuvent être frappés de sanctions financières représentant 2 à 10 % de la valeur totale du contrat en cause.Ce taux peut être porté entre 4 et 20 % en cas de récidive dans les cinq ans qui suivent la date visée au premier alinéa du paragraphe 1.3.L'institution détermine les sanctions administratives ou financières en tenant compte en particulier des éléments visés à l'article 133 bis, paragraphe 1.
Article 135Critères de sélection(Article 97, paragraphe 1, du règlement financier)1.Les pouvoirs adjudicateurs établissent des critères de sélection clairs et non discriminatoires.2.Les critères de sélection s’appliquent dans toute procédure de passation de marchés afin que soit évaluée la capacité financière, économique, technique et professionnelle du candidat ou du soumissionnaire.Le pouvoir adjudicateur peut fixer des niveaux minimaux de capacité en deçà desquels des candidats ne peuvent pas être retenus.3.Tout soumissionnaire ou candidat peut être invité à justifier de son autorisation à produire l'objet visé par le marché selon le droit national: inscription au registre du commerce ou de la profession ou déclaration sous serment ou certificat, appartenance à une organisation spécifique, autorisation expresse, inscription au registre TVA.4.Les pouvoirs adjudicateurs précisent, dans l'avis de marché ou d'appel à manifestation d'intérêt ou dans l'invitation à soumissionner, les références choisies pour preuve du statut et de la capacité juridique des soumissionnaires ou candidats.5.L’étendue des informations demandées par le pouvoir adjudicateur pour preuve de la capacité financière, économique, technique et professionnelle du candidat ou soumissionnaire et les niveaux minimaux de capacité exigés conformément au paragraphe 2, ne peuvent aller au-delà de l’objet du marché et tiennent compte des intérêts légitimes des opérateurs économiques, en ce qui concerne en particulier la protection des secrets techniques et commerciaux de l’entreprise.6.Le pouvoir adjudicateur peut, en fonction de son évaluation des risques, décider de ne pas exiger la preuve de la capacité financière, économique, technique et professionnelle du candidat ou du soumissionnaire dans le cas des marchés suivants:a)marchés passés par les institutions pour leur propre compte, d’une valeur inférieure ou égale à 60000 EUR;b)marchés passés dans le domaine des actions extérieures, d’une valeur inférieure aux seuils visés à l’article 241, paragraphe 1, point a), à l’article 243, paragraphe 1, point a), ou à l’article 245, paragraphe 1, point a).Lorsque le pouvoir adjudicateur décide de ne pas exiger la preuve de la capacité financière, économique, technique et professionnelle du candidat ou du soumissionnaire, aucun préfinancement n’est effectué, sauf si une garantie financière d’un montant équivalent est fournie.
Article 136Capacité économique et financière(Article 97, paragraphe 1, du règlement financier)1.La justification de la capacité financière et économique peut notamment être apportée par un ou plusieurs des documents suivants:a)des déclarations appropriées de banques ou la preuve d'une assurance des risques professionnels;b)la présentation des bilans ou d'extraits des bilans des deux derniers exercices clos au moins, dans les cas où la publication des bilans est prescrite par la législation sur les sociétés du pays où l'opérateur économique est établi;c)une déclaration concernant le chiffre d'affaires global et le chiffre d'affaires concernant les travaux, fournitures ou services auxquels se réfère le marché, réalisés au cours d'une période pouvant porter sur les trois derniers exercices au plus.2.Si, pour une raison exceptionnelle que le pouvoir adjudicateur estime justifiée, le soumissionnaire ou candidat n'est pas en mesure de produire les références demandées, il est autorisé à prouver sa capacité économique et financière par tout moyen jugé approprié par le pouvoir adjudicateur.3.Un opérateur économique peut, le cas échéant et pour un marché déterminé, faire valoir les capacités d'autres entités, quelle que soit la nature juridique des liens existant entre lui-même et ces entités. Il doit dans ce cas prouver au pouvoir adjudicateur qu'il disposera des moyens nécessaires pour l'exécution du marché, par exemple par la production de l'engagement de ces entités de les mettre à sa disposition.Dans les mêmes conditions, un groupement d'opérateurs économiques visé à l'article 116, paragraphe 6, peut faire valoir les capacités des participants au groupement ou d'autres entités.
Article 137Capacité technique et professionnelle(Article 97, paragraphe 1, du règlement financier)1.La capacité technique et professionnelle des opérateurs économiques est évaluée et vérifiée conformément aux dispositions des paragraphes 2 et 3. Dans les procédures de passation des marchés publics ayant pour objet des fournitures nécessitant des travaux de pose ou d'installation, la prestation de services et/ou l'exécution de travaux, cette capacité est évaluée en tenant compte, notamment, de leur savoir-faire, de leur efficacité, de leur expérience et de leur fiabilité.2.La capacité technique et professionnelle des opérateurs économiques peut être justifiée, selon la nature, la quantité ou l’importance et l’utilisation des fournitures, services ou travaux à fournir, sur la base d'un ou de plusieurs des documents suivants:a)l'indication des titres d'études et professionnels du prestataire ou de l'entrepreneur et/ou des cadres de l'entreprise et, en particulier, du ou des responsables de la prestation ou de la conduite des travaux;b)la présentation d'une liste:i)des principaux services et livraisons de fournitures effectués au cours des trois dernières années, indiquant leur montant, leur date et leur destinataire, public ou privé;ii)des travaux exécutés au cours des cinq dernières années, indiquant leur montant, leur date et leur lieu. La liste des travaux les plus importants est appuyée de certificats de bonne exécution précisant s'ils ont été effectués dans les règles de l'art et menés régulièrement à bonne fin;c)une description de l'équipement technique, de l'outillage et du matériel employés pour exécuter un marché de services ou de travaux;d)une description de l'équipement technique et des mesures employées pour s’assurer de la qualité des fournitures et services, ainsi que des moyens d’étude et de recherche de l’entreprise;e)l'indication des techniciens ou des organismes techniques, qu'ils soient ou non intégrés à l'entreprise, en particulier de ceux qui sont responsables du contrôle de la qualité;f)en ce qui concerne les fournitures, des échantillons, descriptions et/ou photographies authentiques et/ou des certificats établis par des instituts ou services officiels chargés du contrôle de la qualité, reconnus compétents et attestant la conformité des produits aux spécifications ou normes en vigueur;g)une déclaration indiquant les effectifs moyens annuels du prestataire ou de l'entrepreneur et l'importance du personnel d'encadrement pendant les trois dernières années;h)l'indication de la part du marché que le prestataire de services a éventuellement l'intention de sous-traiter;i)pour les marchés publics de travaux et de services et uniquement dans les cas appropriés, l'indication des mesures de gestion environnementale que l'opérateur économique pourra appliquer lors de la réalisation du marché.Lorsque le destinataire des services et livraisons visés au premier alinéa, point b) i), était un pouvoir adjudicateur, les opérateurs économiques fournissent la justification desdits services et prestations sous la forme de certificats émis ou contresignés par l'autorité compétente.3.Lorsque les services ou produits à fournir sont complexes ou que, à titre exceptionnel, ils doivent répondre à un but particulier, la capacité technique et professionnelle peut être justifiée par un contrôle effectué par le pouvoir adjudicateur ou, au nom de celui-ci, par un organisme officiel compétent du pays dans lequel le prestataire ou fournisseur est établi, sous réserve de l'accord de cet organisme; ce contrôle porte sur la capacité technique du prestataire et les capacités de production du fournisseur et, si nécessaire, sur les moyens d'étude et de recherche dont ils disposent ainsi que sur les mesures qu'ils prennent pour contrôler la qualité.3 bis.Lorsque les pouvoirs adjudicateurs demandent la production de certificats établis par des organes indépendants attestant que l'opérateur économique se conforme à certaines normes de garantie de la qualité, ils se reportent aux systèmes d'assurance-qualité fondés sur les séries de normes européennes en la matière et certifiés par des organismes conformes aux séries de normes européennes concernant la certification.3 ter.Lorsque les pouvoirs adjudicateurs demandent la production de certificats établis par des organismes indépendants, attestant que l’opérateur économique se conforme à certaines normes de gestion environnementale, ils se reportent au système communautaire de management environnemental et d'audit (EMAS) prévu au règlement (CE) no 761/2001 du Parlement européen et du ConseilJO L 114 du 24.4.2001, p. 1. ou aux normes de gestion environnementale fondées sur les normes européennes ou internationales en la matière et certifiées par des organismes conformes à la législation communautaire ou aux normes européennes ou internationales concernant la certification. Ils reconnaissent les certificats équivalents d'organismes établis dans d'autres États membres. Ils acceptent également d'autres preuves de mesures équivalentes de gestion environnementale produites par les opérateurs économiques.4.Un opérateur économique peut, le cas échéant et pour un marché déterminé, faire valoir les capacités d'autres entités, quelle que soit la nature juridique des liens existant entre lui-même et ces entités. Il doit dans ce cas prouver au pouvoir adjudicateur que, pour l'exécution du marché, il disposera des moyens nécessaires, par exemple, par la production de l'engagement de ces entités de les mettre à sa disposition.Dans les mêmes conditions un groupement d'opérateurs économiques visé à l'article 116, paragraphe 6, peut faire valoir les capacités des participants au groupement ou d'autres entités.
Article 138Modalités et critères d'attribution(Article 97, paragraphe 2, du règlement financier)1.Sans préjudice de l’article 94 du règlement financier, deux modalités d’attribution d’un marché sont possibles:a)par adjudication, auquel cas le marché est attribué à l'offre présentant le prix le plus bas parmi les offres régulières et conformes;b)par attribution à l'offre économiquement la plus avantageuse.2.L'offre économiquement la plus avantageuse est celle qui présente le meilleur rapport entre la qualité et le prix, compte tenu de critères justifiés par l'objet du marché tels que le prix proposé, la valeur technique, le caractère esthétique et fonctionnel, les caractéristiques environnementales, le coût d'utilisation, la rentabilité, le délai d'exécution ou de livraison, le service après-vente et l'assistance technique.3.Le pouvoir adjudicateur précise la pondération relative qu’il confère à chacun des critères choisis pour déterminer l’offre économiquement la plus avantageuse dans l’avis de marché ou dans le cahier des charges ou le document descriptif. Cette pondération peut être exprimée au moyen d'une fourchette dont l'écart maximal doit être approprié.La pondération relative du critère prix par rapport aux autres critères ne doit pas conduire à neutraliser le critère prix dans le choix de l’attributaire du marché, sans préjudice des barèmes fixés par l’institution pour la rémunération de certains services, tels que ceux prestés par des experts évaluateurs.Si, dans des cas exceptionnels, la pondération n'est techniquement pas possible, notamment en raison de l'objet du marché, le pouvoir adjudicateur y précise seulement l'ordre décroissant d'importance d'application des critères.
Article 138 bisUtilisation d'enchères électroniques(Articles 97, paragraphe 2 du règlement financier)1.Dans les procédures ouvertes, restreintes ou négociées dans le cas visé à l'article 127, paragraphe 1, point a), les pouvoirs adjudicateurs peuvent décider que l'attribution d'un marché public sera précédée d'une enchère électronique, telle que visée à l’article 54 de la directive 2004/18/CE, lorsque les spécifications du marché peuvent être établies de manière précise.Dans les mêmes conditions, l'enchère électronique peut être utilisée lors de la remise en concurrence des parties à un contrat-cadre visé à l'article 117, paragraphe 4, point b), du présent règlement et de la mise en concurrence des marchés à passer dans le cadre du système d'acquisition dynamique visé à l'article 125 bis.L'enchère électronique porte soit sur les seuls prix, lorsque le marché est attribué au prix le plus bas, soit sur les prix et/ou sur les valeurs des éléments des offres indiqués dans le cahier des charges, lorsque le marché est attribué à l'offre économiquement la plus avantageuse.2.Les pouvoirs adjudicateurs qui décident de recourir à une enchère électronique en font mention dans l'avis de marché.Le cahier des charges comporte, entre autres, les informations suivantes:a)les éléments dont les valeurs feront l'objet de l'enchère électronique, pour autant que ces éléments soient quantifiables de manière à être exprimés en chiffres ou en pourcentages;b)les limites éventuelles des valeurs qui pourront être présentées, telles qu'elles résultent des spécifications de l'objet du marché;c)les informations qui seront mises à la disposition des soumissionnaires au cours de l'enchère électronique et à quel moment elles seront, le cas échéant, mises à leur disposition;d)les informations pertinentes sur le déroulement de l'enchère électronique;e)les conditions dans lesquelles les soumissionnaires pourront enchérir et notamment les écarts minimaux qui, le cas échéant, seront exigés pour enchérir;f)les informations pertinentes sur le dispositif électronique utilisé et sur les modalités et spécifications techniques de connexion.3.Avant de procéder à l'enchère électronique, les pouvoirs adjudicateurs effectuent une première évaluation complète des offres conformément aux critères d'attribution et à leur pondération tels que fixés.Tous les soumissionnaires ayant présenté des offres recevables sont invités simultanément par moyens électroniques à présenter des nouveaux prix et/ou des nouvelles valeurs; l'invitation contient toute information pertinente pour la connexion individuelle au dispositif électronique utilisé et précise la date et l'heure du début de l'enchère électronique. L'enchère électronique peut se dérouler en plusieurs phases successives. L'enchère électronique ne peut débuter au plus tôt que deux jours ouvrables à compter de la date d'envoi des invitations.4.Lorsque l'attribution est faite à l'offre économiquement la plus avantageuse, l'invitation est accompagnée par le résultat de l'évaluation complète de l'offre du soumissionnaire concerné, effectuée conformément à la pondération prévue à l'article 138, paragraphe 3, premier alinéa.L'invitation mentionne également la formule mathématique qui déterminera lors de l'enchère électronique les reclassements automatiques en fonction des nouveaux prix et/ou des nouvelles valeurs présentés. Cette formule intègre la pondération de tous les critères fixés pour déterminer l'offre économiquement la plus avantageuse, telle qu'indiquée dans l'avis de marché ou dans le cahier des charges; à cette fin, les éventuelles fourchettes doivent être exprimées au préalable par une valeur déterminée.Dans les cas où des variantes sont autorisées, des formules doivent être fournies séparément pour chaque variante.5.Au cours de chaque phase de l'enchère électronique, les pouvoirs adjudicateurs communiquent instantanément à tous les soumissionnaires au moins les informations qui leur permettent de connaître à tout moment leur classement respectif. Ils peuvent également communiquer d'autres informations concernant d'autres prix ou d'autres valeurs présentés à condition que cela soit indiqué dans le cahier des charges. Ils peuvent également, à tout moment, annoncer le nombre des participants à la phase de l'enchère. Cependant, en aucun cas, ils ne peuvent divulguer l'identité des soumissionnaires pendant le déroulement des phases de l'enchère électronique.6.Les pouvoirs adjudicateurs clôturent l'enchère électronique selon une ou plusieurs des modalités suivantes:a)ils indiquent, dans l'invitation à participer à l'enchère, la date et l'heure fixées au préalable;b)lorsqu'ils ne reçoivent plus de nouveaux prix ou de nouvelles valeurs répondant aux exigences relatives aux écarts minimaux. Dans ce cas, les pouvoirs adjudicateurs précisent dans l'invitation à participer à l'enchère, le délai qu'ils observeront à partir de la réception de la dernière présentation avant de clôturer l'enchère électronique;c)lorsque le nombre de phases d'enchère, fixé dans l'invitation à participer à l'enchère, a été réalisé.Lorsque les pouvoirs adjudicateurs ont décidé de clôturer l'enchère électronique conformément au point c), le cas échéant en combinaison avec les modalités prévues au point b), l'invitation à participer à l'enchère indique le calendrier de chaque phase d'enchères.7.Après avoir clôturé l'enchère électronique, les pouvoirs adjudicateurs attribuent le marché conformément à l'article 138 en fonction des résultats de l'enchère électronique.Les pouvoirs adjudicateurs ne peuvent recourir aux enchères électroniques de façon abusive ou de manière à empêcher, restreindre ou fausser la concurrence ou de manière à modifier l'objet du marché, tel qu'il a été mise en concurrence par la publication de l'avis de marché et défini dans le cahier des charges.
Article 139Offres anormalement basses(Article 97, paragraphe 2, du règlement financier)1.Si, pour un marché donné, des offres apparaissent anormalement basses, le pouvoir adjudicateur, avant de rejeter ces offres pour ce seul motif, demande, par écrit, les précisions qu'il juge opportunes sur la composition de l'offre et vérifie de manière contradictoire cette composition en tenant compte des justifications fournies.Ces précisions peuvent concerner notamment le respect des dispositions concernant la protection et les conditions de travail en vigueur au lieu où la prestation est à réaliser.Le pouvoir adjudicateur peut notamment prendre en considération des justifications tenant:a)à l'économie du procédé de fabrication, de la prestation de services ou du procédé de construction;b)aux solutions techniques adoptées ou aux conditions exceptionnellement favorables dont dispose le soumissionnaire;c)à l'originalité de l'offre du soumissionnaire.2.Si le pouvoir adjudicateur constate qu'une offre anormalement basse résulte de l'obtention d'une aide d'État, il ne peut rejeter cette offre, pour ce seul motif, que si le soumissionnaire ne peut faire la preuve dans un délai raisonnable fixé par le pouvoir adjudicateur que cette aide a été octroyée de manière définitive et suivant les procédures et les décisions précisées dans la réglementation communautaire en matière d'aides d'État.
Article 140Délais de réception des offres et demandes de participation(Article 98, paragraphe 1, du règlement financier)1.Les délais de réception des offres et des demandes de participation, fixés en jours calendrier par les pouvoirs adjudicateurs, sont suffisamment longs pour que les intéressés disposent d'un délai raisonnable et approprié pour préparer et déposer leurs offres, compte tenu notamment de la complexité du marché ou de la nécessité d'une visite des lieux ou d'une consultation sur place de documents annexés au cahier des charges.2.Dans les procédures ouvertes pour les marchés d'une valeur égale ou supérieure aux seuils visés à l'article 158, le délai minimal de réception des offres est de cinquante-deux jours à compter de la date d’envoi de l’avis de marché.3.Dans les procédures restreintes, en cas de recours au dialogue compétitif visé à l'article 125 ter et dans les procédures négociées comportant la publication d'un avis de marché pour les marchés dépassant les seuils visés à l'article 158, le délai minimal de réception des demandes de participation est de 37 jours à compter de la date d'envoi de l'avis de marché.Dans les procédures restreintes pour des marchés d'une valeur égale ou supérieure aux seuils fixés à l’article 158, le délai minimal de réception des offres est de quarante jours à compter de la date d’envoi de l’invitation à soumissionner.Toutefois, dans les procédures restreintes après appel à manifestation d'intérêt, visées à l’article 128, le délai minimal de réception des offres est de vingt et un jours à compter de la date d’envoi de l’invitation à soumissionner.4.Dans les cas où, conformément à l’article 118, paragraphe 2, les pouvoirs adjudicateurs ont envoyé pour publication un avis de pré-information ou publié eux-mêmes un avis de pré-information sur leur profil d'acheteur, le délai minimal pour la réception des offres peut être ramené en règle générale à trente-six jours et n’est en aucun cas inférieur à vingt-deux jours à compter de la date d’envoi de l’avis de marché ou de l'invitation à soumissionner.La réduction du délai visée au premier alinéa n'est possible que si l’avis de pré-information répond aux conditions suivantes:a)il comporte toutes les informations requises dans l'avis de marché, pour autant que ces informations soient disponibles au moment de la publication de l'avis;b)il a été envoyé pour sa publication entre un minimum de cinquante deux jours et un maximum de douze mois avant la date d'envoi de l'avis de marché.5.Les délais de réception des offres peuvent être réduits de cinq jours si, dès la date de publication de l’avis de marché ou d’appel à manifestation d’intérêt, tous les documents d’appel à la concurrence sont d’accès libre et direct par voie électronique.
Article 141Délais pour l'accès aux documents d'appel à la concurrence(Article 98, paragraphe 1, du règlement financier)1.Pour autant qu’ils aient été demandés en temps utile avant la date limite de présentation des offres, les cahiers des charges ou documents descriptifs dans la procédure visée à l'article 125 ter et les documents complémentaires sont envoyés à tous les opérateurs économiques qui ont demandé un cahier des charges ou manifesté un intérêt à dialoguer ou à soumissionner dans les six jours calendrier suivant la réception de la demande, sous réserve des dispositions au paragraphe 4. Les pouvoirs adjudicateurs ne sont pas tenus de répondre aux demandes de transmission présentées moins de cinq jours ouvrables avant la date de limite de présentation des offres.2.Pour autant qu’ils aient été demandés en temps utile avant la date limite de présentation des offres, les renseignements complémentaires sur les cahiers des charges ou documents descriptifs ou documents complémentaires sont communiqués simultanément à tous les opérateurs économiques qui ont demandé un cahier des charges ou manifesté un intérêt à dialoguer ou à soumissionner au plus tard six jours calendrier avant la date limite fixée pour la réception des offres ou, pour les demandes de renseignements reçues moins de huit jours calendrier avant la date limite fixée pour la réception des offres, dans les meilleurs délais après la réception de la demande de renseignements. Les pouvoirs adjudicateurs ne sont pas tenus de répondre aux demandes de renseignements complémentaires présentées moins de cinq jours ouvrables avant la date de limite de présentation des offres.3.Lorsque, pour quelque raison que ce soit, le cahier des charges et les documents ou renseignements complémentaires ne peuvent être fournis dans les délais fixés aux paragraphes 1 et 2 ou lorsque les offres ne peuvent être faites qu'à la suite d'une visite des lieux ou après consultation sur place de documents annexés au cahier des charges, les délais de réception des offres visés à l'article 140 sont prolongés afin que tous les opérateurs économiques puissent prendre connaissance de toutes les informations nécessaires pour la formulation des offres, sous réserve des dispositions de l'article 240. Cette prolongation fait l'objet d'une publicité appropriée, selon les modalités prévues aux articles 118 à 121.4.Dans la procédure ouverte, y compris dans les systèmes d'acquisition dynamique visés à l'article 125 bis, si tous les documents d’appels à la concurrence et les documents complémentaires sont d’accès libre, complet et direct par voie électronique, les dispositions du paragraphe 1 ne s'appliquent pas. L’avis de marché visé à l’article 118, paragraphe 3, mentionne alors l’adresse du site internet à laquelle ces documents peuvent être consultés.
Article 142Délais en cas d'urgence(Article 98, paragraphe 1, du règlement financier)1.Dans le cas où l'urgence, dûment motivée, rend impraticables les délais minimaux prévus à l'article 140, paragraphe 3, pour les procédures restreintes et les procédures négociées avec publication d'un avis de marché, les pouvoirs adjudicateurs peuvent fixer, en jours calendrier, les délais suivants:a)pour la réception des demandes de participation, un délai qui ne peut être inférieur à quinze jours à compter de la date d’envoi de l’avis de marché ou à dix jours si l'avis est envoyé à l'OPOCE par voie électronique;b)pour la réception des offres, un délai qui ne peut être inférieur à dix jours à compter de la date d'envoi de l'invitation à soumissionner.2.Dans le cadre des procédures restreintes et les procédures négociées accélérées, les renseignements complémentaires sur les cahiers des charges sont communiqués à tous les candidats ou soumissionnaires au plus tard quatre jours calendrier avant la date limite fixée pour la réception des offres pour autant qu'ils aient été demandés en temps utile.
Article 143Modalités de communication(Article 98, paragraphe 1, du règlement financier)1.Les modalités de remise des offres et des demandes de participation sont déterminées par le pouvoir adjudicateur, qui peut choisir un mode exclusif de communication. Les offres et les demandes de participation peuvent être présentées par lettre ou par moyen électronique. En outre, les demandes de participation peuvent être transmises par télécopieur.Les moyens de communication choisis ont un caractère non discriminatoire et ne peuvent avoir pour effet de restreindre l’accès des opérateurs économiques à la procédure d’attribution.Les moyens de communication retenus permettent de garantir le respect des conditions suivantes:a)que chaque soumission contienne toute l'information nécessaire pour son évaluation;b)que l’intégrité des données soit préservée;c)que la confidentialité des offres soit préservée et que le pouvoir adjudicateur ne prenne connaissance de ces offres qu'à l'expiration du délai prévu pour la présentation de celles-ci.Si nécessaire, pour des raisons de preuve juridique, les pouvoirs adjudicateurs peuvent exiger que les demandes de participation faites par télécopieur soient confirmées par lettre ou par moyen électronique dans les meilleurs délais et en tout état de cause avant la date limite prévue aux articles 140 et 251.Les pouvoirs adjudicateurs peuvent exiger que les offres par voie électronique soient assorties d'une signature électronique avancée au sens de la directive 1999/93/CE du Parlement européen et du ConseilJO L 13 du 19.1.2000, p. 12..1 bis.Lorsque le pouvoir adjudicateur autorise la transmission des offres et demandes de participation par voie électronique, les outils utilisés, ainsi que leurs caractéristiques techniques, doivent avoir un caractère non discriminatoire, être couramment à la disposition du public et compatibles avec les technologies d'information et de communication généralement utilisées. Les informations relatives aux spécifications nécessaires à la présentation des offres et des demandes de participation, y compris le cryptage, sont mises à disposition des soumissionnaires ou demandeurs.En outre, les dispositifs de réception des offres et des demandes de participation doivent être conformes aux exigences de l'annexe X de la directive 2004/18/CE.2.Lorsque la transmission des offres se fait par lettre, elle se fait, au choix des soumissionnaires:a)soit par la poste ou par messagerie, auxquels cas les documents d’appel à la concurrence précisent qu’est retenue la date d'envoi, le cachet de la poste ou la date du récépissé de dépôt faisant foi;b)soit par dépôt dans les services de l'institution directement ou par tout mandataire du soumissionnaire, auquel cas les documents d'appel à la concurrence précisent outre les informations visées à l'article 130, paragraphe 2, point a), le service auquel les offres sont remises contre reçu daté et signé.3.Afin de conserver le secret et d'éviter toute difficulté dans le cas des envois d'offres par lettre, la mention suivante figure dans l'appel d'offres:"L'envoi est fait sous double enveloppe. Les deux enveloppes seront fermées, l'enveloppe intérieure portant, en plus de l'indication du service destinataire, comme indiqué dans l'appel d'offres, la mention appel d'offres — à ne pas ouvrir par le service du courrier. Si des enveloppes autocollantes sont utilisées, elles seront fermées à l'aide de bandes collantes au travers desquelles sera apposée la signature de l'expéditeur."
Article 144Garanties de soumission(Article 98, paragraphe 2, du règlement financier)Le pouvoir adjudicateur peut exiger une garantie de soumission conforme aux dispositions de l'article 150 représentant 1 à 2 % de la valeur globale du marché.Elle est libérée à l'attribution du marché. Elle est saisie en l'absence de dépôt d'une offre à la date limite fixée à cet effet ou en cas de retrait ultérieur de l'offre soumise.
Article 145Ouverture des offres et demandes de participation(Article 98, paragraphe 3, du règlement financier)1.Toutes les demandes de participation et offres qui ont respecté les dispositions de l’article 143 sont ouvertes.2.Pour les marchés d’un montant supérieur au seuil visé à l’article 129, paragraphe 1, l’ordonnateur compétent nomme une commission d’ouverture des offres.La commission d’ouverture est composée d’au moins trois personnes représentant au moins deux entités organisationnelles de l’institution concernée sans lien hiérarchique entre elles, dont l'une au moins ne dépend pas de l'ordonnateur compétent. En vue de prévenir toute situation de conflit d’intérêts, ces personnes sont soumises aux obligations visées à l’article 52 du règlement financier.Dans les représentations et les unités locales, visées à l'article 254 ou isolées dans un État membre, en l'absence d'entités distinctes, l'obligation d'entités organisationnelles sans lien hiérarchique entre elles ne s'applique pas.Dans le cas d'une procédure de passation de marché lancée sur une base interinstitutionnelle, la commission d'ouverture est nommée par l'ordonnateur compétent de l'institution responsable de la procédure de passation de marché. La composition de cette commission d'ouverture reflète, autant que possible, le caractère interinstitutionnel de la procédure de passation de marché.3.En cas d'envoi des offres par lettre, un ou plusieurs membres de la commission d’ouverture paraphent les documents prouvant la date et l’heure d’envoi de chaque offre.En outre, ils paraphent:a)soit chaque page de chaque offre;b)soit la page de couverture et les pages de l'offre financière pour chaque offre, l'intégrité de l'offre originale étant garantie par toute technique appropriée mise en œuvre par un service indépendant du service ordonnateur, sauf dans les cas visés au paragraphe 2, troisième alinéa.En cas d'attribution par adjudication, conformément à l'article 138, paragraphe 1, point a), les prix mentionnés dans les offres conformes sont proclamés.Les membres de la commission signent le procès-verbal d'ouverture des offres reçues, qui identifie les offres conformes et les offres non conformes et qui motive les rejets pour non-conformité au regard des modalités de dépôt visées à l'article 143.
Article 146Comité d'évaluation des offres et demandes de participation(Article 98, paragraphe 4, du règlement financier)1.Toutes les demandes de participation et offres déclarées conformes sont évaluées et classées par un comité d’évaluation constitué pour chacune des deux étapes sur la base, respectivement, des critères d’exclusion et de sélection, d'une part, et d’attribution, d'autre part, préalablement annoncés.Il est nommé par l’ordonnateur compétent aux fins d’émettre un avis consultatif sur les marchés d’un montant supérieur au seuil visé à l’article 129, paragraphe 1.Toutefois, l'ordonnateur compétent peut décider que le comité d'évaluation évalue et classe les offres sur la base des seuls critères d'attribution et que les critères d'exclusion et de sélection sont évalués par d'autres moyens appropriés, garantissant l'absence de conflit d'intérêts.2.Le comité d’évaluation est composé d’au moins trois personnes représentant au moins deux entités organisationnelles de l’institution concernée sans lien hiérarchique entre elles, dont l'une au moins ne dépend pas de l'ordonnateur compétent. En vue de prévenir toute situation de conflit d’intérêts, ces personnes sont soumises aux obligations visées à l’article 52 du règlement financier.Dans les représentations et les unités locales, visées à l'article 254 ou isolées dans un État membre, en l'absence d'entités distinctes, l'obligation d'entités organisationnelles sans lien hiérarchique entre elles ne s'applique pas.La composition de ce comité peut être identique à celle de la commission d'ouverture des offres.Des experts externes peuvent assister ce comité par décision de l'ordonnateur compétent. L'ordonnateur compétent s'assure que ces experts respectent les obligations visées à l'article 52 du règlement financier.Dans le cas d'une procédure de passation de marché lancée sur une base interinstitutionnelle, le comité d'évaluation est nommé par l'ordonnateur compétent de l'institution responsable de la procédure de passation de marché. La composition de ce comité d'évaluation reflète, autant que possible, le caractère interinstitutionnel de la procédure de passation de marché.3.Les demandes de participation et les offres qui ne contiennent pas tous les éléments essentiels exigés dans les documents d'appels d'offres ou qui ne correspondent pas aux exigences spécifiques qui y sont fixées sont éliminées.Toutefois, le comité d’évaluation ou le pouvoir adjudicateur peut inviter le candidat ou le soumissionnaire à compléter ou à expliciter les pièces justificatives présentées relatives aux critères d’exclusion et de sélection, dans le délai qu’il fixe.Sont jugées recevables les offres des candidats ou des soumissionnaires qui ne sont pas exclus et qui satisfont aux critères de sélection.4.Dans les cas d'offres anormalement basses visées à l'article 39, le comité d'évaluation demande les précisions opportunes sur la composition de l'offre.
Article 147Résultat de l’évaluation(Article 99 du règlement financier)1.Un procès-verbal d'évaluation et de classement des demandes de participation et offres déclarées conformes est établi et daté.Ce procès-verbal est signé par tous les membres du comité d'évaluation.Si le comité d'évaluation n'a pas été chargé de l'évaluation et du classement des offres sur la base des critères d'exclusion et de sélection, le procès-verbal est également signé par les personnes à qui l'ordonnateur a confié cette responsabilité. Il est conservé aux fins de référence ultérieure.2.Le procès-verbal visé au paragraphe 1 comporte au moins:a)le nom et l’adresse du pouvoir adjudicateur, l’objet et la valeur du marché, du contrat-cadre ou du système d'acquisition dynamique;b)le nom des candidats ou soumissionnaires exclus et les motifs de leur rejet;c)le nom des candidats ou soumissionnaires retenus pour examen et la justification de leur choix;d)les motifs du rejet des offres jugées anormalement basses;e)le nom des candidats ou du contractant proposés et la justification de ce choix, ainsi que, si elle est connue, la part du marché ou du contrat-cadre que le contractant a l'intention de sous-traiter à des tiers.3.Le pouvoir adjudicateur prend ensuite sa décision comprenant au moins:a)ses nom et adresse, ainsi que l’objet et la valeur du marché, du contrat-cadre ou du système d'acquisition dynamique;b)le nom des candidats ou soumissionnaires exclus et les motifs de leur rejet;c)le nom des candidats ou soumissionnaires retenus pour examen et la justification de leur choix;d)les motifs du rejet des offres jugées anormalement basses;e)le nom des candidats ou du contractant retenus et la justification de ce choix au regard des critères de sélection ou d'attribution préalablement annoncés, ainsi que, si elle est connue, la part du marché ou du contrat-cadre que le contractant a l'intention de sous-traiter à des tiers;f)en ce qui concerne les procédures négociées et le dialogue compétitif, les circonstances visées aux articles 125 ter, 126, 127, 242, 244, 246 et 247 qui les justifient;g)le cas échéant, les raisons pour lesquelles le pouvoir adjudicateur a renoncé à passer un marché.Dans le cas d'une procédure de passation de marché lancée sur une base interinstitutionnelle, la décision visée au premier alinéa est prise par le pouvoir adjudicateur responsable de la procédure de passation de marché.
Article 148Contacts entre pouvoirs adjudicateurs et soumissionnaires(Article 99 du règlement financier)1.Les contacts entre le pouvoir adjudicateur et les soumissionnaires sont autorisés à titre exceptionnel pendant le déroulement d'une procédure de passation de marché dans les conditions prévues aux paragraphes 2 et 3.2.Avant la date de clôture du dépôt des offres, pour les documents et renseignements complémentaires visés à l'article 141, le pouvoir adjudicateur peut:a)à l'initiative des soumissionnaires fournir des renseignements supplémentaires ayant strictement pour but d'expliciter la nature du marché qui sont communiqués à la même date à tous les soumissionnaires qui ont demandé le cahier des charges;b)de sa propre initiative, s'il s'aperçoit d'une erreur, d'une imprécision, d'une omission ou de toute autre insuffisance matérielle dans la rédaction de l'avis de marché, de l'invitation à soumissionner ou du cahier des charges, en informer les intéressés à la même date et dans des conditions strictement identiques à celles de l'appel à la concurrence.3.Après l'ouverture des offres, dans le cas où une offre donnerait lieu à des demandes d'éclaircissement ou s'il s'agit de corriger des erreurs matérielles manifestes dans la rédaction de l'offre, le pouvoir adjudicateur peut prendre l'initiative d'un contact avec le soumissionnaire, ce contact ne pouvant conduire à une modification des termes de l'offre.4.Dans tous les cas où des contacts ont eu lieu, il est établi une "note pour le dossier".5.Dans les cas de marchés de services juridiques au sens de l’annexe II B de la directive 2004/18/CE, le pouvoir adjudicateur peut avoir avec les soumissionnaires les contacts nécessaires à la vérification des critères de sélection et/ou d’attribution.
Article 149Information des candidats et des soumissionnaires(Article 100, paragraphe 2, et articles 101 et 105 du règlement financier)1.Les pouvoirs adjudicateurs informent dans les meilleurs délais les candidats et les soumissionnaires des décisions prises concernant l’attribution du marché ou d'un contrat-cadre ou l'admission dans un système d'acquisition dynamique, y inclus les motifs pour lesquels ils ont décidé de renoncer à passer un marché ou un contrat-cadre ou à mettre en place un système d'acquisition dynamique pour lequel il y a eu mise en concurrence ou de recommencer la procédure.2.Le pouvoir adjudicateur communique, dans un délai maximal de quinze jours calendrier à compter de la réception d'une demande écrite, les informations mentionnées à l'article 100, paragraphe 2, du règlement financier.3.Pour les marchés passés par les institutions communautaires pour leur propre compte, d'une valeur égale ou supérieure aux seuils visés à l'article 158 et qui ne sont pas exclus du champ d'application de la directive 2004/18/CE, le pouvoir adjudicateur notifie, simultanément et individuellement à chaque soumissionnaire ou candidat évincé, par lettre, par télécopie ou courrier électronique, que leur offre ou candidature n'a pas été retenue, à l'un ou l'autre des stades suivants:a)peu de temps après l'adoption de décisions sur la base des critères d'exclusion et de sélection et avant la décision d'attribution, lorsque les procédures de passation de marché sont organisées en deux étapes distinctes;b)en ce qui concerne les décisions d'attribution et les décisions de rejet d'une offre, le plus tôt possible après la décision d'attribution et au plus tard dans la semaine qui suit.Le pouvoir adjudicateur indique dans chaque cas les motifs du rejet de l'offre ou de la candidature ainsi que les voies de recours disponibles.Les pouvoirs adjudicateurs notifient, en même temps qu’ils informent les candidats ou soumissionnaires évincés du rejet de leur offre, la décision d'attribution à l'attributaire en précisant que la décision notifiée ne constitue pas un engagement de la part du pouvoir adjudicateur concerné.Les soumissionnaires ou candidats évincés peuvent obtenir des informations complémentaires sur les motifs du rejet, sur demande écrite, par lettre, par télécopie ou par courrier électronique et pour tout soumissionnaire ayant fait une offre recevable, sur les caractéristiques et avantages relatifs de l'offre retenue ainsi que le nom de l'attributaire, sans préjudice des dispositions de l'article 100, paragraphe 2, deuxième alinéa, du règlement financier. Les pouvoirs adjudicateurs répondent dans un délai maximal de quinze jours de calendrier à compter de la réception de la demande.Les pouvoirs adjudicateurs ne peuvent procéder à la signature du contrat avec l'attributaire du marché ou du contrat-cadre qu'au terme d'une période de deux semaines de calendrier, à compter du lendemain de la date de notification simultanée des décisions de rejet et d'attribution. Le cas échéant, ils peuvent suspendre la signature du contrat pour examen complémentaire si les demandes ou commentaires formulés par des soumissionnaires ou candidats écartés pendant la période de deux semaines de calendrier, suivant la notification des décisions de rejet ou d'attribution, ou toute autre information pertinente reçue pendant cette période, le justifient. Dans ce cas, tous les candidats ou soumissionnaires sont informés dans les trois jours ouvrables suivant la décision de suspension.
Article 149 bisSignature du contrat(Articles 100 et 105 du règlement financier)L'exécution d'un contrat ne peut commencer avant que le contrat ne soit signé.
Section 4Garantie et contrôle
Article 150Caractéristiques des garanties préalables(Article 102 du règlement financier)1.Lorsqu'il est exigé des fournisseurs, entrepreneurs ou prestataires la production d'une garantie préalable, celle-ci doit couvrir un montant et une période suffisants pour permettre de l'actionner.2.La garantie est fournie par une banque ou un organisme financier agréé. Elle peut être remplacée par une caution personnelle et solidaire d'un tiers.Cette garantie est libellée en euros.Elle a pour objet de rendre la banque, l'organisme financier ou le tiers caution solidaire irrévocable ou garant à première demande des obligations du contractant.
Article 151Garantie de bonne fin(Article 102 du règlement financier)1.Sous réserve des dispositions de l'article 250, une garantie de bonne fin peut être exigée par l'ordonnateur selon les conditions commerciales habituelles pour les marchés de fournitures et de services et selon les cahiers des charges spéciaux pour les marchés de travaux.Cette garantie est obligatoire au-delà de 345000 euros pour les marchés de travaux.2.Une garantie correspondant à 10 % de la valeur totale du marché peut être constituée au fur et à mesure par retenue sur les paiements effectués.Elle peut être remplacée par une retenue opérée sur le paiement final en vue de constituer une garantie jusqu'à la réception définitive des services, fournitures ou travaux.3.Les garanties sont libérées dans les conditions prévues par le contrat, sauf dans les cas d'inexécution, de mauvaise exécution ou de retard d'exécution du marché. Elles sont alors saisies proportionnellement à la gravité du préjudice subi.
Article 152Garanties pour préfinancements(Article 102 du règlement financier)Une garantie est exigée en contrepartie du versement de préfinancements supérieurs à 150000 EUR ou dans le cas visé à l’article 135, paragraphe 6, deuxième alinéa.Cependant, si le contractant est un organisme public, l’ordonnateur compétent peut, selon son évaluation des risques, déroger à cette obligation.La garantie est libérée au fur et à mesure de l’apurement du préfinancement, en déduction des paiements intermédiaires ou de solde effectués au bénéfice du contractant dans les conditions prévues par le contrat.
Article 153Suspensions en cas d'erreurs ou irrégularités(Article 103 du règlement financier)1.La suspension du marché prévue à l'article 103 du règlement financier a pour objet de vérifier la réalité des erreurs et irrégularités substantielles ou fraudes présumées. Si elles ne sont pas confirmées, l'exécution du marché est reprise à l'issue de cette vérification.2.Est constitutive d'une erreur ou d'une irrégularité substantielle toute violation d'une disposition contractuelle ou réglementaire résultant d'un acte ou d'une omission qui a ou aurait pour effet de porter préjudice au budget communautaire.
CHAPITRE 2Dispositions applicables aux marchés passés par les institutions communautaires pour leur propre compte
Article 154Identification du niveau adéquat pour le calcul des seuils(Articles 104 et 105 du règlement financier)Il incombe à chaque ordonnateur délégué ou subdélégué au sein de chaque institution d'évaluer si les seuils visés à l'article 105 du règlement financier sont atteints.
Article 155Marchés distincts et par lots(Articles 91 et 105 du règlement financier)1.La valeur estimée d'un marché ne peut être établie dans l'intention de soustraire celui ci aux obligations définies par le présent règlement. Aucun marché ne peut être scindé aux mêmes fins.Lorsque cela est approprié et techniquement réalisable et que le rapport coût-efficacité est satisfaisant, les marchés d'une valeur égale ou supérieure aux seuils fixés à l'article 158 sont attribués simultanément sous la forme de lots séparés.2.Lorsque l'objet d'un marché de fournitures, de services ou de travaux est réparti en plusieurs lots faisant l'objet chacun d'un marché, la valeur de chaque lot doit être prise en compte pour l'évaluation globale du seuil applicable.Lorsque la valeur globale des lots égale ou dépasse les seuils visés à l’article 158, les dispositions de l’article 90, paragraphe 1, et de l’article 91, paragraphes 1 et 2, du règlement financier s’appliquent à chacun des lots, sauf pour des lots dont la valeur estimée est inférieure à 80000 EUR pour des marchés de services ou de fournitures ou à un million d’euros pour des marchés de travaux, pour autant que le montant cumulé de ces lots n’excède pas 20 % de la valeur cumulée de l’ensemble des lots formant le marché en cause.3.Lorsqu'un achat envisagé de fournitures homogènes peut donner lieu à des marchés simultanés en lots séparés, la valeur estimée de la totalité de ces lots est prise comme base pour l'évaluation du seuil applicable.4.Lorsqu'un marché doit être attribué sous la forme de lots séparés, les offres sont évaluées séparément pour chaque lot. Si plusieurs lots sont attribués au même soumissionnaire, un contrat unique portant sur ces lots peut être signé.
Article 156Modalités d'estimation de la valeur de certains marchés(Article 105 du règlement financier)1.Aux fins du calcul du montant estimé d’un marché, le pouvoir adjudicateur inclut la rémunération totale estimée du soumissionnaire.Lorsqu’un marché prévoit des options ou son renouvellement possible, la base de calcul est le montant maximal autorisé, y compris le recours aux options et le renouvellement.Cette estimation est faite au moment de l'envoi de l'avis de marché ou, lorsqu'une telle publicité n'est pas prévue, au moment où le pouvoir adjudicateur engage la procédure d'attribution.1 bis.Pour les contrats-cadres et les systèmes d'acquisition dynamique est prise en compte la valeur maximale de l'ensemble des marchés envisagés pendant la durée totale du contrat-cadre ou du système d'acquisition dynamique.2.Pour des marchés de services, sont pris en compte:a)pour des assurances, la prime payable et autres modes de rémunération;b)pour des services bancaires ou financiers, les honoraires, commissions, intérêts et autres modes de rémunération;c)pour les marchés impliquant la conception, les honoraires, commissions payables et autres modes de rémunération.3.Pour des marchés de services n'indiquant pas un prix total ou des marchés de fournitures ayant pour objet le crédit-bail, la location ou la location-vente de produits, est prise comme base pour le calcul du montant estimé:a)dans l'hypothèse de marchés d'une durée déterminée:i)égale ou inférieure à quarante-huit mois pour des services ou douze mois pour des fournitures, la valeur totale pour toute leur durée;ii)supérieure à douze mois pour des fournitures, la valeur totale incluant le montant estimé de la valeur résiduelle;b)dans l'hypothèse de marchés d'une durée non déterminée ou, pour les services, supérieure à quarante-huit mois, la valeur mensuelle multipliée par quarante-huit.4.Pour des marchés de services ou de fournitures présentant un caractère de régularité ou destinés à être renouvelés au cours d'une période donnée, est prise pour base:a)soit la valeur réelle globale des contrats successifs analogues passés pour la même catégorie de services ou de produits au cours des douze mois ou de l'exercice précédents, corrigée, si possible, pour tenir compte des modifications en quantité ou en valeur qui surviendraient au cours des douze mois suivant le contrat initial;b)soit la valeur estimée globale des contrats successifs au cours des douze mois suivant la première prestation ou livraison ou pendant la durée du contrat dans la mesure où celle-ci est supérieure à douze mois.5.Pour les marchés de travaux, outre le montant des travaux est pris en compte la valeur totale estimée des fournitures nécessaires à l'exécution des travaux et mises à la disposition de l'entrepreneur par le pouvoir adjudicateur.
Article 157Seuils pour les avis de pré-information(Article 105 du règlement financier)Les seuils visés à l’article 118 pour la publication d’un avis de pré-information sont fixés à:a)750000 EUR pour les marchés de fournitures et de services figurant à l’annexe II A de la directive 2004/18/CE;b)5278000 EUR pour les marchés de travaux.
Article 158Seuils pour l’application des procédures de la directive 2004/18/CE(Article 105 du règlement financier)1.Les seuils visés à l’article 105 du règlement financier sont fixés à:a)137000 EUR pour les marchés de fournitures et de services figurant à l’annexe II A de la directive 2004/18/CE, à l’exclusion des marchés de recherche et de développement figurant à la catégorie 8 de ladite annexe;b)211000 EUR pour les marchés de services figurant à l’annexe II B de la directive 2004/18/CE et pour les marchés de services de recherche et de développement figurant à la catégorie 8 de l’annexe II A de la directive 2004/18/CE;c)5278000 EUR pour les marchés de travaux.2.Les délais visés à l'article 105 du règlement financier sont précisés aux articles 140, 141 et 142.
Article 158 bisDélai d'attente avant la signature du contrat(Article 105 du règlement financier)1.Le pouvoir adjudicateur ne procède à la signature du contrat ou du contrat-cadre, couvert par la directive 2004/18/CE, avec l'attributaire qu'au terme d'une période de quatorze jours de calendrier.Cette période court à compter de l'une ou l'autre des dates suivantes:a)le lendemain de la date de notification simultanée des décisions d'attribution et de rejet,b)lorsque le contrat ou le contrat-cadre est attribué à la suite d'une procédure négociée sans publication préalable d'un avis de marché, le lendemain de la publication au Journal officiel de l'Union européenne de l'avis d'attribution visé à l'article 118.Le cas échéant, le pouvoir adjudicateur peut suspendre la signature du contrat pour examen complémentaire si les demandes ou commentaires formulés par des soumissionnaires ou candidats écartés ou lésés, ou toute autre information pertinente reçue, le justifient. Les demandes, commentaires ou informations en question doivent être reçus pendant la période prévue au premier alinéa. Dans le cas d'une suspension, tous les candidats ou soumissionnaires sont informés dans les trois jours ouvrables suivant la décision de suspension.Sauf dans les cas prévus au paragraphe 2, tout contrat signé avant l'expiration de la période prévue au premier alinéa est nul et non avenu.Lorsque le contrat ou le contrat-cadre ne peut pas être attribué à l'attributaire envisagé, le pouvoir adjudicateur peut l'attribuer au soumissionnaire qui suit dans le classement.2.La période prévue au paragraphe 1, premier alinéa, ne s’applique pas dans les cas suivants:a)procédures ouvertes où une seule offre a été déposée;b)procédures restreintes ou négociées, après publication préalable d'un avis de marché, lorsque le soumissionnaire auquel le marché doit être attribué était le seul qui satisfaisait aux critères d'exclusion et de sélection, pour autant que, conformément à l'article 149, paragraphe 3, premier alinéa, point a), les autres candidats ou soumissionnaires aient été informés des motifs de leur exclusion ou du rejet peu de temps après l'adoption des décisions correspondantes sur la base des critères d'exclusion et de sélection;c)contrats spécifiques fondés sur un contrat-cadre et par l'application des termes fixés dans ce contrat-cadre, sans remise en concurrence;d)urgence impérieuse, telle que visée à l'article 126, paragraphe 1, point c).
Article 159Preuves en matière d'accès aux marchés(Articles 106 et 107 du règlement financier)Les cahiers des charges prescrivent aux soumissionnaires d'indiquer l'État dans lequel ils ont leur siège ou sont domiciliés, en présentant les preuves requises en la matière selon leur loi nationale.
TITRE VISUBVENTIONSCHAPITRE 1Champ d'application
Article 160Champ d'application(Article 108 du règlement financier)1.La procédure d'octroi et de conclusion de conventions par la Commission avec les organismes visés à l'article 54 du règlement financier, au titre du cofinancement de leurs dépenses de fonctionnement et pour la mise à disposition des crédits opérationnels dont la gestion leur est déléguée, et avec les bénéficiaires des conventions de financement visées à l'article 166 dudit règlement n'est pas soumise aux dispositions du présent titre.Les subventions versées par ces bénéficiaires en application de ces conventions sont en revanche régies par le présent titre.2.Sont également régies par les dispositions du présent titre:a)l'avantage lié à la bonification d'intérêts sur certains prêts;b)les participations en capital, à l'exception de celles au profit d'institutions financières internationales telles que la Banque européenne de reconstruction et de développement (BERD), et les subventions conditionnellement remboursables.3.Les contributions des Communautés au titre des cotisations à des organismes dont elles sont membres ne sont pas régies par les dispositions du présent titre.
Article 160 bisCotisations(Article 108 du règlement financier)Les cotisations visées à l'article 108, paragraphe 2, point d), du règlement financier sont des sommes versées à des organismes dont la Communauté est membre, conformément aux décisions budgétaires et aux conditions de paiement établies par l'organisme concerné.
Article 160 terParticipations(Article 108 du règlement financier)Aux fins de l'article 108, paragraphes 2 et 3, du règlement financier, on entend par:a)"prise de participation", la détention de titres dans une organisation ou une entreprise par voie de placement, dans laquelle les retours sur investissement dépendent de la rentabilité de l'organisation ou de l'entreprise;b)"actionnariat", la prise de participation sous forme d'actions dans une organisation ou une entreprise;c)"participations acquises", l'apport de capitaux propres par un investisseur à une entreprise en contrepartie de la propriété partielle de celle-ci, dans le cadre de laquelle cet investisseur peut en outre exercer un certain contrôle sur la gestion de l'entreprise et partager les bénéfices futurs;d)"quasi-participation", un type de financement combinant fonds propres et emprunts, dans le cadre duquel les premiers permettent aux investisseurs d'obtenir un taux de rendement élevé en cas de réussite de l'entreprise ou les seconds comportent une prime contribuant aux bénéfices de l'investisseur.e)"instrument financier avec participation aux risques", un instrument financier qui garantit, en tout ou en partie, la couverture d'un risque défini, le cas échéant contre le versement d'une rémunération convenue.
Article 160 quaterRègles spécifiques(Article 108, paragraphe 3, du règlement financier)1.Lorsque les subventions visées à l'article 108, paragraphe 3, du règlement financier sont octroyées par la Commission dans le cadre de la gestion centralisée directe, elles sont soumises aux dispositions du présent titre, à l'exception des dispositions suivantes:a)la règle du non-profit visée à l'article 165 du présent règlement;b)l'obligation de cofinancement visée à l'article 172 du présent règlement;c)pour les actions ayant pour objet de renforcer la capacité financière du bénéficiaire ou de générer un revenu, l'appréciation de la viabilité financière du demandeur visée à l'article 173, paragraphe 4 du présent règlement;d)l'obligation de garantie préalable visée à l'article 182 du présent règlement.La disposition du premier alinéa s’applique sans préjudice du traitement comptable des subventions en question, qui est déterminé par le comptable conformément aux normes comptables internationales.2.Dans tous les cas de versement d'une contribution financière, l'ordonnateur compétent s’assure que des accords appropriés ont été conclus avec le bénéficiaire de la contribution définissant les modalités de paiement et de contrôle.
Article 160 quinquiesPrix[Article 109, paragraphe 3, point b), du règlement financier]Aux fins de l'article 109, paragraphe 3, point b), du règlement financier, les prix sont destinés à récompenser une réalisation à l'issue d'un concours.Ils sont décernés par un jury, qui est libre d'attribuer ou non ces prix selon son appréciation de la qualité des réalisations qui lui sont soumises au regard des critères du concours.Le montant du prix n'est pas lié aux coûts encourus par le bénéficiaire.Le règlement du concours détermine les conditions et les critères d'attribution, ainsi que le montant du prix.
Article 160 sexiesConvention et décision de subvention(Article 108, paragraphe 1, du règlement financier)1.Pour chaque programme ou action communautaire, le programme de travail annuel détermine si les subventions sont couvertes par une décision ou par une convention écrite.2.Pour déterminer l'instrument à utiliser, il convient de prendre en considération les éléments suivants:a)l'égalité de traitement et la non-discrimination entre les bénéficiaires, en particulier sur la base de la nationalité ou de la situation géographique;b)la cohérence de cet instrument avec les autres instruments utilisés dans le cadre d'un même programme ou d'une même action communautaire;c)la complexité et la normalisation du contenu des actions ou des programmes de travail financés.3.Dans le cas des programmes gérés par plusieurs ordonnateurs, l'instrument à utiliser est déterminé à la suite d'une concertation entre ces ordonnateurs.
Article 160 septiesDépenses relatives aux membres des institutions[Article 108, paragraphe 2, point a), du règlement financier]Les dépenses relatives aux membres des institutions visées à l'article 108, paragraphe 2, point a), du règlement financier comprennent les contributions en faveur des associations de députés et d'anciens députés au Parlement européen. Ces contributions sont mises en œuvre conformément aux règles administratives internes du Parlement européen.
Article 161Actions susceptibles d'être subventionnées(Article 108 du règlement financier)Une action susceptible d'être subventionnée au sens de l'article 108 du règlement financier doit être clairement identifiée.Aucune action ne peut être scindée dans l'intention de la soustraire aux règles de financement définies par le présent règlement.
Article 162Organismes poursuivant un but d'intérêt général européen(Article 108 du règlement financier)Un organisme poursuivant un but d'intérêt général européen est:a)soit un organisme européen à vocation d’éducation, de formation, d’information, d’innovation ou de recherche et d’étude sur les politiques européennes, ou participant à toute activité en faveur de la promotion de la citoyenneté ou des droits de l’homme, ou un organisme européen de normalisation;b)soit un réseau européen représentatif d'organismes à but non lucratif actifs dans les États membres ou des pays tiers candidats et promouvant des principes et politiques s'inscrivant dans les objectifs des traités.
Article 163Partenaires(Article 108 du règlement financier)1.Des subventions spécifiques peuvent faire partie intégrante d'un partenariat-cadre.2.Un partenariat-cadre peut être établi en tant que mécanisme de coopération à long terme entre la Commission et les bénéficiaires de subventions. Il peut prendre la forme d'une convention ou d'une décision.La convention-cadre ou la décision-cadre de partenariat précise les objectifs communs, la nature des actions envisagées à titre ponctuel ou dans le cadre d'un programme de travail annuel agréé, la procédure d'octroi de subventions spécifiques, dans le respect des principes et règles de procédure du présent titre, ainsi que les droits et obligations généraux de chaque partie dans le cadre des conventions ou décisions spécifiques.La durée du partenariat ne peut excéder quatre ans, sauf dans des cas exceptionnels dûment justifiés, notamment par l'objet du partenariat-cadre.Les ordonnateurs ne peuvent recourir aux conventions-cadres ou aux décisions-cadres de partenariat de façon abusive ou de telle sorte qu'elles aient pour objet ou pour effet d'enfreindre les principes de transparence et d'égalité de traitement entre demandeurs.3.Les conventions-cadres ou les décisions-cadres de partenariat sont assimilées à des subventions pour la procédure d'attribution. Elles sont soumises aux procédures de publication ex ante visées à l'article 167.4.Les subventions spécifiques fondées sur les conventions-cadres ou les décisions-cadres de partenariat sont octroyées selon les procédures prévues dans lesdites conventions ou décisions, et dans le respect du présent titre.Elles font l'objet de la publicité ex post prévue à l'article 169.
Article 164Contenu des conventions de subventions(Article 108 du règlement financier)1.La convention de subvention précise au moins les éléments suivants:a)son objet;b)son bénéficiaire;c)sa durée, à savoir:i)sa date d'entrée en vigueur et de fin;ii)la date de démarrage et la durée de l'action ou de l'exercice subventionnés,d)le coût total estimé de l'action et du financement communautaire prévu, en tant que plafond global exprimé en valeur absolue, complété, selon le cas, par l'indication:i)du taux plafond de financement des coûts de l'action ou du programme de travail agréé dans le cas visé à l'article 108 bis, paragraphe 1, point a), du règlement financier;ii)du montant forfaitaire ou du financement à taux forfaitaire visés à l'article 108 bis, paragraphe 1, points b) et c), du règlement financieriii)des éléments figurant aux points i) et ii) du présent point dans les cas visés à l'article 108 bis, paragraphe 1, point d), du règlement financier.e)le descriptif détaillé de l'action ou, pour une subvention de fonctionnement, le programme de travail agréé par l'ordonnateur pour l'exercice;f)les conditions générales applicables à toutes les conventions de ce type incluant notamment l'acceptation par le bénéficiaire des contrôles de la Commission, de l'OLAF et de la Cour des comptes, ainsi que des règles de publicité ex post visées à l'article 169, conformément aux dispositions du règlement (CE) no 45/2001; au minimum, ces conditions générales:i)indiquent que le droit communautaire est la loi applicable à la convention de subvention, complété, si nécessaire, par le droit national spécifié dans la convention de subvention;ii)précisent la juridiction compétente en cas de contentieux;g)le budget prévisionnel global;h)lorsque la mise en œuvre de l'action nécessite la passation de marchés, les principes visés à l'article 184 ou les règles de passation des marchés que doit respecter le bénéficiaire;i)les responsabilités du bénéficiaire, au moins en matière de bonne gestion financière et de remise de rapports d'activité et financiers; lorsque cela est approprié, ladite remise intervient lorsque des objectifs intermédiaires, à fixer préalablement, sont atteints;j)les modalités et délais d'approbation de ces rapports et de paiement par la Commission;k)le cas échéant, le détail des coûts éligibles de l'action ou du programme de travail agréé ou des montants forfaitaires ou des financements à taux forfaitaire visés à l'article 108 bis, paragraphe 1, du règlement financier;l)des dispositions relatives à la publicité du soutien budgétaire des Communautés européennes, à moins que celle-ci ne soit pas possible ou appropriée conformément à une décision motivée de l'ordonnateur.1 bis.La convention de subvention peut prévoir les modalités et les délais de suspension conformément à l’article 183.2.Dans les cas visés à l'article 163, la décision-cadre ou la convention-cadre de partenariat précise les informations visées au paragraphe 1, points a), b), c) i), d) i), f), et h) à k), du présent article.La décision ou convention spécifique contient les informations visées au paragraphe 1, points a) à e), g) et k), et, en tant que de besoin, i).3.Les conventions de subventions ne peuvent être modifiées que par la voie d'avenants écrits. Ces avenants ne peuvent avoir pour objet ou pour effet d'apporter aux conventions des modifications susceptibles de remettre en cause la décision d'attribution de la subvention, ni de violer l'égalité de traitement entre demandeurs.4.Les paragraphes 1 à 3 s’appliquent mutatis mutandis aux décisions de subvention.Certaines des informations visées au paragraphe 1 peuvent être fournies dans l'appel à propositions ou dans tout document connexe, au lieu d'être indiquées dans la décision de subvention.
CHAPITRE 2Principes d'octroi
Article 165Règle du non-profit(Article 109, paragraphe 2, du règlement financier)1.Aux fins du présent titre, on entend par profit:a)dans le cas d'une subvention d'action, un excédent des recettes par rapport aux coûts encourus par le bénéficiaire lors de la présentation de la demande de paiement final;b)dans le cas d'une subvention de fonctionnement, un solde excédentaire du budget de fonctionnement du bénéficiaire.2.Les montants forfaitaires et les financements à taux forfaitaire sont déterminés, conformément à l'article 181, sur la base des coûts ou de la catégorie de coûts auxquels ils se rapportent, établis par des données statistiques et des moyens objectifs similaires, de manière à exclure a priori un profit. Sur la même base, ces montants sont réévalués et, le cas échéant, ajustés par la Commission tous les deux ans.Dans ce cas, et pour chaque subvention, le non-profit est vérifié lors de la détermination des montants.Lorsque les contrôles ex post du fait générateur révèlent que ledit fait n'est pas survenu et qu'un paiement a été indûment effectué en faveur du bénéficiaire sur un montant forfaitaire ou un financement à taux forfaitaire, la Commission est en droit de récupérer jusqu'à l'intégralité du montant forfaitaire ou du financement à taux forfaitaire et, en cas de fausse déclaration concernant le montant forfaitaire ou le financement à taux forfaitaire, d'infliger des sanctions financières pouvant atteindre 50 % de la valeur totale du montant forfaitaire ou du financement à taux forfaitaire.Ces contrôles sont sans préjudice de la vérification et de la certification des coûts réels, requises pour le paiement de subventions ou pour les subventions consistant dans le remboursement d'un pourcentage déterminé des coûts éligibles.3.Dans le cas des subventions de fonctionnement en faveur d’organismes poursuivant un but d’intérêt général européen, la Commission est en droit de récupérer le pourcentage de profit annuel correspondant à la contribution communautaire au budget de fonctionnement des organismes en question, lorsque ces derniers sont également financés par des autorités publiques qui sont elles-mêmes tenues de récupérer le pourcentage de profit annuel correspondant à leur contribution. Aux fins du calcul du montant à récupérer, le pourcentage correspondant aux contributions en nature au budget de fonctionnement n’est pas pris en considération.
Article 165 bisPrincipe de cofinancement(Article 109 du règlement financier)1.Le principe de cofinancement impose qu'une partie du coût d'une action ou des frais de fonctionnement d'une entité soit supportée par le bénéficiaire d'une subvention ou couverte par des contributions autres que la contribution communautaire.2.Dans le cas des subventions prenant l'une des formes prévues aux points b) ou c) de l'article 108 bis, paragraphe 1, du règlement financier ou dans le cas d'une combinaison de ces formes, le cofinancement n'est vérifié qu'au stade de l'évaluation de la demande de subvention.
Article 166Programmation annuelle(Article 110, paragraphe 1, du règlement financier)1.Un programme de travail annuel en matière de subventions est préparé par chaque ordonnateur compétent. Ce programme de travail est adopté par l'institution et est publié sur le site Internet de l'institution concernée consacré aux subventions le plus tôt possible, si nécessaire au cours de l'année qui précède l'exécution du budget, et le 31 mars de l'année d'exécution au plus tard.Le programme de travail précise l’acte de base, les objectifs, le calendrier des appels à proposition avec leur montant indicatif et les résultats attendus.2.Toute modification substantielle du programme de travail en cours d'exercice fait l’objet d’une adoption et d'une publication complémentaires selon les modalités visées au paragraphe 1.
Article 167Contenu des appels à propositions(Article 110, paragraphe 1, du règlement financier)1.Les appels à propositions spécifient:a)les objectifs poursuivis;b)les critères d'éligibilité, d'exclusion, de sélection et d'attribution tels que visés aux articles 114 et 115 du règlement financier, ainsi que les pièces justificatives y afférentes;c)les modalités de financement communautaire;d)les modalités et la date limite de dépôt des propositions et la date possible de démarrage des actions, ainsi que la date envisagée pour la clôture de la procédure d'attribution.2.Les appels à propositions sont publiés sur le site Internet des institutions européennes et, éventuellement, par tout autre moyen approprié, dont le Journal officiel de l'Union européenne, afin d'en assurer la publicité la plus large possible auprès des bénéficiaires potentiels. Ils peuvent être publiés au cours de l'année qui précède l'exécution du budget. Toute modification du contenu des appels à propositions fait également l'objet d'une publication dans les même conditions.
Article 168Exceptions aux appels à propositions(Article 110, paragraphe 1, du règlement financier)1.Des subventions peuvent être octroyées sans appel à propositions uniquement dans les cas suivants:a)dans le cadre de l'aide humanitaire, au sens du règlement (CE) no 1257/96 du ConseilJO L 163 du 2.7.1996, p. 1., ainsi que des aides visant des situations de crise au sens du paragraphe 2;b)dans d'autres cas d'urgence exceptionnels et dûment justifiés;c)au bénéfice d’organismes se trouvant dans une situation de monopole de droit ou de fait, dûment motivée dans la décision d’attribution;d)au bénéfice d'organismes identifiés par un acte de base, au sens de l'article 49 du règlement financier, pour recevoir une subvention;e)dans le cas de la recherche et du développement technologique, au bénéfice d'organismes identifiés dans le programme de travail annuel visé à l'article 110 du règlement financier, lorsque l'acte de base prévoit expressément cette possibilité, et à condition que le projet ne relève pas d'un appel à propositions;f)pour des actions ayant des caractéristiques spécifiques qui requièrent un type particulier d'organisme en raison de sa compétence technique, de son degré élevé de spécialisation ou de son pouvoir administratif, à condition que les actions concernées ne relèvent pas d'un appel à propositions.Les cas visés au point f) du premier alinéa sont dûment motivés dans la décision d'octroi.2.Une situation de crise est, pour des pays tiers, une situation qui menace l'ordre public, la sécurité et la sûreté des personnes, risquant de dégénérer en un conflit armé ou menaçant de déstabiliser le pays et qui pourrait nuire gravement:a)à la sauvegarde des valeurs communes, des intérêts fondamentaux, de l'indépendance et de l'intégrité de l'Union européenne;b)à la sécurité de l'Union européenne, au maintien de la paix et à la sécurité internationale, à la promotion de la coopération internationale ou au développement et au renforcement de la démocratie, de l'état de droit, du respect des droits de l'homme et des libertés fondamentales, conformément à l'article 11 du traité sur l'Union européenne et à l'article 3 du règlement (CE) no 381/2001 du ConseilJO L 57 du 27.2.2001, p. 5..
Article 169Publicité ex post(Article 110, paragraphe 2, du règlement financier)1.Toutes les subventions octroyées au cours d'un exercice, à l'exclusion des bourses versées à des personnes physiques, sont publiées, selon une présentation standard, en un endroit spécifique et aisément accessible du site Internet des institutions communautaires, au cours du premier semestre suivant la clôture de l'exercice budgétaire au titre duquel elles ont été attribuées.Dans les cas de gestion déléguée aux organismes visés à l'article 54 du règlement financier, figure au moins un renvoi à l'adresse du site où se trouvent ces informations si elles ne sont pas publiées directement à l'endroit spécifique du site Internet des institutions communautaires.Elles peuvent également être publiées, selon une présentation standard, par tout autre moyen approprié, dont le Journal officiel de l'Union européenne.2.Sont publiés, avec l'accord du bénéficiaire, conformément à l'article 164, paragraphe 1, point f):a)le nom et l'adresse des bénéficiaires;b)l'objet de la subvention;c)le montant accordé et, sauf dans le cas d'un montant forfaitaire ou d'un financement à taux forfaitaire visé à l'article 108 bis, paragraphe 1, points b) et c), du règlement financier, le taux de financement des coûts de l'action ou du programme de travail agréé.Il peut être dérogé à l'obligation prévue au premier alinéa si la divulgation des informations risque d'attenter à la sécurité des bénéficiaires ou de porter préjudice à leurs intérêts commerciaux.3.À la suite de la publication effectuée en application du paragraphe 2, lorsque celle-ci est demandée par l'autorité budgétaire, la Commission transmet à cette autorité un rapport indiquant:a)le nombre de demandeurs lors du dernier exercice;b)le nombre et le pourcentage de demandes recevables par appel à propositions;c)la durée moyenne de la procédure, depuis la date de clôture de l'appel à propositions jusqu'à l'octroi d'une subvention;d)le nombre et le montant des subventions pour lesquelles il a été dérogé à l'obligation de publication ex post au cours du dernier exercice pour des raisons liées à la sécurité des bénéficiaires ou à la protection de leurs intérêts commerciaux.
Article 169 bisInformation des demandeurs(Article 110 du règlement financier)La Commission fournit aux demandeurs des informations et des conseils, par les actions suivantes:a)établissement de normes communes applicables aux formulaires de demande à remplir pour des subventions similaires et contrôle des dimensions et de la lisibilité des formulaires de demande;b)communication d'informations aux demandeurs potentiels, notamment au moyen de séminaires et de manuels;c)conservation de données permanentes relatives aux bénéficiaires dans le fichier "entités légales" visé à l'article 64.
Article 170Financements conjoints(Article 111 du règlement financier)Une action peut faire l'objet d'un financement conjoint sur des lignes budgétaires distinctes par plusieurs ordonnateurs.
Article 171Rétroactivité pour la gestion de l'aide humanitaire et des situations de crise(Article 112 du règlement financier)Afin d'assurer le bon déroulement des opérations d'aide humanitaire ou se déroulant dans des situations de crise au sens de l'article 168, paragraphe 2, les dépenses exposées par un bénéficiaire avant la date de dépôt de sa demande sont éligibles au financement communautaire uniquement dans les cas suivants:a)lorsque les dépenses sont liées à la constitution par le demandeur de stocks mis en œuvre dans le cadre de l'action subventionnée;b)exceptionnellement, et pour des raisons dûment justifiées, lorsque la décision de financement et la convention de subvention le prévoient explicitement en fixant une date d'éligibilité antérieure à la date de dépôt de la demande.
Article 172Cofinancements externes(Article 113 du règlement financier)1.Le bénéficiaire justifie le montant des cofinancements apportés, soit en ressources propres, soit sous la forme de transferts financiers en provenance de tiers, soit encore en nature, sauf dans les cas de contributions d'un montant forfaitaire et de barèmes de coûts unitaires visés à l'article 181, paragraphe 1.2.L’ordonnateur compétent peut accepter des cofinancements en nature, si ceux-ci sont jugés nécessaires ou appropriés. Dans ce cas, la valorisation de ces apports ne doit pas excéder:a)soit les coûts réellement supportés et dûment justifiés par des documents comptables;b)soit les coûts généralement acceptés sur le marché considéré.Sont exclus du calcul du montant du cofinancement les apports de type immobilier visés à l'article 116, paragraphe 1.3.Pour les subventions d’une valeur totale inférieure ou égale à 25000 EUR, l’ordonnateur compétent peut, selon son évaluation des risques, lever l’obligation de justifier le montant des cofinancements visée au paragraphe 1.Lorsque plusieurs subventions sont attribuées à un même bénéficiaire au cours d’un exercice, le seuil de 25000 EUR s’applique au montant total de ces subventions.4.Le principe du cofinancement est considéré comme étant respecté lorsque la contribution communautaire est destinée à couvrir certaines dépenses administratives d'un organisme financier, y compris, le cas échéant, une commission variable constituant une prime de rendement, en rapport avec la gestion d'un projet ou d'un programme formant un tout indissociable.
Article 172 bisCoûts éligibles(Article 113 du règlement financier)1.Les coûts éligibles sont les coûts réellement exposés par le bénéficiaire d'une subvention, qui remplissent l'ensemble des critères suivants:a)ils sont exposés pendant la durée de l'action ou du programme de travail, à l'exception des coûts relatifs aux rapports finaux et aux certificats d'audit;b)ils sont mentionnés dans le budget prévisionnel global de l'action ou du programme de travail;c)ils sont nécessaires à l'exécution de l'action ou du programme de travail qui fait l'objet de la subvention;d)ils sont identifiables et vérifiables, et notamment sont inscrits dans la comptabilité du bénéficiaire et déterminés conformément aux normes comptables applicables du pays dans lequel le bénéficiaire est établi et aux pratiques habituelles du bénéficiaire en matière de comptabilité analytique;e)ils satisfont aux dispositions de la législation fiscale et sociale applicable;f)ils sont raisonnables, justifiés et respectent les exigences de la bonne gestion financière, notamment en ce qui concerne l'économie et l'efficience.2.Sans préjudice du paragraphe 1 et de l'acte de base, les coûts suivants peuvent être considérés comme éligibles par l'ordonnateur compétent:a)les coûts relatifs à une garantie bancaire ou à une sûreté comparable que le bénéficiaire de la subvention doit constituer conformément à l'article 118 du règlement financier;b)les coûts relatifs aux audits externes exigés par l'ordonnateur compétent concernant la demande de financement ou la demande de paiement;c)les montants de taxe sur la valeur ajoutée versés, qui ne peuvent pas être remboursés au bénéficiaire en vertu de la législation nationale applicable;d)les coûts d'amortissement, à condition qu'ils soient réellement exposés par le bénéficiaire;e)les dépenses administratives, les frais de personnel et d'équipement, notamment les coûts salariaux du personnel des administrations nationales, dans la mesure où ils correspondent au coût d'activités que l'autorité publique concernée ne réaliserait pas si le projet en question n'était pas entrepris.
Article 172 terPrincipe de dégressivité des subventions de fonctionnement(Article 113, paragraphe 2, du règlement financier)Toute réduction des subventions de fonctionnement est opérée de manière proportionnée et équitable.
Article 172 quaterDemande de financement(Article 114 du règlement financier)1.Les modalités de remise des demandes de subvention sont déterminées par l'ordonnateur compétent, qui peut choisir le mode de communication. Les demandes de subvention peuvent être présentées par lettre ou par voie électronique.Les moyens de communication choisis ont un caractère non discriminatoire et ne peuvent avoir pour effet de restreindre l'accès des demandeurs à la procédure d'attribution.Les moyens de communication retenus permettent de garantir le respect des conditions suivantes:a)chaque soumission contient toute l'information nécessaire pour son évaluation;b)l'intégrité des données est préservée;c)la confidentialité des propositions est préservée.Aux fins du point c), l'ordonnateur compétent ne prend connaissance des demandes qu'à l'expiration du délai prévu pour la présentation de celles-ci.L'ordonnateur compétent peut exiger que la présentation par voie électronique soit assortie d'une signature électronique avancée au sens de la directive 1999/93/CE.2.Lorsque l'ordonnateur compétent autorise la transmission des demandes par voie électronique, les outils utilisés, ainsi que leurs caractéristiques techniques, doivent avoir un caractère non discriminatoire, être couramment à la disposition du public et compatibles avec les technologies d'information et de communication généralement utilisées. Les informations relatives aux spécifications nécessaires à la présentation des demandes, y compris le cryptage, sont mises à disposition des demandeurs.En outre, les dispositifs de réception électronique des demandes garantissent la sécurité et la confidentialité.3.Lorsque la transmission des demandes se fait par lettre, elle se fait, au choix des demandeurs de l'une des manières suivantes:a)par la poste ou par messagerie, auxquels cas les documents d'appel à propositions précisent qu'est retenue la date d'envoi, le cachet de la poste ou la date du récépissé de dépôt faisant foi;b)par dépôt dans les services de l'institution directement ou par tout mandataire du demandeur, auquel cas les documents d'appel à propositions précisent le service auquel les demandes sont remises contre reçu daté et signé.
CHAPITRE 3Procédure d'octroi
Article 173Demande de financement(Article 114 du règlement financier)1.La demande est présentée à l'aide du formulaire établi conformément aux normes communes déterminées en application de l'article 169 bis, point a), et mis à disposition par les ordonnateurs compétents, selon les critères définis dans l'acte de base et dans l'appel à propositions.2.La demande permet de démontrer le statut juridique du demandeur, ainsi que sa capacité financière et opérationnelle à mener l’action ou le programme de travail proposé, sous réserve des dispositions de l’article 176, paragraphe 4.À cette fin, le demandeur produit une attestation sur l’honneur et, pour les demandes de subventions dépassant 25000 EUR, toute pièce justificative demandée par l’ordonnateur compétent, sur la base de son évaluation des risques. Les pièces ainsi demandées sont indiquées dans l’appel à propositions.Ces pièces justificatives peuvent consister en particulier dans le compte de gestion et dans le bilan du dernier exercice clos.3.Le budget de l'action ou le budget de fonctionnement joint à la demande est équilibré en dépenses et en recettes, sous réserve de provisions pour d'éventuelles variations de change, et indique les coûts éligibles à un financement à charge du budget communautaire.4.Lorsque la demande concerne des subventions pour une action dont le montant dépasse 500000 EUR ou des subventions de fonctionnement supérieures à 100000 EUR, un rapport d’audit produit par un contrôleur des comptes externe agréé est présenté. Ce rapport certifie les comptes du dernier exercice disponible.La disposition du premier alinéa ne s'applique qu'à la première demande introduite par un même bénéficiaire auprès d'un ordonnateur lors d'un même exercice budgétaire.En cas de conventions liant la Commission et plusieurs bénéficiaires, ces seuils sont à appliquer par bénéficiaire.Dans le cas des partenariats visés à l’article 163, le rapport d’audit visé au premier alinéa, portant sur les deux derniers exercices disponibles, est obligatoire avant la conclusion de la convention-cadre.L’ordonnateur compétent peut, selon son évaluation des risques, exonérer de l’obligation d’audit visée au premier alinéa les établissements d’enseignement secondaire ou supérieur et les bénéficiaires entre lesquels existent des responsabilités solidaires et conjointes dans le cas de conventions avec plusieurs bénéficiaires.Le premier alinéa ne s’applique pas aux organismes publics ni aux organisations internationales visées à l’article 43, paragraphe 2.5.Le demandeur indique les autres sources et montants des financements dont il bénéficie ou demande à bénéficier au cours du même exercice pour la même action ou pour d'autres actions ou au titre de ses activités courantes.
Article 174Preuves de l'absence de cause d'exclusion(Article 114 du règlement financier)Les demandeurs attestent sur l'honneur qu'ils ne se trouvent pas dans l'une des situations prévues à l'article 93, paragraphe 1, et à l'article 94, du règlement financier. L'ordonnateur compétent, selon son analyse des risques, peut également demander les preuves visées à l'article 134. Les demandeurs sont tenus de fournir ces preuves, sauf impossibilité matérielle reconnue par l'ordonnateur compétent.
Article 174 bisDemandeurs dépourvus de la personnalité juridique(Article 114 du règlement financier)Lorsqu'une demande de subvention est introduite par un demandeur dépourvu de la personnalité juridique, conformément à l'article 114, paragraphe 2, point a), du règlement financier, les représentants de ce demandeur apportent la preuve qu'ils ont la capacité de prendre des engagements juridiques pour le compte du demandeur, et offrent des garanties financières équivalentes à celles fournies par les personnes morales.
Article 175Sanctions financières et administratives(Article 114 du règlement financier)Des sanctions financières et/ou administratives peuvent être infligées aux demandeurs qui ont fait de fausses déclarations ou qui ont commis des erreurs substantielles, des irrégularités ou une fraude, dans les conditions prévues à l'article 134 ter, et au prorata de la valeur des subventions en cause.De telles sanctions financières et/ou administratives peuvent également être infligées aux bénéficiaires qui ont été déclarés en défaut grave d'exécution de leurs obligations contractuelles.
Article 175 bisCritères d'éligibilité(Article 114 du règlement financier)1.Les critères d'éligibilité sont publiés dans l'appel à propositions.2.Les critères d'éligibilité déterminent les conditions de participation à un appel à propositions. Ces critères sont établis en fonction des objectifs de l'action et ils respectent les principes de transparence et de non-discrimination.
Article 175 terSubventions de très faible montant(Article 114, paragraphe 3, du règlement financier)Sont considérées comme subventions de très faible montant les subventions inférieures ou égales à 5000 EUR.
Article 176Critères de sélection(Article 115, paragraphe 1, du règlement financier)1.Les critères de sélection sont publiés dans l'appel à propositions et permettent d'évaluer la capacité financière et opérationnelle du demandeur à mener à son terme l'action ou le programme de travail proposés.2.Le demandeur doit disposer de sources de financement stables et suffisantes pour maintenir son activité pendant la période de réalisation de l'action ou l'exercice subventionné et pour participer à son financement. Il doit disposer des compétences et qualifications professionnelles requises pour mener à bien l'action ou le programme de travail proposés, sauf disposition spécifique de l'acte de base.3.La vérification de la capacité financière et opérationnelle s’appuie notamment sur l’analyse de toute pièce justificative visée à l’article 173 et demandée par l’ordonnateur compétent dans l’appel à propositions.Si aucune pièce justificative n'a été demandée dans l'appel à propositions et si l'ordonnateur compétent nourrit des doutes quant à la capacité financière ou opérationnelle des demandeurs, il leur demande de fournir tout document qu'il juge approprié.4.La vérification de la capacité financière conformément au paragraphe 3 ne s’applique pas aux personnes physiques bénéficiaires de bourses, ni aux organismes publics, ni aux organisations internationales visées à l’article 43, paragraphe 2.Dans le cas de partenariats visés à l'article 163, cette vérification s'effectue avant la conclusion de la convention-cadre.
Article 177Critères d'attribution(Article 115, paragraphe 2, du règlement financier)1.Les critères d'attribution sont publiés dans l'appel à propositions.2.Les critères d'attribution permettent d'octroyer les subventions soit aux actions qui maximisent l'efficacité globale du programme communautaire dont elles assurent la mise en œuvre, soit aux organismes dont le programme de travail vise à atteindre le même résultat. Ces critères sont définis de manière à assurer également la bonne gestion des fonds communautaires.L'application de ces critères permet de retenir les projets d'actions ou de programmes de travail qui assurent à la Commission le respect de ses objectifs et priorités et garantissent la visibilité du financement communautaire.3.Les critères d'attribution sont définis de telle manière qu'il soit ultérieurement possible d'en assurer l'évaluation.
Article 178Évaluation des demandes et attribution(Article 116 du règlement financier)1.L'ordonnateur compétent nomme un comité d'évaluation des propositions, sauf si la Commission en décide autrement dans le cadre d'un programme sectoriel particulier. Il peut nommer ce comité avant la date limite de dépôt des propositions visée à l'article 167, point d).Il est composé d'au moins trois personnes représentant au moins deux entités organisationnelles de la Commission sans lien hiérarchique entre elles. En vue de prévenir toute situation de conflit d'intérêts, ces personnes sont soumises aux obligations visées à l'article 52 du règlement financier.Dans les représentations et les unités locales visées à l'article 254, ainsi que dans les organismes délégataires visés à l'article 160, paragraphe 1, en l'absence d'entités distinctes, l'obligation d'entités organisationnelles sans lien hiérarchique entre elles ne s'applique pas.Des experts externes peuvent assister le comité par décision de l'ordonnateur compétent.1 bis.L'ordonnateur compétent divise, le cas échéant, le processus en plusieurs étapes de procédure. Les règles régissant le processus sont annoncées dans l'appel à propositions.Lorsqu'un appel à propositions prévoit une procédure de présentation en deux étapes, seuls les demandeurs dont les propositions remplissent les critères d'évaluation de la première étape sont invités à présenter une proposition complète lors de la seconde étape.Lorsqu'un appel à propositions prévoit une procédure d'évaluation en deux étapes, seules les propositions qui passent la première étape, sur la base de l'évaluation fondée sur une série limitée de critères, font ensuite l'objet d'une évaluation plus approfondie.Les demandeurs dont les propositions sont rejetées à l'une ou l'autre étape en sont informés conformément à l'article 116, paragraphe 3, du règlement financier.Chaque étape ultérieure de la procédure est clairement distinguée de la précédente.Les mêmes documents et les mêmes informations ne sont pas exigés plus d'une fois au cours de la même procédure.2.Le comité d'évaluation ou, le cas échéant, l'ordonnateur compétent peut inviter le demandeur à fournir des informations complémentaires ou à expliciter les pièces justificatives présentées en rapport avec la demande, notamment en cas d'erreurs matérielles manifestes.L'ordonnateur conserve une trace appropriée des contacts qu'il a eus avec les demandeurs au cours de la procédure.3.À la fin des travaux du comité d'évaluation, les membres signent un procès-verbal reprenant toutes les propositions examinées, appréciant leur qualité et identifiant celles susceptibles de bénéficier d'un financement. En tant que de besoin, ce procès-verbal établit un classement des propositions examinées.Il est conservé aux fins de référence ultérieure.4.L'ordonnateur compétent prend ensuite sa décision comportant au moins:a)l'objet et le montant global de la décision;b)le nom des bénéficiaires, l'intitulé des actions, les montants retenus et les raisons de ce choix, y compris dans les cas où il s'écarte de l'avis du comité d'évaluation;c)le nom des demandeurs exclus et les raisons de ce choix.5.Les dispositions des paragraphes 1 à 4 ne s'appliquent pas aux bénéficiaires de subventions qui sont identifiés dans l'acte de base.
Article 179Information des demandeurs(Article 116 du règlement financier)L’information des demandeurs intervient dès que possible et, dans tous les cas, dans les quinze jours de calendrier suivant la transmission de la décision d’octroi aux bénéficiaires.
CHAPITRE 4Paiement et contrôle
Article 180Justification des demandes de paiement(Article 117 du règlement financier)1.Pour chaque subvention, le préfinancement peut être fractionné en plusieurs tranches.Le paiement intégral du nouveau versement du préfinancement est subordonné à la consommation du préfinancement précédent à hauteur d’au moins 70 % de son montant total.Lorsque la consommation du préfinancement précédent est inférieure à 70 %, le montant du nouveau versement du préfinancement est diminué de la part non utilisée du versement du préfinancement précédent.Le décompte des frais exposés par le bénéficiaire est produit à l’appui de sa demande de nouveau versement.1 bis.Le bénéficiaire certifie sur l'honneur le caractère complet, fiable et sincère des informations contenues dans ses demandes de paiement, sans préjudice des dispositions de l'article 104. Il certifie aussi que les coûts encourus peuvent être considérés comme éligibles, conformément aux dispositions de la convention de subvention, et que les demandes de paiement sont étayées par des pièces justificatives adéquates susceptibles de faire l'objet d'un contrôle.2.Un certificat relatif aux états financiers et aux comptes sous-jacents, produit par un contrôleur des comptes agréé ou, dans le cas d’organismes publics, par un agent public qualifié et indépendant, peut être exigé à l’appui de tout paiement par l’ordonnateur compétent, sur la base de son évaluation des risques. Dans le cas d’une subvention d’action ou d’une subvention de fonctionnement, ce certificat est joint à la demande de paiement. Ce document certifie, conformément à une méthodologie agréée par l’ordonnateur compétent, que les coûts déclarés par le bénéficiaire dans les états financiers sur lesquels s’appuie la demande de paiement sont réels, comptabilisés avec exactitude et éligibles conformément aux dispositions de la convention de subvention.Sauf dans le cas des montants forfaitaires et des financements à taux forfaitaire, le certificat relatif aux états financiers et aux comptes sous-jacents est obligatoire pour les paiements intermédiaires par exercice et pour les paiements de solde dans les cas suivants:a)subventions d'action de 750000 EUR ou plus, lorsque le montant cumulé des demandes de paiement est d'au moins 325000 EUR.b)subventions de fonctionnement de 100000 EUR ou plus.Toutefois, dans les cas visés au deuxième alinéa, points a) et b), le premier versement de préfinancement ne donne pas lieu à audit.Selon son évaluation des risques, l’ordonnateur compétent peut de plus exonérer de l’obligation de produire un tel certificat relatif aux états financiers et aux comptes sous-jacents:a)les organismes publics et les organisations internationales visées à l’article 43;b)les bénéficiaires de subventions en matière d’aide humanitaire et de gestion des situations de crise, sauf pour les paiements de solde;c)Pour les paiements de solde, les bénéficiaires de subventions en matière humanitaire qui ont signé une convention-cadre de partenariat, visée à l'article 163, et ont en place un système de contrôle offrant des garanties équivalentes pour ces paiements;d)les bénéficiaires de subventions multiples qui ont fourni des certificats indépendants présentant des garanties équivalentes en ce qui concerne le système de contrôle et la méthodologie utilisés pour l'établissement de leurs créances.En cas de convention liant la Commission et plusieurs bénéficiaires, les seuils prévus au deuxième alinéa, points a) et b), sont à appliquer par bénéficiaire.
Article 180 bisFormes de subventions(Article 108 bis du règlement financier)1.Les subventions communautaires sous la forme visée à l'article 108 bis, paragraphe 1, point a), du règlement financier sont calculées sur la base des coûts éligibles, qui sont définis comme les coûts réellement exposés par le bénéficiaire et font l'objet d'une prévision budgétaire préliminaire présentée avec la proposition et figurant dans la décision ou convention de subvention.2.Les montants forfaitaires visés à l'article 108 bis, paragraphe 1, point b), du règlement financier couvrent globalement certains coûts nécessaires à l'exécution d'une action, ou au fonctionnement annuel d'un bénéficiaire, dans les conditions prévues par la convention et sur la base d'une prévision.3.Les financements à taux forfaitaire visés à l'article 108 bis, paragraphe 1, point c), du règlement financier couvrent des catégories de dépenses spécifiques qui sont clairement identifiées à l'avance par l'application soit d'un pourcentage fixé à l'avance, soit d'un barème standard de coûts unitaires.
Article 181Montants forfaitaires et financements à taux forfaitaire(Article 108 bis du règlement financier)1.La Commission peut, par voie de décision, autoriser le recours à:a)un ou plusieurs montants forfaitaires d'une valeur unitaire inférieure ou égale à 25000 EUR, pour couvrir une ou plusieurs catégories différentes de coûts éligibles;b)un financement à taux forfaitaire, en particulier sur la base du barème annexé au statut ou tel qu'approuvé annuellement par la Commission, pour les frais de logement et les indemnités journalières pour les frais de mission.Cette décision détermine le montant maximal portant sur le total de ces financements autorisés par subvention ou type de subvention.2.Le cas échéant, des montants forfaitaires dépassant une valeur unitaire de 25000 EUR sont autorisés dans l'acte de base qui détermine les conditions d'attribution et les montants maximaux.Ces montants sont ajustés tous les deux ans par la Commission sur la base de données statistiques et de moyens objectifs similaires, comme indiqué à l'article 165, paragraphe 2.3.La décision ou la convention de subvention peut autoriser, sous forme de taux forfaitaires, le financement des coûts indirects du bénéficiaire, à hauteur de 7 % maximum du total des coûts directs éligibles de l'action, sauf si le bénéficiaire reçoit une subvention de fonctionnement financée sur le budget communautaire. Le plafond de 7 % peut être dépassé par décision motivée de la Commission.4.La décision ou la convention de subvention contient toutes les dispositions nécessaires permettant de vérifier que les conditions d'octroi des montants forfaitaires ou des financements à taux forfaitaire ont été respectées.
Article 182Garanties préalables(Article 118 du règlement financier)1.Afin de limiter les risques financiers liés au versement de préfinancements, l’ordonnateur compétent peut, sur la base de son évaluation des risques, soit exiger du bénéficiaire une garantie préalable, dont le montant peut atteindre celui du préfinancement, soit fractionner les versements en plusieurs tranches.Toutefois, pour les subventions d’une valeur inférieure ou égale à 10000 EUR, l’ordonnateur compétent ne peut exiger du bénéficiaire une garantie préalable que dans des cas dûment justifiés.Une telle garantie peut également être exigée par l’ordonnateur compétent, selon son évaluation des risques, compte tenu du mode de financement retenu par la convention de subvention.Chaque fois qu’une garantie est exigée, elle est soumise à l’appréciation et à l’acceptation de l’ordonnateur compétent.2.Lorsque le préfinancement représente plus de 80 % du montant total de la subvention et à condition qu’il dépasse 60000 EUR, une garantie est exigée.Pour les ONG actives dans le domaine des actions extérieures, cette garantie est exigée pour les préfinancements supérieurs à un million d'euros ou représentant plus de 90 % du montant total de la subvention.La garantie doit couvrir une période suffisante pour permettre de l'actionner.3.La garantie est fournie par un organisme bancaire ou financier agréé établi dans l'un des États membres. Lorsque le bénéficiaire est établi dans un pays tiers, l'ordonnateur compétent peut accepter qu'un organisme bancaire ou financier établi dans ce pays tiers fournisse une telle garantie s'il estime que cette dernière présente des assurances et des caractéristiques équivalentes à celles délivrées par un organisme bancaire ou financier établi dans un État membre.À la demande du bénéficiaire, cette garantie peut être remplacée par une caution personnelle et solidaire d’un tiers ou par la garantie solidaire irrévocable et inconditionnelle des bénéficiaires d’une action parties à la même convention de subvention, après acceptation par l'ordonnateur compétent.Cette garantie est libellée en euros.Elle a pour objet de rendre cet organisme, ce tiers ou les autres bénéficiaires caution solidaire irrévocable ou garant à première demande des obligations du bénéficiaire de la subvention.4.La garantie est libérée au fur et à mesure de l'apurement du préfinancement, en déduction des paiements intermédiaires ou de solde au bénéficiaire, selon les conditions prévues dans la convention de subvention.Dans les cas visés au paragraphe 1, deuxième alinéa, elle est libérée seulement lors du paiement de solde.5.L'ordonnateur peut déroger à l'obligation prévue au paragraphe 2 en faveur des organismes publics et des organisations internationales visées à l'article 43.L'ordonnateur compétent peut également exonérer de cette obligation les bénéficiaires ayant conclu une convention-cadre de partenariat conformément à l'article 163.
Article 183Suspensions et réductions de subventions(Article 119 du règlement financier)L’ordonnateur compétent suspend les paiements dans les cas suivants:a)en cas de non-exécution, de mauvaise exécution, d’exécution partielle ou tardive de l’action ou du programme de travail agréé;b)lorsque des montants dépassant les plafonds de financement fixés par la convention ont été versés;c)lorsque les montants payés conformément à la convention de subvention sont supérieurs aux coûts réels encourus par le bénéficiaire pour l'action ou lorsque le budget de fonctionnement révèle un excédent a posteriori.Selon l'état d'avancement de la procédure, après avoir donné au(x) bénéficiaire(s) l'occasion de présenter ses (leurs) observations, l’ordonnateur soit réduit la subvention, soit en demande le remboursement à due concurrence par le ou les bénéficiaires.
CHAPITRE 5Mise en œuvre
Article 184Marchés de mise en œuvre(Article 120 du règlement financier)1.Sans préjudice de l'application de la directive 2004/18/CE, lorsque la mise en œuvre des actions subventionnées nécessite la passation d'un marché, les bénéficiaires des subventions attribuent le marché à l'offre économiquement la plus avantageuse, c'est-à-dire celle qui présente le meilleur rapport entre la qualité et le prix, tout en veillant à l'absence de conflit d'intérêts.2.Lorsque la mise en œuvre des actions subventionnées nécessite la passation d'un marché d'une valeur supérieure à 60000 EUR, l'ordonnateur compétent peut imposer à ces bénéficiaires des règles particulières à suivre en plus de celles visées au paragraphe 1.Ces règles particulières reposent sur des règles figurant dans le règlement financier et tiennent dûment compte de la valeur des marchés concernés, de l'importance relative de la contribution communautaire dans le coût total de l'action et du risque. Ces règles spéciales sont prévues dans la décision ou la convention de subvention.
Article 184 bisSoutien financier à des tiers(Article 120, paragraphe 2, du règlement financier)1.Pour autant que les objectifs ou les résultats à atteindre soient suffisamment détaillés dans les conditions visées à l'article 120, paragraphe 2, point b), du règlement financier, le pouvoir d'appréciation peut être considéré comme épuisé si la décision ou la convention de subvention précise également:a)les montants minimaux et maximaux du soutien financier pouvant être versé à un tiers et les critères à appliquer pour déterminer le montant précis;b)les différents types d'activités susceptibles de bénéficier de ce soutien financier, sur la base d'une liste exhaustive.2.Aux fins de l'article 120, paragraphe 2, point c), du règlement financier, le montant maximal du soutien financier qui peut être versé à des tiers par un bénéficiaire est de 100000 EUR, avec un maximum de 10000 EUR pour chaque tiers.
TITRE VIIREDDITION DES COMPTES ET COMPTABILITÉCHAPITRE 1Reddition des comptes
Article 185Rapport sur la gestion budgétaire et financière de l'exercice(Article 122 du règlement financier)Le rapport sur la gestion budgétaire et financière de l'exercice expose fidèlement:a)la réalisation des objectifs de l'exercice, conformément au principe de la bonne gestion financière;b)la situation financière et les événements qui ont eu une influence significative sur les activités menées pendant l'exercice.Le rapport sur la gestion budgétaire et financière est distinct des états sur l'exécution du budget visés à l'article 121 du règlement financier.
Article 186Dérogation aux principes comptables(Article 124 du règlement financier)Lorsque dans un cas particulier les comptables considèrent qu'il y a lieu de déroger au contenu des principes comptables prévus aux articles 187 à 194, cette dérogation est signalée et dûment motivée dans l'annexe visée à l'article 203.
Article 187Principe de continuité des activités(Article 124 du règlement financier)1.Le principe de continuité des activités signifie que, pour l'élaboration des états financiers, les institutions et les organismes visés à l'article 121 du règlement financier sont présumés avoir une durée de vie illimitée.2.Lorsqu'il résulte d'éléments objectifs qu'une institution ou qu'un organisme visé à l'article 121 du règlement financier va cesser ses activités, le comptable présente cette information dans l'annexe, avec l'indication des motifs. Il applique les règles comptables en vue de déterminer la valeur de liquidation de l'institution ou de l'organisme concerné.
Article 188Principe de prudence(Article 124 du règlement financier)Le principe de prudence signifie que les actifs ou les produits ne sont pas surévalués et les passifs ou les charges ne sont pas sous-évalués. Cependant, le principe de prudence ne permet pas la création de réserves occultes ou de provisions excessives.
Article 189Principe de permanence des méthodes(Article 124 du règlement financier)1.Le principe de permanence des méthodes signifie que la structure des éléments composant les états financiers, ainsi que les méthodes de comptabilisation et les règles d'évaluation, ne peuvent pas être modifiées d'un exercice à l'autre.2.Le comptable de la Commission ne peut déroger au principe de permanence des méthodes que dans des cas exceptionnels, notamment:a)lors d'un changement significatif de la nature des opérations de l'entité;b)lorsque la modification apportée conduit à une présentation plus appropriée des opérations comptables.
Article 190Principe de comparabilité des informations(Article 124 du règlement financier)1.Le principe de comparabilité des informations signifie que chaque poste des états financiers reprend l'indication du montant relatif au poste correspondant de l'exercice précédent.2.Lorsqu'en application du paragraphe 1, la présentation ou la classification d'un des éléments des états financiers est modifiée, les montants correspondants de l'exercice précédent sont rendus comparables et reclassés.S'il est impossible de procéder au reclassement, il y a lieu de l'indiquer dans l'annexe visée à l'article 203.
Article 191Principe de l'importance relative(Article 124 du règlement financier)1.Le principe de l'importance relative signifie que toutes les opérations ayant un caractère significatif pour l'information recherchée sont prises en compte dans les états financiers. L'importance relative s'apprécie notamment par rapport à la nature de la transaction ou de son montant.2.Des regroupements de transactions peuvent être faits dans la mesure où:a)la nature des transactions est identique même si leur montant est important;b)le montant des transactions est négligeable;c)ces regroupements favorisent la clarté des états financiers.
Article 192Principe de non-compensation(Article 124 du règlement financier)Le principe de non-compensation signifie qu'aucune compensation ne peut être faite entre les créances et les dettes ou entre les charges et les produits, sauf dans le cas de charges et produits résultant de la même transaction, de transactions similaires ou d'opérations de couverture et pour autant qu'ils ne soient pas individuellement significatifs.
Article 193Principe de prééminence de la réalité sur l'apparence(Article 124 du règlement financier)Le principe de prééminence de la réalité sur l'apparence signifie que les événements comptables repris dans les états financiers sont présentés en fonction de leur nature économique.
Article 194Principe de comptabilité d'exercice(Article 125 du règlement financier)1.Le principe de la comptabilité d'exercice signifie que les transactions et les événements sont comptabilisés au moment où ils se produisent et non pas lors du paiement ou du recouvrement effectifs. Ils sont enregistrés dans les comptes des exercices auxquels ils se rapportent.2.Les méthodes comptables prévues à l'article 133 du règlement financier précisent le fait générateur de la comptabilisation de chaque opération.
Article 195Évaluation des éléments d'actif et de passif(Article 125 du règlement financier)1.L'évaluation des éléments d'actif et de passif se fonde sur le prix d'acquisition ou le coût de revient. Toutefois, la valeur des éléments de l'actif immobilisé autre que financier et des frais d'établissement est diminuée des amortissements. En outre, une diminution de la valeur d'un élément d'actif peut faire l'objet d'une réduction de valeur et une augmentation du passif exigible peut faire l'objet d'une provision.2.Les normes et méthodes comptables prévues à l'article 133 du règlement financier peuvent déterminer que tous les éléments ou seulement certains d'entre eux sont évalués à une valeur autre que celle du prix d'acquisition.
Article 196Provisions(Article 125 du règlement financier)Une provision est constituée seulement si les conditions suivantes sont réunies:a)il existe une obligation actuelle résultant d'un événement passé;b)il est probable qu'une sortie de ressources représentatives d'avantages économiques sera nécessaire pour éteindre l'obligation;c)le montant de l'obligation peut être estimé de manière fiable.
Article 197Structure du bilan(Article 126 du règlement financier)1.Le bilan est composé des différents postes regroupés en titres et sous-titres.2.Les postes de l'actif sont classés selon l'ordre croissant de liquidité et ceux du passif selon l'ordre croissant d'exigibilité.
Article 198Présentation du bilan(Article 126 du règlement financier)Pour la présentation du bilan, le comptable reprend au minimum les rubriques suivantes:ActifFrais d'établissementImmobilisations incorporellesImmobilisations corporellesImmobilisations financièresCréances à plus d'un anStocksCréances à un an au plusTrésorerie et équivalents de trésorerieComptes transitoires et de régularisationPassifCapitaux propres (constitués du résultat économique de l'exercice, du résultat reporté des exercices antérieurs et des réserves)ProvisionsDettes à plus d'un anDettes à un an au plusComptes transitoires et de régularisation
Article 199Compte de résultat économique(Article 126 du règlement financier)Le compte de résultat économique reflète les produits et charges de l'exercice dont la classification se fait en fonction de leur nature.
Article 200Présentation du compte de résultat économique(Article 126 du règlement financier)Pour la présentation du compte de résultat économique, le comptable tient compte du schéma minimal suivant:Recettes d'exploitation– Dépenses d'exploitation= Résultat d'exploitation± Résultat financier= Résultat des activités ordinaires± Résultats exceptionnels= Résultat de l'exercice
Article 201Tableaux des flux de trésorerie(Article 126 du règlement financier)Le tableau des flux de trésorerie reflète les mouvements de la trésorerie.La trésorerie est constituée des éléments suivants:a)les liquidités;b)les comptes et dépôts bancaires à vue;c)les autres valeurs disponibles qui peuvent rapidement être transformées en argent et dont la valeur est stable.
Article 202Classification des flux de trésorerie(Article 126 du règlement financier)1.Le tableau des flux de trésorerie reflète les mouvements de trésorerie classés en flux d'exploitation, en flux d'investissement et en flux financiers.2.Le flux de trésorerie d'exploitation reprend les mouvements de trésorerie résultant des activités ordinaires.3.Le flux de trésorerie d'investissement reprend les mouvements de trésorerie résultant de l'acquisition ou de la vente des immobilisations.4.Le flux de trésorerie financier reprend les mouvements de trésorerie provenant des emprunts et prêts ainsi que de toute autre source financière.
Article 203Annexe aux états financiers(Article 126 du règlement financier)L'annexe visée à l'article 126 du règlement financier fait partie intégrante des états financiers. Elle comporte au moins les informations suivantes:a)les principes, règles et méthodes comptables;b)les notes explicatives qui fournissent des informations supplémentaires qui ne sont pas présentées dans le corps des états financiers mais qui sont nécessaires à une image fidèle;c)les engagements hors bilan qui mentionnent les droits et obligations qui ne sont pas inclus au bilan et sont susceptibles d'avoir une influence importante sur le patrimoine, la situation financière ou le résultat de l'entité concernée.
Article 204Notes explicatives(Article 126 du règlement financier)Les notes explicatives sont présentées par référence croisée aux postes des états financiers auxquels elles se rapportent et dans le même ordre de présentation.
Article 205Compte de résultat de l'exécution budgétaire(Article 127 du règlement financier)1.Le compte de résultat de l'exécution budgétaire contient:a)une information sur les recettes comprenant:i)l'évolution des prévisions du budget en recettes;ii)l'exécution du budget en recettes;iii)l'évolution des droits constatés;b)des informations retraçant l'évolution de la totalité des crédits d'engagement et de paiement disponibles;c)des informations retraçant l'utilisation de la totalité des crédits d'engagement et de paiement disponibles;d)des informations concernant l'évolution des engagements restant à payer, reportés de l'exercice précédent ou engagés pendant l'exercice.2.En ce qui concerne l'information sur les recettes, est joint également un état faisant apparaître, par État membre, la répartition des montants restant à recouvrer à la fin de l'exercice correspondant à des ressources propres couvertes par un ordre de recouvrement.
Article 206Annexe au compte de résultat de l'exécution budgétaire(Article 127 du règlement financier)L'annexe au compte de résultat de l'exécution budgétaire visée à l'article 127 du règlement financier comprend au moins:a)les informations sur les principes budgétaires, types de crédit et structure du budget;b)les informations sur les engagements restant à liquider;c)les informations nécessaires à la bonne compréhension de l'exécution budgétaire.
CHAPITRE 2(Chapitre 3 du règlement financier)ComptabilitéSection 1Organisation comptable
Article 207Organisation comptable(Article 132 du règlement financier)1.Le comptable de chaque institution et organisme visé à l'article 121 du règlement financier établit et tient à jour une documentation décrivant l'organisation et les procédures comptables propres à son institution.2.Pour l'établissement des états financiers, le recours aux recensements extracomptables est limité dans toute la mesure du possible.3.Les recettes et dépenses budgétaires sont enregistrées dans le système informatisé visé à l'article 208 selon la nature économique de l'opération, en recettes ou dépenses courantes ou en capital.
Article 208Systèmes informatisés(Article 132 du règlement financier)1.La comptabilité est tenue à l'aide d'un système informatique intégré.2.L'organisation de la comptabilité tenue au moyen de systèmes et sous-systèmes informatisés requiert une description complète des systèmes et sous-systèmes.Cette description définit le contenu de tous les champs de données et précise la façon selon laquelle le système traite les opérations individuelles. Elle indique comment le système garantit l'existence d'une piste d'audit complète pour chaque opération, ainsi que pour toute modification apportée aux systèmes et sous-systèmes informatisés de façon à pouvoir identifier à tout moment la nature et l'auteur des changements.Les descriptions des systèmes et sous-systèmes comptables informatiques mentionnent, le cas échéant, les liens existants entre ces derniers et le système comptable central, notamment en matière de transfert de données et de rapprochement des soldes.3.L'accès aux systèmes et sous-systèmes informatisés est restreint aux personnes incluses sur une liste d'utilisateurs autorisés qui est tenue et mise à jour par chaque institution.
Section 2Livres comptables
Article 209Livres comptables(Article 135 du règlement financier)1.Chaque institution ou chaque organisme visé à l'article 121 du règlement financier tiennent un livre-journal, un grand livre des comptes et un inventaire.2.Les livres comptables consistent en des documents informatiques identifiés par le comptable et offrant toute garantie en matière de preuve.3.Les écritures du livre journal sont reportées dans les comptes du grand livre des comptes, détaillées selon le plan comptable visé à l'article 212.4.Le livre-journal et le grand livre des comptes peuvent être détaillés en autant de journaux auxiliaires et de livres auxiliaires que l'importance et les besoins l'exigent.5.Les écritures enregistrées dans les journaux et livres auxiliaires sont centralisées au moins mensuellement dans le livre-journal et dans le grand livre des comptes.
Article 210Balance générale des comptes(Article 135 du règlement financier)Chaque institution et organisme visé à l'article 121 du règlement financier établit une balance des comptes qui reprend tous les comptes de la comptabilité générale, y compris les comptes soldés au cours de l'exercice avec, pour chacun d'eux:a)le numéro du compte;b)le libellé;c)le total des débits;d)le total des crédits;e)le solde.
Article 211Rapprochements comptables(Article 135 du règlement financier)1.Les données du grand livre des comptes sont conservées et organisées de manière à justifier le contenu de chacun des comptes repris à la balance générale des comptes.2.En ce qui concerne l’inventaire des immobilisations, les dispositions des articles 220 à 227 s’appliquent.
Section 3Plan comptable
Article 212Plan comptable(Article 135 du règlement financier)1.Le plan comptable est arrêté par le comptable de la Commission.2.Le plan comptable regroupe les comptes en classes.Chaque classe peut être divisée en groupes et sous-groupes, en fonction des besoins.3.Le plan comptable doit prévoir au moins les classes suivantes:a)pour les comptes de bilan:i)classe 1: comptes de capitaux propres, de provisions et de dettes à plus d'un an;ii)classe 2: comptes de frais d'établissement, d'actifs immobilisés et de créances à plus d'un an;iii)classe 3: comptes de stock;iv)classe 4: comptes de créances et de dettes à un an au plus;v)classe 5: comptes financiers;b)pour les comptes de gestion:i)classe 6: comptes de charges;ii)classe 7: comptes de produits;c)pour les comptes spéciaux:classes 8 et 9: comptes spéciaux;d)pour les opérations hors bilan:classe 0: opérations hors bilan.4.Le contenu de chaque compte et classe ainsi que son fonctionnement sont déterminés par le plan comptable.
Section 4Enregistrement
Article 213Écritures comptables(Article 135 du règlement financier)1.Les écritures sont passées selon la méthode dite "en partie double" en vertu de laquelle tout mouvement ou variation enregistré dans la comptabilité est représenté par une écriture qui établit une équivalence entre ce qui est porté au débit et ce qui est porté au crédit des différents comptes affectés par cette écriture.2.La contrepartie en euros d'une transaction libellée en une monnaie autre que l'euro est calculée et comptabilisée.Les transactions en monnaies des comptes réévaluables font l'objet d'une réévaluation monétaire au moins lors de chaque clôture comptable.Cette réévaluation est effectuée sur base des cours établis conformément à l'article 8.Le cours à utiliser pour la conversion entre l’euro et une autre monnaie afin d’établir le bilan au 31 décembre de l’année N est celui du dernier jour ouvrable de l’année N.3.Les règles comptables arrêtées en vertu de l’article 133 du règlement financier précisent les règles de conversion et de réévaluation à prévoir aux fins de la comptabilité d’exercice.
Article 214Enregistrements comptables(Article 135 du règlement financier)Tout enregistrement comptable précise l'origine, le contenu et l'imputation de chaque donnée, ainsi que les références de la pièce justificative s'y rapportant.
Article 215Pièces justificatives(Article 135 du règlement financier)1.Chaque écriture s'appuie sur une pièce justificative datée et numérotée, établie sur papier ou sur un support assurant la fiabilité et la conservation de son contenu pendant les délais visés à l'article 49.2.Les opérations de même nature, réalisées en un même lieu et au cours d'une même journée, peuvent être récapitulées sur une pièce justificative unique.
Article 216Enregistrement dans le livre-journal(Article 135 du règlement financier)Les opérations comptables sont enregistrées dans le livre-journal selon une des méthodes suivantes, qui ne sont pas exclusives l'une de l'autre:a)soit jour par jour, opération par opération;b)soit par récapitulation mensuelle des totaux des opérations, à la condition de conserver tous les documents permettant de vérifier ces opérations jour par jour, opération par opération.
Article 217Validation de l'enregistrement(Article 135 du règlement financier)1.Le caractère définitif des enregistrements repris au livre-journal et repris dans un livre d'inventaire est assuré par une procédure de validation qui interdit toute modification ou suppression de l'enregistrement.2.Une procédure de clôture destinée à figer la chronologie et à garantir l'intangibilité des enregistrements est mise en œuvre au plus tard avant la présentation des états financiers définitifs.
Section 5Rapprochement et vérification
Article 218Rapprochement des comptes(Article 135 du règlement financier)1.Les soldes des comptes de la balance générale sont rapprochés périodiquement et au moins lors de la clôture annuelle avec les données des systèmes de gestion utilisés par les ordonnateurs pour la gestion des éléments patrimoniaux et pour l'alimentation journalière du système comptable.2.Périodiquement, et au moins lors de chaque clôture comptable, le comptable vérifie que les données du livre d'inventaire visé à l'article 209 correspondent à la réalité et contrôle notamment:a)les avoirs en banque, par rapprochement des extraits de compte communiqués par les institutions financières;b)les fonds détenus en caisse, par rapprochement avec les données du livre de caisse.En ce qui concerne les comptes d'immobilisations, cet examen se fait conformément aux dispositions de l'article 224.3.Les comptes de liaison interinstitutionnels sont rapprochés et apurés mensuellement.4.Les comptes d'attente sont annuellement examinés par le comptable afin de les apurer dans les plus brefs délais.
Section 6Comptabilité budgétaire
Article 219Contenu et tenue de la comptabilité budgétaire(Article 137 du règlement financier)1.La comptabilité budgétaire enregistre pour chaque subdivision du budget:a)en ce qui concerne les dépenses:i)les crédits autorisés dans le budget initial, les crédits inscrits dans des budgets rectificatifs, les crédits reportés, les crédits ouverts suite à la perception de recettes affectées, les crédits résultant de virements et le montant total des crédits ainsi disponibles;ii)les engagements et les paiements de l'exercice;b)en ce qui concerne les recettes:i)les prévisions inscrites dans le budget initial, les prévisions inscrites dans les budgets rectificatifs, les recettes affectées et le montant total des prévisions ainsi évaluées;ii)les droits constatés et les recouvrements de l'exercice;c)la reprise des engagements restant à payer et des recettes restant à recouvrer des exercices antérieurs.Les crédits d'engagement et les crédits de paiement visés au premier alinéa, point a), sont enregistrés et suivis séparément.Sont également enregistrés en comptabilité budgétaire les engagements provisionnels globaux relatifs au Fonds européen d'orientation et de garantie agricole FEAGA, et les paiements correspondants.Ces engagements sont présentés au regard de l'ensemble des crédits du FEAGA.2.La comptabilité budgétaire permet un suivi distinct de:a)l'utilisation des crédits reportés et des crédits de l'exercice;b)la liquidation des engagements restant à liquider.En ce qui concerne les recettes, les créances restant à recouvrer des exercices antérieurs sont suivies séparément.3.La comptabilité budgétaire peut être organisée de manière à développer une comptabilité analytique.4.La comptabilité budgétaire est tenue à l'aide des systèmes informatiques, dans des livres ou sur fiches.
CHAPITRE 3(Chapitre 4 du règlement financier)Inventaire des immobilisations
Article 220Inventaire des immobilisations(Article 138 du règlement financier)Le système d'inventaire des immobilisations est établi par l'ordonnateur avec l'assistance du comptable. Ce système d'inventaire fournit toutes les informations nécessaires à la tenue de la comptabilité et à la conservation des actifs.
Article 221Conservation des biens(Article 138 du règlement financier)Les institutions arrêtent, chacune pour ce qui la concerne, les dispositions relatives à la conservation des biens repris dans leurs bilans respectifs et déterminent les services administratifs responsables du système d'inventaire.
Article 222Inscription des biens dans l’inventaire(Article 138 du règlement financier)Font l’objet d’une inscription à l’inventaire et d’un enregistrement dans les comptes d’immobilisations toutes les acquisitions de biens dont la durée d’utilisation est supérieure à un an, n’ayant pas un caractère de bien de consommation et dont le prix d’acquisition ou le coût de revient est supérieur à celui indiqué dans les règles comptables arrêtées en vertu de l’article 133 du règlement financier.
Article 223Contenu de l'inventaire pour les biens(Article 138 du règlement financier)L'inventaire reprend une description appropriée du bien, précise sa localisation, sa date d'acquisition et son coût unitaire.
Article 224Contrôles de l'inventaire(Article 138 du règlement financier)Les contrôles de l'inventaire entrepris par les institutions sont exécutés de manière à s'assurer de l'existence physique de chaque bien et de la conformité de l'inscription à l'inventaire. Ce contrôle est effectué dans le cadre d'un programme annuel de vérification, sauf pour les immobilisations corporelles et incorporelles dont le contrôle sera effectué, au minimum, sur une base triennale.
Article 225Revente des biens(Article 138 du règlement financier)Les membres, les fonctionnaires ou agents et autre personnel des institutions et organismes visés à l'article 121 du règlement financier ne peuvent pas se porter acquéreurs des biens revendus par ces institutions et organismes sauf lorsque ces biens sont revendus par une procédure d'adjudication publique.
Article 226Procédure de vente des biens immobilisés(Article 138 du règlement financier)1.Les ventes des biens immobilisés font l'objet d'une publicité locale appropriée, lorsque la valeur d'achat unitaire de ces biens est égale ou supérieure à 8100 euros. La période comprise entre la date de publication de la dernière annonce et la conclusion du contrat de vente est au minimum de quatorze jours calendrier.Elles font l'objet d'un avis de vente publié au Journal officiel des Communautés européennes lorsque la valeur d'achat unitaire de ces biens est égale ou supérieure à 391100 euros. Une publicité appropriée peut en outre être faite dans la presse des États membres. La période comprise entre la date de publication de l'avis publié au Journal officiel des Communautés européennes et la conclusion du contrat de vente est au minimum d'un mois.2.Lorsque le coût de la publicité excède le bénéfice escompté de l'opération, il peut être renoncé à cette publicité.3.Les institutions sont tenues de rechercher chaque fois les meilleurs prix pour les ventes des biens immobilisés.
Article 227Procédure de cession des biens immobilisés(Article 138 du règlement financier)La cession, à titre onéreux ou gratuit, la mise au rebut, la location et la disparition par perte, vol ou quelque cause que ce soit, des biens inventoriés donnent lieu à l'établissement d'une déclaration ou d'un procès-verbal de l'ordonnateur.La déclaration ou le procès-verbal constate en particulier l'éventualité d'une obligation de remplacement à la charge d'un fonctionnaire ou agent des Communautés ou de toute autre personne.Les mises à disposition à titre gratuit de biens immeubles ou de grandes installations donnent lieu à l'établissement de contrats et font l'objet d'une communication annuelle au Parlement européen et au Conseil à l'occasion de la présentation de l'avant-projet de budget.
DEUXIÈME PARTIEDISPOSITIONS PARTICULIÈRESTITRE I(TITRE II DE LA DEUXIEME PARTIE DU RÉGLEMENT FINANCIER)FONDS STRUCTURELS, FONDS DE COHÉSION, FONDS EUROPÉEN POUR LA PÊCHE ET FONDS EUROPÉEN AGRICOLE POUR LE DÉVELOPPEMENT RURAL
Article 228Remboursement des acomptes(Article 157 du règlement financier)Conformément à la réglementation sur les Fonds structurels, le Fonds de cohésion, le Fonds européen pour la pêche et le Fonds européen agricole pour le développement rural, le remboursement total ou partiel des acomptes versés au titre d'une intervention n'a pas pour effet de réduire la participation des fonds à l'intervention concernée.Les montants remboursés constituent des recettes affectées conformément à l'article 18, paragraphe 1, point f), du règlement financier.
TITRE II(TITRE III DU RÈGLEMENT FINANCIER)RECHERCHE
Article 229Typologie des actions(Article 160 du règlement financier)1.Les crédits de recherche et de développement technologique sont mis en œuvre par l'exécution d'actions directes, d'actions indirectes dans le cadre du programme-cadre de recherche visé à l'article 166 du traité CE, ainsi que des actions visées à l'article 165 dudit traité par la participation à des programmes et par des activités concurrentielles menées par le Centre commun de recherche (CCR).2.Les actions directes sont exécutées par les établissements du CCR et sont financées en principe intégralement par le budget. Elles consistent en:a)des programmes de recherche;b)des activités de recherche exploratoire;c)des activités de soutien scientifique et technique de nature institutionnelle.3.Les actions indirectes consistent en des programmes exécutés dans le cadre de contrats à conclure avec des tiers. Le CCR peut participer à ces contrats sur la même base que les tiers.4.En vue d'assurer la cohérence réciproque des politiques nationales et de la politique communautaire de la recherche, la Commission peut prendre des initiatives conformément aux dispositions de l'article 165 du traité CE et mettre à charge du budget des dépenses à caractère exclusivement administratif.5.Outre les programmes spécifiques visés à l'article 166, paragraphe 3, du traité CE, la Communauté peut adopter:a)des programmes complémentaires auxquels ne participent que certains États membres, conformément aux dispositions de l'article 168 du traité CE;b)des programmes entrepris par plusieurs États membres, y compris la participation aux structures créées pour l'exécution de ces programmes, conformément aux dispositions de l'article 169 du traité CE;c)des actions de coopération avec des pays tiers ou des organisations internationales, conformément aux dispositions de l'article 170 du traité CE;d)des entreprises communes, conformément aux dispositions de l'article 171 du traité CE.6.Les activités de nature concurrentielle exercées par le CCR consistent en:a)des activités de soutien scientifique et technique dans les programmes-cadres de recherche et de développement technologique, financées en principe intégralement par le budget;b)des activités pour compte de tiers.7.La prévision de créance visée à l'article 160, paragraphe 1 bis, du règlement financier est transmise au comptable en vue de son enregistrement.
Article 230Règles applicables au CCR(Article 161 du règlement financier)1.Les prévisions de créances visées à l'article 161, paragraphe 2, du règlement financier, sont transmises au comptable en vue de leur enregistrement.2.Lorsque les activités exercées par le CCR pour le compte de tiers impliquent la passation d'un marché, la procédure de passation de ce marché respecte les principes de transparence et d'égalité de traitement.
TITRE III(TITRE IV DU RÈGLEMENT FINANCIER)ACTIONS EXTÉRIEURESCHAPITRE 1Dispositions générales
Article 231Actions susceptibles d'être financées(Article 162 du règlement financier)Les crédits relatifs aux actions visées au titre IV, chapitre 1, de la deuxième partie du règlement financier peuvent notamment financer des marchés, des subventions, y compris les bonifications d'intérêts, des prêts spéciaux, la garantie de prêts et des actions en matière d'assistance financière, d'appui budgétaire et autres formes spécifiques de support budgétaire.
CHAPITRE 2Mise en œuvre des actions
Article 232Convention de financement en gestion décentralisée(Article 166 du règlement financier)1.Préalablement à la conclusion d'une convention de financement relative à la mise en œuvre d'une action destinée à être gérée de manière décentralisée, l'ordonnateur compétent s’assure, par des vérifications sur pièces et sur place, que le système de gestion et de contrôle mis en place par le pays tiers bénéficiaire pour la gestion des fonds communautaires est conforme à l'article 56 du règlement financier.2.Chaque convention de financement conclue dans le cadre de la gestion décentralisée prévoit expressément, en tout ou en partie selon le degré de décentralisation convenu, des dispositions:a)garantissant le respect des critères visés à l'article 56, paragraphes 1 et 2, du règlement financier;b)indiquant que si les critères minimaux visés à l'article 56, paragraphes 1 et 2, du règlement financier cessent d'être appliqués, la Commission peut suspendre ou mettre fin à l'exécution de la convention;c)définissant la procédure contradictoire d'apurement des comptes susceptible de mener à la mise en cause de la responsabilité du pays tiers telle que visée à l'article 53 quater, du règlement financier;d)établissant les mécanismes de correction financière visés à l'article 53 quater du règlement financier et précisés à l'article 42 du présent règlement, et notamment le recours au recouvrement par voie de compensation lorsque l'action est entièrement décentralisée;e)relatives à la publication des noms des bénéficiaires de fonds en provenance du budget.3.Les dispositions visées au paragraphe 2, point e), prévoient que le pays tiers publie sur son site Internet les informations visées à l'article 169, paragraphe 2, selon une présentation standard et en un endroit spécifique et aisément accessible du site. Si cette publication sur Internet est impossible, les informations sont publiées par tout autre moyen approprié, dont le Journal officiel national.La publication a lieu au cours du premier semestre suivant la clôture de l'exercice budgétaire au titre duquel les fonds ont été attribués au pays tiers.Le pays tiers communique à la Commission l'adresse de publication et il est fait référence à cette adresse à l'endroit spécifique du site Internet des institutions communautaires visé à l'article 169, paragraphe 1. Si les informations sont publiées par un autre moyen, le pays tiers fournit à la Commission tous les renseignements sur le moyen utilisé.
Article 233Prêts spéciaux(Article 166 du règlement financier)Tout projet d'investissement financé par un prêt spécial donne lieu à la conclusion d'un contrat de prêt entre la Commission, agissant au nom des Communautés, et l'emprunteur.
Article 233 bisDégagement d'office d'engagements fractionnés utilisés dans des programmes pluriannuels(Article 166, paragraphe 3, du règlement financier)1.Les éléments suivants n'entrent pas dans le calcul du dégagement d'office prévu à l'article 166, paragraphe 3, point a), du règlement financier:a)la partie des engagements budgétaires qui a fait l'objet d'une déclaration de dépenses mais dont le remboursement a été interrompu ou suspendu par la Commission au 31 décembre de l'année n + 3;b)la partie des engagements budgétaires pour laquelle il n'a pas été possible de procéder à un versement ou d'établir une déclaration de dépenses pour des raisons de force majeure ayant des répercussions sérieuses sur la mise en œuvre du programme.Les autorités nationales qui invoquent la force majeure en vertu du premier alinéa, point b), doivent démontrer ses conséquences directes sur la mise en œuvre de tout ou partie du programme.2.La Commission informe en temps utile le pays bénéficiaire et les autorités concernées lorsqu'il existe un risque que soit appliqué le dégagement d'office. Elle les informe du montant du dégagement d'office résultant des informations en sa possession. Le pays bénéficiaire dispose d'un délai de deux mois à compter de la réception de cette information pour donner son accord sur le montant en cause ou présenter ses observations. La Commission procède au dégagement d'office dans un délai n'excédant pas neuf mois à compter des dates limites fixées à l'article 166, paragraphe 3, points a) et b) respectivement, du règlement financier.3.En cas de dégagement d'office, la contribution financière de la Communauté aux programmes concernés est réduite, pour l'année en question, du montant du dégagement d'office. Le pays bénéficiaire produit un plan de financement révisé afin de répartir le montant de la réduction du concours entre les axes prioritaires et les mesures, le cas échéant. À défaut, la Commission réduit les montants alloués à chaque axe prioritaire et à chaque mesure, au prorata le cas échéant.
Article 234Comptes bancaires(Article 166 du règlement financier)1.Pour l'exécution des paiements dans la monnaie de l'État bénéficiaire, des comptes libellés en euros sont ouverts dans l'État bénéficiaire ou dans un des États membres, au nom de la Commission ou, d'un commun accord, au nom du bénéficiaire auprès d'une institution financière. Les intitulés de ces comptes permettent l'identification des fonds en cause.2.Les comptes visés au paragraphe 1 sont alimentés en fonction des besoins réels de trésorerie. Les transferts sont effectués en euros et sont convertis, si nécessaire, dans la monnaie de l'État bénéficiaire au fur et à mesure de l'exigibilité des paiements à effectuer, conformément aux dispositions des articles 7 et 8.
CHAPITRE 3Passation des marchés
Article 235Location d'immeubles(Article 167 du règlement financier)Les seuls marchés immobiliers pouvant être financés par des crédits opérationnels destinés aux actions extérieures sont ceux relatifs à la location de bâtiments déjà construits au moment de la signature du contrat de location. Ces marchés font l'objet de la publication prévue à l'article 119.
Article 236Définitions(Article 167 du règlement financier)1.Les marchés de services comprennent les marchés d'études et d'assistance technique.Il s'agit d'un marché d'études si le contrat de services conclu entre un prestataire de services et le pouvoir adjudicateur concerne, entre autres, les études portant sur l'identification et la préparation des projets, les études de faisabilité, les études économiques et de marché, les études techniques, les évaluations et les audits.Il s'agit d'un marché d'assistance technique dans les cas où le prestataire de services est chargé d'exercer une fonction de conseil, ainsi que dans les cas où il est appelé à assurer la direction ou la supervision d'un projet, à mettre à disposition les experts spécifiés dans le marché.2.Lorsque un État tiers dispose dans ses services ou des entités à participation publique d'un personnel de gestion qualifié, les marchés peuvent être exécutés directement par ces services ou entités en régie.
Article 237Dispositions spécifiques relatives aux seuils et modalités de passation des marchés extérieurs[Article 167, paragraphe 1, points a) et b), du règlement financier]1.Les articles 118 à 121, sauf pour les définitions, l'article 122, paragraphes 3 et 4, les articles 123, 126 à 129, l'article 131, paragraphes 3 à 6, l'article 139, paragraphe 2, les articles 140 à 146, l'article 148 et les articles 151, 152 et 158 bis du présent règlement ne s’appliquent pas aux marchés passés par ou pour le compte des pouvoirs adjudicateurs visés à l'article 167, paragraphe 1, points a) et b), du règlement financier.La mise en œuvre des dispositions de marché relevant du présent chapitre fait l'objet d'une décision de la Commission.2.En cas de non-respect des procédures prévues par les dispositions visées au paragraphe 1, les dépenses relatives aux opérations en cause sont inéligibles au financement communautaire.3.Les marchés passés dans le cadre de l'aide alimentaire obéissent aux modalités spécifiques du règlement (CE) no 2519/97 de la CommissionJO L 346 du 17.12.1997, p. 23..4.Le présent chapitre ne s'applique pas aux pouvoirs adjudicateurs visés à l'article 167, paragraphe 1, point b), du règlement financier lorsque, suite aux contrôles visés à l'article 35, la Commission les a autorisés à utiliser leurs propres procédures de passation de marché dans le cadre d'une gestion décentralisée.
Article 238Marchés à passer par des pouvoirs adjudicateurs visés à l'article 167, paragraphe 1, point c), du règlement financier[Article 167, paragraphe 1, point c), du règlement financier]1.Les dispositions du présent chapitre ne s'appliquent pas aux marchés à passer par les pouvoirs adjudicateurs visés à l'article 167, paragraphe 1, point c), du règlement financier.2.Les dispositions du présent chapitre ne s'appliquent pas aux actions menées dans le cadre du règlement (CE) no 1257/96.3.Les procédures spécifiques de passation de marchés à appliquer dans les cas visés aux paragraphes 1 et 2 du présent article, font l'objet d'une décision de la Commission dans le respect des principes visés à l'article 184.4.En cas de non-respect des procédures visées au paragraphe 3, les dépenses relatives aux opérations en cause sont inéligibles au financement communautaire.
Article 239Publicité et non-discrimination(Articles 167 et 168 du règlement financier)La Commission prend les mesures propres à assurer, à égalité de conditions, une participation aussi large que possible aux appels à la concurrence relatifs aux marchés financés par la Communauté. À cet effet, il est veillé notamment:a)à assurer de manière adéquate, la publication préalable des avis de pré-information, avis de marché et avis d'attribution dans des délais satisfaisants;b)à éliminer toute pratique discriminatoire ou spécification technique de nature à faire obstacle à une large participation, dans des conditions égales, de toutes personnes physiques et morales visées à l'article 168 du règlement financier.
Article 240Mesures de publicité(Article 167 du règlement financier)1.L’avis de pré-information pour les appels d’offres internationaux est envoyé à l’OPOCE le plus rapidement possible pour les marchés de fournitures et de services et le plus rapidement possible après la décision autorisant le programme pour les marchés de travaux.2.Aux fins du présent chapitre, l'avis de marché est publié:a)au moins au Journal officiel des Communautés européennes et sur Internet pour les appels d'offres internationaux;b)au moins au Journal officiel de l'État bénéficiaire ou tout média équivalent pour les appels d'offres locaux.Dans le cas où l'avis de marché est également publié localement, il doit être identique à celui publié au Journal officiel des Communautés européennes et sur Internet et il doit être publié simultanément. La publication au Journal officiel des Communautés européennes et sur Internet est assurée par la Commission. La publication locale éventuelle est assurée par le bénéficiaire.3.L'avis d'attribution est envoyé à compter de la signature du contrat, sauf, lorsque cela demeure nécessaire, pour les marchés qui sont déclarés secrets ou dont l'exécution doit s’accompagner de mesures particulières de sécurité, ou lorsque la protection des intérêts essentiels de l'Union européenne ou du pays bénéficiaire l'exige, et lorsque la publication de l'avis d'attribution est jugée inappropriée.
Article 241Seuils et procédures de passation de marchés de services(Article 167 du règlement financier)1.Les seuils et procédures visés à l'article 167 du règlement financier sont fixés de la manière suivante pour les marchés de services:a)marchés d’une valeur égale ou supérieure à 200000 EUR: appel d’offres restreint international au sens de l’article 122, paragraphe 2, et de l’article 240, paragraphe 2, point a);b)marchés d'une valeur inférieure à 200000 euros: procédure négociée concurrentielle au sens du paragraphe 3, pour autant que le recours à un contrat-cadre existant soit impossible ou infructueux.Les marchés d'une valeur inférieure ou égale à 10000 EUR peuvent faire l'objet d'une seule offre.2.Dans la procédure restreinte internationale visée au paragraphe 1, point a), l'avis de marché indique le nombre de candidats qui seront invités à remettre une offre. Pour les marchés de services, le nombre de soumissionnaires se situe dans une fourchette de quatre à huit candidats. Le nombre de candidats admis à soumissionner doit être suffisant pour assurer une concurrence réelle.La liste des candidats sélectionnés est publiée sur le site Internet de la Commission.Si le nombre de candidats satisfaisant aux critères de sélection ou aux niveaux minimaux de capacité est inférieur au nombre minimal, le pouvoir adjudicateur peut inviter à soumissionner uniquement les candidats satisfaisant aux critères de soumission d’une offre.3.Dans la procédure visée au paragraphe 1, point b), le pouvoir adjudicateur élabore une liste d’un minimum de trois soumissionnaires de son choix. La procédure implique une mise en concurrence limitée, sans publication, et est appelée procédure négociée concurrentielle ne relevant pas de l’article 124.L’ouverture et l’évaluation des offres sont faites par un comité d’évaluation doté de l’expertise technique et administrative nécessaire. Les membres du comité d’évaluation doivent signer une déclaration d’impartialité.Si, à la suite de la consultation des soumissionnaires, le pouvoir adjudicateur ne reçoit qu’une seule offre valable sur les plans administratif et technique, le marché peut être passé à condition que les critères d’attribution soient remplis.4.Les offres sont envoyées sous double enveloppe, c'est-à-dire dans un colis ou enveloppe extérieure contenant deux enveloppes distinctes et scellées, portant les mentions: Enveloppe A "Offre technique" et Enveloppe B "Offre financière". L'enveloppe extérieure portera:a)l'adresse indiquée dans le dossier d'appel d'offres pour la remise des offres;b)la référence à l'avis d'appel d'offres auquel le soumissionnaire répond;c)le cas échéant, les numéros des lots pour lesquels une offre est présentée;d)la mention "À ne pas ouvrir avant la séance d'ouverture des offres", rédigée dans la langue du dossier d'appel d'offres.Si des entretiens ont été prévus dans le dossier d’appel d’offres, le comité d’évaluation peut procéder à un entretien avec le personnel principal de l’équipe des experts proposés par chaque soumissionnaire parmi les offres techniquement acceptables après avoir établi ses conclusions provisoires écrites et avant de conclure définitivement l’évaluation des offres techniques. Dans ce cas, les experts, de préférence collectivement s’il s’agit d’une équipe, sont interrogés par le comité d’évaluation, et à intervalles de temps rapprochés pour permettre les comparaisons. Les entretiens se déroulent sur base d’un profil d’entretien convenu préalablement par le comité d’évaluation et appliqué aux différents experts ou équipes convoqués. Le jour et l’heure de l’entretien doivent être communiqués aux soumissionnaires au minimum dix jours de calendrier à l’avance. En cas de force majeure, empêchant le soumissionnaire d’être présent à l’entretien, une nouvelle convocation lui sera envoyée.5.Les critères d'attribution du marché servent à identifier l'offre économiquement la plus avantageuse.Le choix de l'offre économiquement la plus avantageuse résulte d'une pondération entre la qualité technique et le prix des offres selon une clef de répartition 80/20. À cet effet:a)les points attribués aux offres techniques sont multipliés par un coefficient de 0,80;b)les points attribués aux offres financières sont multipliés par un coefficient de 0,20.
Article 242Recours à la procédure négociée pour les marchés de services(Article 167 du règlement financier)1.Pour les marchés de services, les pouvoirs adjudicateurs peuvent recourir à une procédure négociée sur la base d’une seule offre dans les cas suivants:a)lorsque l'urgence impérieuse, résultant d'événements imprévisibles pour les pouvoirs adjudicateurs en question et ne pouvant en aucun cas leur être imputables, n'est pas compatible avec les délais exigés par les procédures visées à l'article 91, paragraphe 1, points a), b) et c), du règlement financier;b)lorsque les prestations sont confiées à des organismes publics ou à des institutions ou associations sans but lucratif et ont pour objet des actions à caractère institutionnel ou visant à mettre en œuvre une assistance aux populations dans le domaine social;c)pour des prestations en prolongation de services déjà engagés, aux conditions prévues au paragraphe 2;d)lorsqu'un appel d'offres est demeuré infructueux, c'est-à-dire n'a donné aucune offre méritant d'être retenue sur le plan qualitatif et/ou financier, auquel cas, après annulation de l'appel d'offres, le pouvoir adjudicateur peut entamer des négociations avec le ou les soumissionnaires de son choix ayant participé à l'appel d'offres, pour autant que les conditions initiales du marché ne soient pas substantiellement modifiées;e)lorsque le marché considéré fait suite à un concours et doit, conformément aux règles applicables, être attribué au lauréat ou à un des lauréats du concours, auquel cas, tous les lauréats du concours sont invités à participer aux négociations;f)pour les services dont l'exécution, pour des raisons techniques ou tenant à la protection de droits d'exclusivité, ne peut être confiée qu'à un prestataire déterminé;g)lorsqu’une tentative d’appliquer la procédure négociée concurrentielle à la suite du recours infructueux à un contrat-cadre a échoué. En pareil cas, après annulation de la procédure négociée concurrentielle, le pouvoir adjudicateur peut entamer des négociations avec le ou les soumissionnaires de son choix ayant participé à l’appel d’offres, pour autant que les conditions initiales du marché ne soient pas substantiellement modifiées;h)pour les marchés qui sont déclarés secrets ou dont l'exécution doit s’accompagner de mesures particulières de sécurité, ou lorsque la protection des intérêts essentiels de l'Union européenne ou du pays bénéficiaire l'exige.Aux fins du premier alinéa, point a), sont assimilées à des situations d'urgence impérieuse, les interventions effectuées dans le cadre des situations de crise visées à l'article 168, paragraphe 2. L'ordonnateur délégué, le cas échéant en concertation avec les autres ordonnateurs délégués concernés, constate la situation d'urgence impérieuse et réexamine sa décision régulièrement au regard du principe de bonne gestion financière.Lorsque la Commission n’est pas le pouvoir adjudicateur, le recours à la procédure négociée est soumis à l’accord préalable de l’ordonnateur compétent.2.Les prestations en prolongation de services visées au paragraphe 1, point c), sont les suivantes:a)des prestations complémentaires ne figurant pas dans le marché principal, mais qui, à la suite d'une circonstance imprévue, sont devenues nécessaires à l'exécution du marché, à condition que la prestation complémentaire ne puisse être techniquement ou économiquement séparée du marché principal sans créer un inconvénient majeur au pouvoir adjudicateur et que le montant cumulé des prestations complémentaires ne dépasse pas 50 % de la valeur du marché principal;b)des prestations additionnelles consistant dans la répétition de services similaires confiés au prestataire titulaire du premier marché, à condition que:i)la première prestation ait fait l’objet d’une publication d’un avis de marché et que la possibilité de recourir à la procédure négociée pour les nouvelles prestations au projet ainsi que son coût estimé aient été clairement indiqués dans la publication de l’avis de marché de la première prestation;ii)l’extension du marché ait un caractère unique, pour une valeur et une durée ne dépassant pas la valeur et la durée du marché initial.
Article 243Seuils et procédures de passation de marchés de fournitures(Article 167 du règlement financier)1.Les seuils et procédures visés à l'article 167 du règlement financier sont fixés de la manière suivante pour les marchés de fournitures:a)marchés d’une valeur égale ou supérieure à 150000 EUR: appel d’offres ouvert international au sens de l’article 122, paragraphe 2, et de l’article 240, paragraphe 2, point a);b)marchés d’une valeur égale ou supérieure à 60000 EUR mais inférieure à 150000 EUR: appel d’offres ouvert local au sens de l’article 122, paragraphe 2, et de l’article 240, paragraphe 2, point b);c)marchés d'une valeur inférieure à 60000 EUR: procédure négociée concurrentielle au sens du paragraphe 2.Les marchés d'une valeur inférieure ou égale à 10000 EUR peuvent faire l'objet d'une seule offre.2.Dans la procédure visée au paragraphe 1, point c), le pouvoir adjudicateur élabore une liste d’au minimum trois fournisseurs de son choix. La procédure implique une mise en concurrence limitée, sans publication, et est appelée procédure négociée concurrentielle ne relevant pas de l’article 124.L’ouverture et l’évaluation des offres sont faites par un comité d’évaluation doté de l’expertise technique et administrative nécessaire. Les membres du comité d’évaluation doivent signer une déclaration d’impartialité.Si, à la suite de la consultation des fournisseurs, le pouvoir adjudicateur ne reçoit qu’une seule offre valable sur les plans administratif et technique, le marché peut être passé à condition que les critères d’attribution soient remplis.3.Chaque offre technique et financière doit être placée, à l'intérieur d'un colis ou d'une enveloppe extérieure, dans une enveloppe unique scellée portant:a)l'adresse indiquée dans le dossier d'appel d'offres pour la remise des offres;b)la référence à l'avis d'appel d'offres auquel le soumissionnaire répond;c)le cas échéant, les numéros des lots pour lesquels une offre est présentée;d)la mention "À ne pas ouvrir avant la séance d'ouverture des offres", rédigée dans la langue du dossier d'appel d'offres.Aux lieu et heure fixés dans le dossier d'appel d'offres, les offres sont ouvertes en séance publique par le comité d'évaluation. Lors de l'ouverture publique des offres, les noms des soumissionnaires, les prix proposés, l'existence de la garantie de soumission requise et toute autre formalité que le pouvoir adjudicateur estime appropriée, doivent être annoncés.4.Dans le cas d'un marché de fournitures, sans service après-vente, le seul critère d'attribution est le prix.Dans le cas où des propositions pour le service après-vente ou pour une formation présentent une importance particulière, l'offre économiquement la plus avantageuse est choisie, en tenant compte de la qualité technique du service offert et du prix proposé.
Article 244Recours à la procédure négociée pour les marchés de fournitures(Article 167 du règlement financier)1.Les marchés de fournitures peuvent être passés par procédure négociée sur la base d’une seule offre, dans les cas suivants:a)lorsque l'urgence impérieuse, résultant d'événements imprévisibles pour les pouvoirs adjudicateurs en question et ne pouvant en aucun cas leur être imputables, n'est pas compatible avec les délais exigés par les procédures visées à l'article 91, paragraphe 1, points a), b) et c), du règlement financier;b)lorsque la nature ou les caractéristiques particulières de certaines fournitures le justifient, par exemple, lorsque l'exécution du marché est réservée exclusivement aux titulaires de brevets ou de licences en régissant l'utilisation;c)pour les livraisons complémentaires effectuées par le fournisseur initial et destinées soit au renouvellement partiel de fournitures ou d'installations d'usage courant, soit à l'extension de fournitures ou d'installations existantes et lorsque le changement de fournisseur obligerait le pouvoir adjudicateur à acquérir un matériel de technique différente entraînant une incompatibilité ou des difficultés techniques d'utilisation et d'entretien disproportionnées;d)lorsqu'un appel d'offres est demeuré infructueux, c'est-à-dire n'a donné aucune offre méritant d'être retenue sur le plan qualitatif et/ou financier, auquel cas, après annulation de l'appel d'offres, le pouvoir adjudicateur peut entamer des négociations avec le ou les soumissionnaires de son choix ayant participé à l'appel d'offres, pour autant que les conditions initiales du marché ne soient pas substantiellement modifiées;e)lorsqu’après deux tentatives, la procédure d’appel d’offres négociée concurrentielle est demeurée infructueuse, c’est-à-dire qu’elle n’a donné aucune offre valable sur les plans administratif et technique ou méritant d’être retenue sur le plan qualitatif et/ou financier. Dans ce cas, après annulation de la procédure négociée concurrentielle, le pouvoir adjudicateur peut entamer des négociations avec le ou les soumissionnaires de son choix ayant participé à l’appel d’offres, pour autant que les conditions initiales du marché ne soient pas substantiellement modifiées;f)pour les marchés qui sont déclarés secrets ou dont l'exécution doit s’accompagner de mesures particulières de sécurité, ou lorsque la protection des intérêts essentiels de l'Union européenne ou du pays bénéficiaire l'exige;g)pour les marchés portant sur des fournitures cotées et achetées à une bourse de matières premières;h)pour les marchés portant sur des achats à des conditions particulièrement avantageuses, soit auprès d'un fournisseur cessant définitivement ses activités commerciales, soit auprès de curateurs ou liquidateurs d'une faillite, d'un concordat judiciaire ou d'une procédure de même nature selon le droit national.Lorsque la Commission n’est pas le pouvoir adjudicateur, le recours à la procédure négociée est soumis à l’accord préalable de l’ordonnateur compétent.2.Aux fins du paragraphe 1, point a), sont assimilées à des situations d'urgence impérieuse, les interventions effectuées dans le cadre des situations de crise visées à l'article 168, paragraphe 2. L'ordonnateur délégué, le cas échéant en concertation avec les autres ordonnateurs délégués concernés, constate la situation d'urgence impérieuse et réexamine sa décision régulièrement au regard du principe de bonne gestion financière.
Article 245Seuils et procédures de passation de marchés de travaux(Article 167 du règlement financier)1.Les seuils et procédures visés à l'article 167 du règlement financier sont fixés de la manière suivante pour les marchés de travaux:a)marchés d’une valeur égale ou supérieure à 5000000 EUR:i)en principe, appel d’offres ouvert international au sens de l’article 122, paragraphe 2, et de l’article 240, paragraphe 2, point a);ii)à titre exceptionnel, compte tenu de la particularité de certains travaux et avec l’accord préalable de l’ordonnateur compétent si la Commission n’est pas le pouvoir adjudicateur, appel d’offres restreint international au sens de l’article 122, paragraphe 2, et de l’article 240, paragraphe 2, point a);b)marchés d’une valeur égale ou supérieure à 300000 EUR, mais inférieure à 5000000 EUR: appel d’offres ouvert local au sens de l’article 122, paragraphe 2, et de l’article 240, paragraphe 2, point b);c)marchés d'une valeur inférieure à 300000 euros: procédure négociée concurrentielle au sens du paragraphe 2;Les marchés d'une valeur inférieure ou égale à 10000 EUR peuvent faire l'objet d'une seule offre.2.Dans la procédure visée au paragraphe 1, point c), le pouvoir adjudicateur élabore une liste d’au minimum trois entrepreneurs de travaux de son choix. La procédure implique une mise en concurrence limitée, sans publication, et est appelée procédure négociée concurrentielle ne relevant pas de l’article 124.L’ouverture et l’évaluation des offres sont faites par un comité d’évaluation doté de l’expertise technique et administrative nécessaire. Les membres du comité d’évaluation doivent signer une déclaration d’impartialité.Si, à la suite de la consultation des entrepreneurs de travaux, le pouvoir adjudicateur ne reçoit qu’une seule offre valable sur les plans administratif et technique, le marché peut être passé à condition que les critères d’attribution soient remplis.3.Les critères de sélection portent sur la qualité du soumissionnaire à exécuter des marchés similaires notamment par référence à des travaux exécutés pendant les dernières années. La sélection étant ainsi faite et les offres non conformes ayant déjà été éliminées, le seul critère d'attribution du marché est le prix de l'offre.4.Chaque offre technique et financière doit être placée, à l'intérieur d'un colis ou d'une enveloppe extérieure, dans une enveloppe unique scellée portant:a)l'adresse indiquée dans le dossier d'appel d'offres pour la remise des offres;b)la référence à l'avis d'appel d'offres auquel le soumissionnaire répond;c)le cas échéant, les numéros des lots pour lesquels une offre est présentée;d)la mention "À ne pas ouvrir avant la séance d'ouverture des offres", rédigée dans la langue du dossier d'appel d'offres.Aux lieu et heure fixés dans le dossier d'appel d'offres, les offres sont ouvertes en séance publique par le comité d'évaluation. Lors de l'ouverture publique des offres, les noms des soumissionnaires, les prix proposés, l'existence de la garantie de soumission requise et toute autre formalité que le pouvoir adjudicateur estime appropriée, doivent être annoncés.
Article 246Recours à la procédure négociée pour les marchés de travaux(Article 167 du règlement financier)1.Les marchés de travaux peuvent être passés par procédure négociée sur la base d’une seule offre, dans les cas suivants:a)lorsque l'urgence impérieuse, résultant d'événements imprévisibles pour les pouvoirs adjudicateurs en question et ne pouvant en aucun cas leur être imputable, n'est pas compatible avec les délais exigés par les procédures visées à l'article 91, paragraphe 1, points a), b) et c), du règlement financier;b)pour les travaux complémentaires, ne figurant pas dans le premier marché conclu et qui sont devenus nécessaires à la suite d'une circonstance imprévue pour l'exécution de l'ouvrage, aux conditions prévues au paragraphe 2;c)lorsqu'un appel d'offres est demeuré infructueux, c'est-à-dire n'a donné aucune offre méritant d'être retenue sur le plan qualitatif et/ou financier, auquel cas, après annulation de l'appel d'offres, le pouvoir adjudicateur peut entamer des négociations avec le ou les soumissionnaires de son choix ayant participé à l'appel d'offres, pour autant que les conditions initiales du marché ne soient pas substantiellement modifiées;d)lorsqu’après deux tentatives, la procédure d’appel d’offres négociée concurrentielle est demeurée infructueuse, c’est-à-dire qu’elle n’a donné aucune offre valable sur les plans administratif et technique ou méritant d’être retenue sur le plan qualitatif et/ou financier. Dans ce cas, après annulation de la procédure négociée concurrentielle, le pouvoir adjudicateur peut entamer des négociations avec le ou les soumissionnaires de son choix ayant participé à l’appel d’offres, pour autant que les conditions initiales du marché ne soient pas substantiellement modifiées;e)pour les marchés qui sont déclarés secrets ou dont l'exécution doit s’accompagner de mesures particulières de sécurité, ou lorsque la protection des intérêts essentiels de l'Union européenne ou du pays bénéficiaire l'exige.Aux fins du premier alinéa, point a), sont assimilées à des situations d'urgence impérieuse, les interventions effectuées dans le cadre des situations de crise visées à l'article 168, paragraphe 2. L'ordonnateur délégué, le cas échéant en concertation avec les autres ordonnateurs délégués concernés, constate la situation d'urgence impérieuse et réexamine sa décision régulièrement au regard du principe de bonne gestion financière.Lorsque la Commission n’est pas le pouvoir adjudicateur, le recours à la procédure négociée est soumis à l’accord préalable de l’ordonnateur compétent.2.Les travaux complémentaires visés au paragraphe 1, point b), sont attribués à l'entrepreneur qui exécute déjà cet ouvrage et à condition que:a)ces travaux ne puissent être techniquement ou économiquement séparés du marché principal sans inconvénient majeur pour le bénéficiaire;b)ces travaux, quoiqu'ils soient séparables de l'exécution du marché initial, soient strictement nécessaires à son achèvement;c)le montant cumulé des marchés passés pour des travaux complémentaires ne dépasse pas 50 % du montant du marché principal.
Article 247Recours à la procédure négociée pour les marchés immobiliers(Article 167 du règlement financier)Les marchés immobiliers visés à l'article 235 peuvent être passés par procédure négociée après prospection du marché local et après accord préalable de la Commission si cette dernière n'est pas le pouvoir adjudicateur.
Article 248Choix de la procédure de passation pour des marchés mixtes(Article 167 du règlement financier)Dans le cas de marchés portant à la fois sur des prestations de service et la fourniture de biens ou l'exécution de travaux, le pouvoir adjudicateur, avec l'accord de la Commission si celle-ci n'est pas le pouvoir adjudicateur, détermine les seuils et procédures applicables en fonction de l'aspect prédominant apprécié sur base de la valeur relative et de l'importance opérationnelle des différentes composantes du marché.
Article 249Documents d'appel à la concurrence(Article 167 du règlement financier)1.Les documents d'appel à la concurrence visés à l'article 130 sont établis sur la base des meilleures pratiques internationales et conformément aux dispositions du présent chapitre en ce qui concerne les mesures de publicité et les contacts entre le pouvoir adjudicateur et les soumissionnaires.2.Pour les marchés de services, le dossier d'appel d'offres contient les documents suivants:a)instructions aux soumissionnaires qui doivent stipuler, entre autres:i)le type de marché;ii)les critères d'attribution du marché et leur pondération respective;iii)la possibilité et le calendrier des entretiens éventuels;iv)l'autorisation éventuelle des variantes;v)la proportion de sous-traitance éventuellement autorisée;vi)le budget maximal disponible pour le marché;vii)la monnaie de l'offre;b)liste restreinte des candidats retenus (mentionnant l'interdiction de s'associer entre eux);c)conditions générales des marchés de services;d)conditions particulières qui détaillent, complètent ou dérogent aux conditions générales;e)termes de référence indiquant le calendrier prévisionnel du projet et les dates prévisionnelles à partir desquelles les experts principaux doivent être disponibles;f)bordereau de prix (à remplir par le soumissionnaire);g)formulaire de soumission;h)formulaire de marché;i)formulaires de garantie bancaire, ou d'une institution similaire, pour les paiements de préfinancements.3.Pour les marchés de fournitures, le dossier d'appel d'offres doit contenir les documents suivants:a)instructions aux soumissionnaires qui doivent stipuler, entre autres:i)les critères de sélection et d'attribution du marché;ii)l'autorisation éventuelle des variantes;iii)la monnaie de l'offre;b)conditions générales des marchés de fournitures;c)conditions particulières qui détaillent, complètent ou dérogent aux conditions générales;d)annexe technique comportant les plans éventuels, les spécifications techniques et le calendrier prévisionnel de l'exécution du marché;e)bordereau de prix (à remplir par le soumissionnaire);f)formulaire de soumission;g)formulaire de marché;h)formulaires de garantie bancaire, ou d'une institution similaire, pour:i)la soumission;ii)les paiements de préfinancements;iii)la bonne fin.4.Pour les marchés de travaux, le dossier d'appel d'offres doit contenir les documents suivants:a)instructions aux soumissionnaires qui doivent stipuler, entre autres:i)les critères de sélection et d'attribution du marché;ii)l'autorisation éventuelle des variantes;iii)la monnaie de l'offre;b)conditions générales pour les marchés de travaux;c)conditions particulières qui détaillent, complètent ou dérogent au conditions générales;d)annexes techniques comportant les plans, les spécifications techniques et le calendrier prévisionnel de l'exécution du marché;e)bordereau de prix (à remplir par le soumissionnaire) et le détail des prix;f)formulaire de soumission;g)formulaire de marché;h)formulaires de garantie bancaire, ou d'une institution similaire, pour:i)la soumission;ii)les paiements de préfinancements;iii)la bonne fin.5.En cas de contradiction, les conditions particulières visées au paragraphe 2, point d), au paragraphe 3, point c), et au paragraphe 4, point c), prévalent sur les conditions générales.
Article 250Garanties(Articles 102 et 167 du règlement financier)1.Par dérogation à l'article 150, les garanties préalables sont libellées en euros ou dans la monnaie du contrat qu'elle couvrent.2.Le pouvoir adjudicateur peut exiger une garantie de soumission, au sens du présent chapitre, représentant 1 à 2 % de la valeur globale du marché pour les marchés de fournitures et de travaux; elle est conforme aux dispositions de l'article 150. Elle est libérée à l'attribution du marché. Elle est saisie en cas de retrait ultérieur de l'offre soumise après la date de dépôt d'une offre à la date limite fixée à cet effet.3.Lorsque le préfinancement dépasse 150000 EUR, une garantie est exigée. Cependant, si le contractant est un organisme public, l’ordonnateur compétent peut, selon son évaluation des risques, déroger à cette obligation.La garantie est libérée au fur et à mesure de l’apurement du préfinancement, en déduction des paiements intermédiaires ou de solde effectués au bénéfice du contractant dans les conditions prévues par le contrat.4.Une garantie de bonne fin peut être exigée par le pouvoir adjudicateur pour un montant fixé dans le dossier d’appels d’offres qui est compris entre 5 et 10 % de la valeur totale du marché. Cette garantie est déterminée sur la base de critères objectifs, tels que la nature et la valeur du marché.Cependant, une garantie de bonne fin est exigée lorsque les seuils suivants sont dépassés:i)345000 EUR pour les marchés de travaux;ii)150000 EUR pour les marchés de fournitures.Cette garantie expire au plus tôt à la réception définitive des fournitures et travaux. En cas de mauvaise exécution du contrat, la totalité de la garantie est saisie.
Article 251Délais des procédures(Article 167 du règlement financier)1.Les offres doivent parvenir au pouvoir adjudicateur à l'adresse et au plus tard, à la date et à l'heure indiquées dans l'invitation à soumissionner. Les délais de réception des offres et des demandes de participation, fixés par les pouvoirs adjudicateurs, sont suffisamment longs pour que les intéressés disposent d'un délai raisonnable et approprié pour préparer et déposer leurs offres.Pour les marchés de services, le délai minimal entre la date d'envoi de la lettre d'invitation et la date limite fixée pour la réception des offres est de cinquante jours. Toutefois, dans des cas d'urgence, et avec l'autorisation préalable de la Commission, des délais différents peuvent être autorisés.2.Les soumissionnaires peuvent présenter leurs questions par écrit au plus tard vingt et un jours avant la date de remise des offres. Le pouvoir adjudicateur fournit les réponses aux questions des soumissionnaires au plus tard onze jours avant la date de soumission des offres.3.Dans les procédures restreintes internationales, le délai minimal de réception des demandes de participation est de trente jours à dater de la publication de l'avis de marché. Le délai minimal entre la date d'envoi de la lettre d'invitation et la date limite fixée pour la réception des offres est de cinquante jours. Toutefois, dans certains cas exceptionnels et avec l'autorisation préalable de la Commission, des délais différents peuvent être autorisés.4.Dans les procédures ouvertes internationales, les délais minimaux de réception des offres sont, à compter de la date d'envoi de la publication de l'avis de marchés, respectivement de:a)quatre-vingt-dix jours pour les marchés de travaux;b)soixante jours pour les marchés de fournitures.Toutefois, dans certains cas exceptionnels et avec l'autorisation préalable de la Commission, des délais différents peuvent être autorisés.5.Dans les procédures ouvertes locales, les délais minimaux de réception des offres sont, à compter de la publication de l'avis de marché respectivement de:a)soixante jours pour les marchés de travaux;b)trente jours pour les marchés de fournitures.Toutefois, dans certains cas exceptionnels et avec l'autorisation préalable de la Commission, des délais différents peuvent être autorisés.6.Pour les procédures négociées concurrentielles visées à l'article 241, paragraphe 1, point b), à l'article 243, paragraphe 1, point c), et à l'article 245, paragraphe 1, point c), un délai minimal de trente jours à compter de la date d'envoi de la lettre d'invitation est accordé aux candidats retenus pour remettre leurs offres.7.Pour les marchés de services, la période de validité des offres est fixée à quatre-vingt-dix jours à compter de la date limite fixée pour la remise des offres. Dans des cas exceptionnels, avant l'expiration de la période de validité des offres, le pouvoir adjudicateur peut demander aux soumissionnaires une prolongation déterminée de cette période qui ne peut excéder de quarante jours. Enfin, le soumissionnaire dont l'offre est retenue doit, en outre, maintenir la validité de sa soumission pendant soixante jours supplémentaires à compter de la date de notification de l'attribution du marché.8.Pour les marchés de fournitures, la période de validité des offres est fixée à quatre-vingt-dix jours à compter de la date limite fixée pour la présentation des offres. Dans des cas exceptionnels, avant l'expiration de la période de validité des offres, le pouvoir adjudicateur peut demander aux soumissionnaires une prolongation déterminée de cette période qui ne peut excéder de quarante jours. Enfin, le soumissionnaire dont l'offre est retenue doit, en outre, maintenir la validité de sa soumission pendant soixante jours supplémentaires à compter de la date de notification de l'attribution du marché.9.Pour les marchés de travaux, la période de validité des offres est fixée à quatre-vingt-dix jours à compter de la date limite fixée pour la présentation des offres. Dans des cas exceptionnels, avant l'expiration de la période de validité des offres, le pouvoir adjudicateur peut demander aux soumissionnaires une prolongation déterminée de cette période qui ne peut excéder quarante jours. Enfin, le soumissionnaire dont l'offre est retenue doit, en outre, maintenir la validité de sa soumission pendant soixante jours supplémentaires à compter de la date de notification de l'attribution du marché.10.Les délais prévus aux paragraphes 1 à 9 sont fixés en jours calendrier.
Article 252Comité d'évaluation(Article 167 du règlement financier)1.Toutes les demandes de participation et offres déclarées conformes sont évaluées et classées par un comité d'évaluation sur la base des critères d'exclusion, de sélection et d'attribution préalablement annoncés. Ce comité est composé d'un nombre impair de membres, au minimum trois, dotés de toute l'expertise technique et administrative nécessaire pour se prononcer valablement sur les offres.2.Si la Commission n'est pas le pouvoir adjudicateur, elle doit être systématiquement informée. Elle est toujours invitée à titre d'observateur à l'ouverture et l'analyse des offres et reçoit copie de chacune d'elles. Le pouvoir adjudicateur transmet, pour accord, à la Commission le résultat du dépouillement des offres et une proposition d'attribution du marché. Une fois cet accord reçu, il signe les contrats et les notifie à la Commission.3.Les offres qui ne contiennent pas tous les éléments essentiels exigés dans les documents d'appels d'offres ou qui ne correspondent pas aux exigences spécifiques qui y sont fixées sont éliminées.Toutefois, le comité d’évaluation ou le pouvoir adjudicateur peut inviter les candidats ou les soumissionnaires à compléter ou à expliciter les pièces justificatives présentées relatives aux critères d’exclusion et de sélection, dans le délai qu’il fixe et dans le respect du principe d’égalité de traitement.4.Dans les cas d'offres anormalement basses visées à l'article 139, le comité demande les précisions opportunes sur la composition de l'offre.
CHAPITRE 4Octroi des subventions
Article 253Financement intégral(Article 169 du règlement financier)1.Par dérogation à l'obligation de cofinancement en matière de subventions telle que visée à l'article 109 du règlement financier, le financement intégral d'une action peut être autorisé dans les cas suivants pour autant que l'acte de base ne l'interdise pas:a)l'aide humanitaire y compris l'assistance aux réfugiés, aux personnes déracinées, à la réhabilitation et au déminage;b)les aides visant des situations de crise au sens de l'article 168, paragraphe 2;c)les actions visant la protection de la santé ou des droits fondamentaux des populations;d)les actions résultant de la mise en œuvre de conventions de financement avec des pays tiers ou les actions avec des organisations internationales au sens de l'article 43;e)lorsqu'il est dans l'intérêt de la Communauté d'être le seul donateur pour une action, en particulier pour assurer la visibilité d'une action communautaire.2.Les dérogations à l'obligation de cofinancement visées au paragraphe 1 font l'objet d'une motivation dans le cadre des décisions d'attribution relatives aux actions en cause.L'ordonnateur doit être en mesure de justifier que le financement intégral est indispensable à la réalisation de l'opération en question.Toutefois, dans la situation visée au paragraphe 1, point e), une motivation est exposée dans la décision de financement de la Commission.
CHAPITRE 5Régies d'avances et inventaires
Article 254Création de régies d'avances(Article 63 du règlement financier)Il peut être créé, en application de la disposition de l'article 63 du règlement financier, en vue du paiement de certaines catégories de dépenses, une ou plusieurs régies d'avances auprès de chaque unité locale hors Communauté. L'unité locale est, notamment, une délégation, un bureau ou une antenne de la Communauté dans un pays tiers.La décision portant création de ces régies d'avances en détermine les conditions de fonctionnement sur la base des nécessités spécifiques de chaque unité locale, dans le respect des dispositions de l'article 67.
Article 255Personnes habilitées à disposer des comptes(Article 62 du règlement financier)Chaque institution détermine les conditions dans lesquelles les agents désignés par elle et habilités à disposer des comptes ouverts dans les unités locales visées à l'article 254 sont autorisés à communiquer les noms et les spécimens de signatures aux organismes financiers sur place.
Article 256Inventaire et publicité des ventes(Article 138 du règlement financier)1.Les inventaires permanents des biens meubles constituant le patrimoine des Communautés sont tenus, en ce qui concerne les délégations, sur place. Ils sont régulièrement communiqués aux services centraux selon des modalités arrêtées par chaque institution.Les biens meubles en transit vers les délégations font l'objet d'une inscription sur une liste provisoire dans l'attente de leur reprise sur les inventaires permanents.2.La publicité pour les ventes des biens meubles des délégations se fait conformément aux usages locaux.
TITRE IV(TITRE V DU RÈGLEMENT FINANCIER)OFFICES EUROPÉENS
Article 257Champ d'application(Article 171 du règlement financier)Les offices visés par l'article 171 du règlement financier sont les suivants:a)l'Office des publications officielles;b)l'Office de lutte anti-fraude;c)l’Office de sélection du personnel des Communautés européennes et l’École européenne d’administration, qui est rattachée administrativement à celui-ci;d)l'Office de gestion et de liquidation des droits individuels;e)l'Office pour les infrastructures et la logistique à Bruxelles et l'Office pour les infrastructures et la logistique à Luxembourg.Une ou plusieurs institutions peuvent créer des offices supplémentaires pour autant que ceci puisse être justifié par une étude coûts-bénéfices et garantisse la visibilité de l'action communautaire.
Article 258Délégations de pouvoirs des institutions en faveur des offices européens interinstitutionnels(Articles 171 et 174 bis du règlement financier)Chaque institution est responsable des engagements budgétaires. Les institutions peuvent déléguer au directeur de l'office européen interinstitutionnel concerné le pouvoir d'accomplir tous les actes ultérieurs, en particulier en ce qui concerne les engagements juridiques, la liquidation des dépenses, l'ordonnancement des paiements et l'exécution des recettes, et fixent les limites et les conditions de ces délégations de pouvoirs.
Article 258 bisRègles spécifiques à l'Office des publications officielles des Communautés européennes(Articles 171 et 174 bis du règlement financier)En ce qui concerne l'Office des publications officielles des Communautés européennes (Office des publications), chaque institution arrête sa politique en matière de publication.Conformément à l'article 18 du règlement financier, le produit net des ventes des publications est utilisé comme recettes affectées par l'institution qui est l'auteur de ces publications.
Article 259Délégation de certaines fonctions par le comptable(Article 172 du règlement financier)Le comptable de la Commission sur proposition du comité de direction de l'office concerné peut déléguer certaines de ses fonctions relatives à l'encaissement des recettes et au paiement des dépenses effectuées directement par l'office en question à un agent dudit office.
Article 260Trésorerie — Comptes bancaires(Article 172 du règlement financier)Pour les besoins de trésorerie propres d'un office interinstitutionnel, des comptes bancaires ou des comptes courants postaux peuvent être ouverts en son nom par la Commission, sur proposition du comité de direction.Les comptes sont alimentés régulièrement par des versements effectués par la Commission sur des appels de fonds de l'office en question. Ces versements ne peuvent excéder le montant total des crédits inscrits à cet effet dans le budget de la Commission pour l'exercice en cours.Le solde annuel de trésorerie est réconcilié et réglé entre l'office en question et la Commission en fin d'exercice.
Article 261Modalités d'application(Article 175, paragraphe 1, du règlement financier)Les modalités d'application arrêtées par le comité de direction de chaque office en vertu de l'article 175, paragraphe 1, du règlement financier respectent entièrement le contenu du présent règlement.
TITRE V(TITRE VI DU RÈGLEMENT FINANCIER)CRÉDITS ADMINISTRATIFS
Article 262Champ d'application(Article 177 du règlement financier)Les crédits administratifs couverts par le présent titre sont ceux définis par l'article 27.Les engagements budgétaires correspondant aux crédits administratifs dont la nature est commune à tous les titres et qui sont gérés globalement peuvent être enregistrés globalement dans la comptabilité budgétaire suivant la classification synthétique par nature visée à l’article 27.Les dépenses correspondantes sont imputées sur les lignes budgétaires de chaque titre selon la même répartition que pour les crédits.
Article 263Opérations immobilières(Article 179, paragraphe 3, du règlement financier)Avant de conclure des contrats visés à l'article 179, paragraphe 3, du règlement financier, chaque institution soumet une communication à l'autorité budgétaire par laquelle elle présente toute information pertinente sur l'opération envisagée, son coût pour le budget de l'exercice et les exercices futurs, sa justification au regard du principe de bonne gestion financière ainsi que son incidence sur les perspectives financières.L'institution concernée informe à cette occasion l'autorité budgétaire de la programmation de ses projets immobiliers.
Article 264Garanties locatives(Article 177 du règlement financier)Les garanties locatives offertes par la Commission prennent la forme d'une garantie bancaire ou d'un dépôt sur un compte bancaire bloqué au nom de la Commission et du bailleur, constitué en euros, sauf dans des cas dûment justifiés.Si toutefois, pour des opérations dans les pays tiers, il n’est pas possible de recourir à l’une de ces formes de garanties locatives, l’ordonnateur compétent peut accepter d’autres formes à condition qu’elles garantissent une protection équivalente des intérêts financiers des Communautés.
Article 265Avances au personnel et aux membres des institutions(Article 177 du règlement financier)Peuvent être versées, dans les conditions prévues dans le statut, des avances au personnel ainsi que des avances aux membres des institutions.
TITRE VI(TITRE VII DE LA DEUXIÈME PARTIE DU RÈGLEMENT FINANCIER)EXPERTS
Article 265 bisExperts externes(Article 179 bis du règlement financier)1.Pour les marchés d'une valeur inférieure aux seuils fixés à l'article 158, paragraphe 1, point a), des experts externes peuvent être sélectionnés sur la base de la procédure prévue au paragraphe 2 pour des tâches comportant en particulier l'évaluation de propositions et des mesures d'assistance technique.2.Un appel à manifestation d'intérêt est publié en particulier dans le Journal officiel de l'Union européenne ou sur le site internet de l'institution concernée, afin d'assurer la publicité la plus large possible auprès des candidats potentiels et d'établir une liste d'experts.La validité de la liste découlant de l'appel à manifestation d'intérêt ne dépasse pas la durée du programme pluriannuel.Toute personne intéressée peut déposer sa candidature à tout moment durant la période de validité de la liste, à l'exception des trois derniers mois de celle-ci.3.Les experts externes ne figurent pas sur la liste visée au paragraphe 2 s’ils se trouvent dans l'une des situations d'exclusion visées à l'article 93 du règlement financier.4.Les experts externes figurant sur la liste visée au paragraphe 2 sont sélectionnés sur la base de leur capacité à effectuer les tâches visées au paragraphe 1 et conformément aux principes de non-discrimination, d'égalité de traitement et d'absence de conflit d'intérêts.
TROISIÈME PARTIEDISPOSITIONS TRANSITOIRES ET FINALESTITRE IDISPOSITIONS TRANSITOIRES
Article 266Virements des crédits de recherche(Article 160 du règlement financier)Pour les actions directes et indirectes, visées à l'article 229, paragraphes 2 à 5, dans le domaine de la recherche, la procédure pour les virements de crédits de l'exercice 2003 est régie par l'article 95, paragraphes 1 et 2, du règlement financier du 21 décembre 1977.
Article 267Liquidation du compte de garantie1.Le solde créditeur du compte de garantie ouvert dans la comptabilité générale au nom de chaque comptable ou comptable subordonné et crédité du montant des indemnités spéciales perçues en application de l'article 75 du règlement financier du 21 décembre 1977 est versé aux intéressés ou à leurs ayants-droit sur décision des institutions, après octroi du quitus pour les exercices 2001 et 2002 après avis du comptable lorsqu'il n'est pas personnellement concerné.2.Le solde créditeur du compte de garantie ouvert dans la comptabilité générale au nom de chaque régisseur d'avances et crédité du montant des indemnités spéciales perçues en application de l'article 75 du règlement financier du 21 décembre 1977 est versé aux intéressés ou à leurs ayants-droit après accord et vérification du comptable et de l'ordonnateur concerné.3.Le compte de garantie est crédité d'un intérêt correspondant à la moyenne annuelle des taux mensuels appliqués par la Banque centrale européenne à ses opérations principales de refinancement en euros tels que publiés au Journal officiel des Communautés européennes, série C, jusqu'à la date de sa liquidation.
Article 268Conversion en euros d'engagements ou de prévisions de créances antérieurs au 1er janvier 2003(Article 16 du règlement financier)Les engagements budgétaires et les prévisions de créances visées à l'article 161, paragraphe 2, du règlement financier effectués avant le 1er janvier 2003 dans une monnaie autre que l'euro sont calculés en euros au plus tard le 30 juin 2003 au taux visé à l'article 7, applicable le 1er janvier 2003.
Article 269Gestion décentralisée des aides de préadhésion(Article 53 quater du règlement financier)Dans le cadre des aides de préadhésion visées au règlement (CEE) no 3906/89 du ConseilJO L 375 du 23.12.1989, p. 11. et au règlement (CE) no 555/2000 du ConseilJO L 68 du 16.3.2000, p. 3., les règles concernant l'examen prévu à l'article 35 n'affectent pas la gestion décentralisée déjà mise en œuvre avec les pays candidats en question.
TITRE IIDISPOSITIONS FINALES
Article 270Organismes visés à l'article 185 du règlement financier(Article 185 du règlement financier)Sont soumis aux obligations visées à l'article 14, paragraphe 2, l'article 46, paragraphe 1, point 3 d), et l'article 185 du règlement financier, les organismes qui reçoivent effectivement une subvention du budget communautaire et qui sont mentionnés dans une liste établie par la Commission et annexée à l'avant-projet de budget pour chaque exercice.
Article 271Mise à jour des seuils et montants1.Les seuils et montants prévus aux articles 54, 67, 119, 126, 128, 129, 130, 135, 151, 152, 164, 172, 173, 175 ter, 180, 181, 182, 226, 241, 243, 245 et 250 sont actualisés tous les trois ans en fonction des variations de l'indice des prix à la consommation dans la Communauté.2.Les seuils visés à l’article 157, point b), et à l’article 158, paragraphe 1, en matière de marchés sont révisés tous les deux ans en application de l’article 78, paragraphe 1, de la directive 2004/18/CE.3.La Commission, qui constate les nouveaux montants et seuils selon les échéances et critères précités aux paragraphes 1 et 2, les communique aux autres institutions et en assure la publication au Journal officiel des Communautés européennes.
Article 272AbrogationLe règlement (Euratom, CECA, CE) no 3418/93 est abrogé.Les références faites au règlement abrogé s'entendent comme faites au présent règlement.
Article 273Entrée en vigueurLe présent règlement entre en vigueur le 1er janvier 2003.
Le présent règlement est obligatoire dans tous ses éléments et directement applicable dans tout État membre.