Commission Delegated Regulation (EU) No 532/2014 of 13 March 2014 supplementing Regulation (EU) No 223/2014 of the European Parliament and of the Council on the Fund for European Aid to the Most Deprived
Règlement délégué (UE) no 532/2014 de la Commissiondu 13 mars 2014complétant le règlement (UE) no 223/2014 du Parlement européen et du Conseil relatif au Fonds européen d'aide aux plus démunis LA COMMISSION EUROPÉENNE,vu le traité sur le fonctionnement de l'Union européenne,vu le règlement (UE) no 223/2014 du Parlement européen et du Conseil du 11 mars 2014 relatif au Fonds européen d'aide aux plus démunisJO L 72 du 12.3.2014, p. 1., et notamment son article 32, paragraphes 8 et 9, son article 34, paragraphes 7 et 8, et son article 55, paragraphe 4,considérant ce qui suit:(1)Le règlement (UE) no 223/2014 autorise la Commission à adopter des actes délégués complétant ses éléments non essentiels en ce qui concerne le Fonds européen d'aide aux plus démunis (FEAD)(2)Le règlement (UE) no 223/2014 fait obligation à l'autorité de gestion de mettre en place un système d'enregistrement et de stockage sous forme électronique des données relatives à chaque opération qui sont nécessaires aux fins du suivi, de l'évaluation, de la gestion financière, des vérifications et des audits, y compris, en ce qui concerne les programmes opérationnels d'inclusion sociale des plus démunis (PO II), des données relatives aux différents participants. Il est donc nécessaire d'établir une liste des données à enregistrer et à stocker dans ce système.(3)Certaines données ne sont pertinentes que pour certains types d'opérations ou uniquement pour un des types de programmes opérationnels; l'applicabilité des exigences en matière de données devrait par conséquent être spécifiée. Le règlement (UE) no 223/2014 fixe les exigences spécifiques applicables à l'enregistrement et au stockage des données individuelles des participants aux opérations soutenues par les PO II, qui doivent être prises en compte.(4)La liste des données devrait prendre en compte les exigences en matière d'établissement de rapports établies dans le règlement (UE) no 223/2014 afin de veiller à ce que les données nécessaires aux fins de la gestion financière et du suivi, y compris les données nécessaires pour la préparation des demandes de paiement, des comptes et des rapports de mise en œuvre soient disponibles pour chaque opération sous une forme qui puisse être aisément agrégée et faire l'objet d'un rapprochement. La liste devrait tenir compte de la nécessité de disposer de certaines données de base sur les opérations sous forme informatisée pour garantir l'efficacité de la gestion financière des opérations et satisfaire à l'obligation de publication des informations de base sur les opérations. Certaines données additionnelles sont nécessaires afin de pouvoir efficacement planifier et procéder à des vérifications et des travaux d'audit.(5)La liste des données à enregistrer et à stocker ne doit pas préjuger des caractéristiques techniques ni de la structure des systèmes informatisés mis en place par les autorités de gestion et ne prédétermine pas le format des données enregistrées et stockées, sauf indication expresse dans le présent règlement. Elle ne doit pas non plus préjuger des moyens par lesquels les données sont saisies ou produites dans le système; dans certains cas, les données incluses sur la liste peuvent exiger la saisie de plusieurs valeurs. Il est néanmoins nécessaire d'établir certaines règles concernant la nature de ces données, afin que l'autorité de gestion puisse remplir ses obligations en ce qui concerne le suivi, l'évaluation, la gestion financière, les vérifications et les audits, y compris lorsque cela nécessite de traiter les données relatives aux participants individuels.(6)Pour permettre le contrôle et l'audit des dépenses effectuées dans le cadre des programmes opérationnels, il est nécessaire de fixer les critères auxquels une piste d'audit doit répondre pour être jugée suffisante.(7)En ce qui concerne les activités d'audit menées en application du règlement (UE) no 223/2014, il est nécessaire de prévoir qu'il incombe à la Commission et aux États membres de prévenir toute divulgation non autorisée de données à caractère personnel et tout accès non autorisé à de telles données, et de préciser à quelles fins la Commission et les États membres peuvent traiter de telles données.(8)L'autorité d'audit est responsable des audits des opérations. Afin que ces audits aient une portée et un contenu adéquats et soient effectués selon les mêmes normes dans tous les États membres, il convient de spécifier les conditions qu'ils devraient remplir.(9)Il est nécessaire d'établir de manière détaillée la base d'échantillonnage des opérations à contrôler que l'autorité d'audit devrait respecter lors de l'établissement ou de l'approbation de la méthode d'échantillonnage, y compris la détermination de l'unité d'échantillonnage, de certains critères techniques à utiliser pour l'échantillon et, le cas échéant, des facteurs à prendre en compte pour prélever des échantillons supplémentaires.(10)L'autorité d'audit devrait élaborer un avis d'audit sur les comptes visés dans le règlement (UE) no 223/2014. Afin que les audits des comptes aient une portée et un contenu adéquats et soient effectués selon les mêmes normes dans tous les États membres, il convient de spécifier les conditions qu'ils doivent remplir.(11)Afin d'assurer la sécurité juridique et l'égalité de traitement de tous les États membres en cas d'application de corrections financières, et conformément au principe de proportionnalité, il est nécessaire de fixer les critères permettant de déterminer les cas considérés comme des défaillances graves dans le fonctionnement efficace des systèmes de gestion et de contrôle, de définir les principaux types de défaillances graves et d'établir les critères concernant la fixation du niveau de correction financière à appliquer et les critères concernant l'application des corrections financières forfaitaires ou extrapolées.(12)Afin de permettre une application rapide des mesures prévues par le présent règlement, celui-ci devrait entrer en vigueur le jour suivant celui de sa publication au Journal officiel de l'Union européenne,A ADOPTÉ LE PRÉSENT RÈGLEMENT:
CHAPITRE IDISPOSITIONS GÉNÉRALES
Article premierObjetLe présent règlement arrête les dispositions suivantes, destinées à compléter le règlement (UE) no 223/2014:a)les règles qui précisent les informations liées aux données à enregistrer et à stocker sous forme électronique dans le système de suivi mis en place par l'autorité de gestion;b)les exigences minimales détaillées pour la piste d'audit en ce qui concerne la comptabilité à tenir et les pièces justificatives à conserver au niveau de l'autorité de certification, de l'autorité de gestion, des organismes intermédiaires et des bénéficiaires;c)le champ et le contenu des audits des opérations et des audits des comptes et la méthodologie de sélection de l'échantillon d'opérations;d)les règles détaillées d'utilisation des données collectées lors des audits réalisés par des fonctionnaires de la Commission ou des représentants autorisés de la Commission;e)les règles détaillées relatives aux critères permettant de déterminer les cas considérés comme des défaillances graves dans le fonctionnement efficace des systèmes de gestion et de contrôle, y compris les principaux types de défaillances graves, les critères concernant la fixation du niveau de correction financière à appliquer et les critères concernant l'application des corrections financières forfaitaires ou extrapolées.
CHAPITRE IIDISPOSITIONS SPÉCIFIQUES APPLICABLES AUX SYSTÈMES DE GESTION ET DE CONTRÔLE
Article 2Données à enregistrer et à stocker sous forme électronique[Article 32, paragraphe 8, du règlement (UE) no 223/2014]1.Les informations sur les données devant être enregistrées et stockées sous forme électronique pour chaque opération dans le système de suivi mis en place conformément à l'article 32, paragraphe 2, point d), du règlement (UE) no 223/2014 figurent à l'annexe I du présent règlement.2.Les données sont enregistrées et stockées pour chaque opération, y compris, dans le cas des opérations soutenues par les PO II, les données relatives aux différents participants, ventilées par sexe si possible, afin de permettre leur agrégation, si nécessaire, à des fins de suivi, d'évaluation, de gestion financière, de vérification et d'audit. Cela permet également d'agréger ces données de manière cumulative pour l'ensemble de la période de programmation.
Article 3Exigences minimales détaillées pour la piste d'audit[Article 32, paragraphe 9, du règlement (UE) no 223/2014]1.Les exigences minimales s'appliquant à la piste d'audit en ce qui concerne la comptabilité à tenir et les documents justificatifs à conserver sont les suivantes:a)la piste d'audit permet l'application des critères de sélection établis dans le programme opérationnel d'aide alimentaire et/ou d'assistance matérielle de base (PO I) ou par le comité de suivi pour les PO II devant faire l'objet d'une vérification;b)en ce qui concerne les subventions au titre de l'article 25, paragraphe 1, point a), du règlement (UE) no 223/2014, la piste d'audit permet de rapprocher les montants agrégés certifiés à la Commission de la comptabilité et des pièces justificatives détaillées conservées par l'autorité de certification, l'autorité de gestion, les organismes intermédiaires et les bénéficiaires pour les opérations cofinancées au titre du programme opérationnel;c)en ce qui concerne les subventions au titre de l'article 25, paragraphe 1, points b) et c), la piste d'audit permet de rapprocher les montants agrégés certifiés à la Commission des données détaillées relatives aux réalisations ou aux résultats et des pièces justificatives conservées par l'autorité de certification, l'autorité de gestion, les organismes intermédiaires et les bénéficiaires, y compris, le cas échéant, les documents concernant la méthode de détermination des barèmes standard de coûts unitaires et des montants forfaitaires, en ce qui concerne les opérations cofinancées au titre du programme opérationnel;d)en ce qui concerne les coûts déterminés conformément à l'article 25, paragraphe 1, point d), du règlement (UE) no 223/2014, la piste d'audit démontre et justifie la méthode de calcul, le cas échéant, et la base sur laquelle les taux forfaitaires ont été décidés, ainsi que les coûts directs éligibles ou les coûts déclarés dans d'autres catégories de coûts, auxquels s'applique le taux forfaitaire;e)pour ce qui est des coûts déterminés conformément à l'article 26, paragraphe 2, points b), c) et e), et à l'article 26, paragraphe 3, deuxième alinéa, du règlement (UE) no 223/2014, la piste d'audit permet de justifier les coûts directs éligibles ou les coûts déclarés dans d'autres catégories de coûts, auxquels s'applique le taux forfaitaire;f)la piste d'audit permet de vérifier le paiement de la contribution publique au bénéficiaire;g)pour chaque opération, la piste d'audit inclut, le cas échéant, le cahier des charges et le plan de financement, les documents relatifs à l'octroi de l'aide, les documents relatifs aux procédures de passation des marchés publics, les rapports du bénéficiaire et les rapports relatifs aux vérifications et aux audits réalisés;h)la piste d'audit comprend des informations sur les contrôles de gestion et les audits effectués sur l'opération;i)la piste d'audit permet de rapprocher les données relatives aux indicateurs de réalisation de l'opération des données déclarées et des résultats, et, le cas échéant, des objectifs du programme.En ce qui concerne les coûts visés aux points c) et d), la piste d'audit permet de vérifier la conformité de la méthode de calcul utilisée par l'autorité de gestion avec les dispositions de l'article 25, paragraphe 3, du règlement (UE) no 223/2014.2.L'autorité de gestion s'assure de la disponibilité d'un registre contenant l'identité et la localisation des organismes conservant toutes les pièces justificatives requises pour garantir une piste d'audit adéquate répondant à toutes les exigences minimales fixées au paragraphe 1.
Article 4Utilisation des données collectées lors des audits réalisés par des fonctionnaires de la Commission ou des représentants autorisés de la Commission[Article 34, paragraphe 8, du règlement (UE) no 223/2014]1.La Commission prend toutes les mesures nécessaires pour prévenir toute divulgation non autorisée des données collectées par la Commission dans le cadre de ses audits et tout accès non autorisé à de telles données.2.La Commission utilise les données recueillies dans le cadre des audits qu'elle réalise dans le seul but d'exercer les responsabilités qui lui incombent en vertu de l'article 36 du règlement (UE) no 223/2014. La Cour des comptes européenne et l'Office européen de lutte antifraude ont accès à ces informations.3.Les données collectées ne sont pas transmises à des personnes autres que celles qui, dans les États membres ou au sein des institutions de l'Union, assurent des fonctions exigeant qu'elles y aient accès, conformément à la réglementation applicable, sans l'accord explicite de l'État membre fournissant les informations.
Article 5Audits des opérations[Article 34, paragraphe 7, du règlement (UE) no 223/2014]1.Les audits des opérations sont effectués pour chaque exercice comptable sur un échantillon d'opérations sélectionnées par une méthode établie ou approuvée par l'autorité d'audit conformément à l'article 6 du présent règlement.2.Les audits des opérations sont réalisés sur la base des pièces justificatives qui composent la piste d'audit et ils ont pour objet de vérifier la légalité et la régularité des dépenses déclarées à la Commission, y compris les aspects suivants:a)l'opération a été sélectionnée conformément aux critères de sélection du programme opérationnel, elle n'a pas été matériellement achevée ni pleinement mise en œuvre avant que le bénéficiaire ne présente la demande de financement dans le cadre du programme opérationnel, elle a été mise en œuvre conformément à la décision d'approbation et elle satisfait à toutes les conditions applicables à la date de l'audit en ce qui concerne sa fonctionnalité, son utilisation et les objectifs à atteindre;b)les dépenses déclarées à la Commission correspondent aux documents comptables, et les pièces justificatives exigées démontrent une piste d'audit adéquate, conformément à l'article 3 du présent règlement;c)pour les dépenses déclarées à la Commission et déterminées conformément à l'article 25, paragraphe 1, points b) et c), les réalisations et les résultats qui sous-tendent les paiements au bénéficiaire ont été fournis, les données des participants, le cas échéant, ou les autres documents concernant les réalisations et les résultats sont en congruence avec les informations soumises à la Commission et les pièces justificatives exigées démontrent une piste d'audit adéquate, conformément à l'article 3 du présent règlement.Les audits vérifient également que la contribution publique a été versée au bénéficiaire conformément à l'article 42, paragraphe 2, du règlement (UE) no 223/2014.3.Les audits des opérations incluent, le cas échéant, la vérification sur place de la mise en œuvre matérielle de l'opération.4.Les audits des opérations vérifient l'exactitude et l'exhaustivité des dépenses correspondantes enregistrées par l'autorité de certification dans son système comptable, et le rapprochement de la piste d'audit à tous les niveaux.5.Lorsque les problèmes détectés semblent avoir un caractère systémique et, partant, entraînent un risque pour d'autres opérations du programme opérationnel, l'autorité d'audit veille à la réalisation d'un nouvel examen, y compris, le cas échéant, d'audits supplémentaires afin de déterminer l'ampleur des problèmes, et elle recommande les mesures correctives nécessaires.6.Seules les dépenses incluses dans le champ d'un audit réalisé en application du paragraphe 1 sont prises en compte dans le montant des dépenses contrôlées, aux fins de l'établissement des rapports à soumettre à la Commission en matière de couverture annuelle. À ces fins, il convient d'utiliser le modèle du rapport de contrôle défini sur la base de l'article 34, paragraphe 6, du règlement (UE) no 223/2014.
Article 6Méthode à utiliser pour la sélection de l'échantillon d'opérations[Article 34, paragraphe 7, du règlement (UE) no 223/2014]1.L'autorité d'audit établit la méthode de sélection de l'échantillon (ci-après "la méthode d'échantillonnage"), conformément aux exigences énoncées dans le présent article, en tenant compte des normes d'audit reconnues au niveau international, Intosai, IFAC ou IIA.2.En plus des explications fournies dans la stratégie d'audit, l'autorité d'audit conserve une trace de la documentation et de l'appréciation professionnelle utilisées pour établir les méthodes d'échantillonnage, portant sur les étapes de planification, de sélection, d'essais et d'évaluation, pour prouver que la méthode établie convient.3.Un échantillon est représentatif de la population à partir de laquelle il a été sélectionné et permet à l'autorité d'audit de rédiger un avis d'audit valable, conformément à l'article 34, paragraphe 5, point a), du règlement (UE) no 223/2014. Cette population comprend les dépenses d'un programme opérationnel qui sont incluses dans les demandes de paiement présentées à la Commission conformément à l'article 41 du règlement (UE) no 223/2014 pour un exercice comptable donné. L'échantillon peut être sélectionné pendant ou après l'exercice comptable.4.Aux fins de l'application de l'article 34, paragraphe 1, du règlement (UE) no 223/2014, une méthode d'échantillonnage est statistique lorsqu'elle garantit:i)une sélection aléatoire des éléments de l'échantillon;ii)le recours à la théorie des probabilités pour évaluer les résultats de l'échantillon, y compris pour la mesure et le contrôle des risques d'échantillonnage et de la précision prévue et obtenue.5.La méthode d'échantillonnage doit garantir une sélection aléatoire de chaque unité d'échantillonnage dans la population au moyen de nombres aléatoires générés pour chaque unité de population en vue de sélectionner les unités constituant l'échantillon ou au moyen d'une sélection systématique utilisant un point de départ aléatoire et appliquant une règle systématique pour sélectionner les éléments supplémentaires.6.L'unité d'échantillonnage est déterminée par l'autorité d'audit sur la base d'une appréciation professionnelle. L'unité d'échantillonnage peut être une opération, un projet au sein d'une opération ou une demande de paiement par un bénéficiaire. Des informations sur le type d'unité d'échantillonnage sélectionné et sur le jugement professionnel utilisé à cet effet sont incluses dans le rapport de contrôle.7.Si les dépenses totales relatives à une unité d'échantillonnage pour l'exercice comptable constituent un montant négatif, elles ne sont pas incluses dans la population visée au paragraphe 3 et font l'objet d'un audit séparé. L'autorité d'audit peut également tirer un échantillon de cette population distincte.8.Lorsque les conditions du contrôle proportionnel prévu à l'article 58, paragraphe 1, du règlement (UE) no 223/2014 s'appliquent, l'autorité d'audit peut exclure de la population à échantillonner les éléments visés à cet article. Si l'opération concernée a déjà été retenue dans l'échantillon, l'autorité d'audit la remplace au moyen d'une sélection aléatoire appropriée.9.Toutes les dépenses déclarées à la Commission dans l'échantillon font l'objet d'un audit.Si les unités d'échantillonnage retenues comprennent un nombre important de demandes de paiement ou de factures sous-jacentes, l'autorité d'audit peut procéder à un audit à travers un sous-échantillonnage, sélectionner les demandes de paiement ou les factures sous-jacentes en utilisant les mêmes paramètres d'échantillonnage utilisés pour sélectionner les unités d'échantillonnage de l'échantillon principal.Dans ce cas, la dimension appropriée de l'échantillon est calculée pour chaque unité d'échantillon à contrôler et, en tout état de cause, elle n'est pas inférieure à 30 demandes de paiement ou factures sous-jacentes par unité d'échantillonnage.10.L'autorité d'audit peut stratifier une population en la divisant en sous-populations, dont chacune est un groupe d'unités d'échantillonnage présentant des caractéristiques similaires, notamment sur le plan du risque ou du taux d'erreur prévu ou lorsque la population comprend des opérations consistant en contributions financières d'un programme opérationnel à des éléments de montant élevé.11.L'autorité d'audit évalue la fiabilité du système, qu'elle qualifie d'élevée, de moyenne ou de faible, en tenant compte des résultats des audits des systèmes afin de déterminer les paramètres techniques de l'échantillonnage de sorte que le degré d'assurance combiné résultant des audits des systèmes et des audits des opérations soit élevé. Dans un système dont la fiabilité est jugée élevée, le degré de confiance utilisé pour l'échantillonnage des opérations n'est pas inférieur à 60 %. Dans un système dont la fiabilité est jugée faible, le degré de confiance utilisé pour l'échantillonnage des opérations n'est pas inférieur à 90 %. Le seuil de signification maximal est de 2 % des dépenses visées au paragraphe 3.12.Si des irrégularités ou un risque d'irrégularités ont été décelés, l'autorité d'audit décide, sur la base de son appréciation professionnelle, s'il est nécessaire de contrôler un échantillon supplémentaire d'autres opérations ou parties d'opérations qui n'ont pas été vérifiées dans l'échantillon aléatoire, afin de tenir compte des facteurs de risque spécifiques mis en évidence.13.L'autorité d'audit analyse séparément les résultats des contrôles réalisés sur l'échantillon complémentaire, tire des conclusions sur la base de ces résultats et les transmet à la Commission dans le rapport annuel de contrôle. Les irrégularités décelées dans l'échantillon complémentaire ne sont pas prises en compte dans le calcul de l'erreur aléatoire extrapolée pour l'échantillon aléatoire.14.Sur la base des résultats des audits des opérations obtenus aux fins de l'avis d'audit et du rapport de contrôle visés à l'article 34, paragraphe 5, points a) et b), du règlement (UE) no 223/2014, l'autorité d'audit est chargée de calculer un taux d'erreur total, qui est la somme des erreurs aléatoires extrapolées et, le cas échéant, des erreurs systémiques et des erreurs occasionnelles non corrigées, divisée par la population.
Article 7Audits des comptes[Article 34, paragraphe 7, du règlement (UE) no 223/2014]1.Les audits des comptes visés à l'article 49, paragraphe 1, du règlement (UE) no 223/2014 sont effectués par l'autorité d'audit pour chaque exercice comptable.2.L'audit des comptes fournit une assurance raisonnable quant à l'intégralité, l'exactitude et la véracité des montants déclarés dans les comptes.3.Aux fins des paragraphes 1 et 2, l'autorité d'audit prend en compte, en particulier, les résultats des audits des systèmes effectués concernant l'autorité de certification et les audits des opérations.4.L'audit du système comporte une vérification de la fiabilité du système comptable de l'autorité de certification et, par échantillonnage, de l'exactitude des dépenses des montants retirés et des montants recouvrés enregistrés dans le système comptable de l'autorité de certification.5.Aux fins de son avis d'audit, pour conclure que les comptes donnent une image fidèle, l'autorité d'audit vérifie que tous les éléments requis par l'article 49 du règlement (UE) no 223/2014 sont correctement inclus dans les comptes et correspondent aux livres comptables tenus par l'ensemble des autorités ou des organismes compétents et des bénéficiaires, pendant les travaux d'audit effectués par l'autorité d'audit. Sur la base des écritures comptables à fournir par l'autorité de certification, l'autorité d'audit vérifie en particulier que:a)le montant total des dépenses publiques éligibles déclarées conformément à l'article 49, paragraphe 1, point a), du règlement (UE) no 223/2014 correspond aux dépenses et à la participation publique correspondante incluses dans les demandes de paiement présentées à la Commission pour l'exercice comptable en question et, s'il y a des différences, que des explications adéquates ont été fournies dans les comptes pour les montants de réconciliation;b)les montants retirés et recouvrés au cours de l'exercice comptable, les montants à recouvrer à la fin de l'exercice comptable et les montants irrécouvrables présentés dans les comptes correspondent aux montants inscrits dans les systèmes comptables de l'autorité de certification et reposent sur des décisions prises par l'autorité de gestion ou par l'autorité de certification;c)les dépenses ont, le cas échéant, été exclues des comptes conformément à l'article 49, paragraphe 2, du règlement (UE) no 223/2014, et que toutes les corrections nécessaires ont été prises en compte dans les comptes de l'exercice comptable considéré.Les vérifications visées aux points b) et c) peuvent être effectuées par échantillonnage.
CHAPITRE IIIDISPOSITIONS SPÉCIFIQUES DE GESTION ET DE CORRECTIONS FINANCIÈRES
Article 8Critères de détermination des défaillances graves dans le bon fonctionnement des systèmes de gestion et de contrôle[Article 55, paragraphe 4, du règlement (UE) no 223/2014]1.La Commission fonde son évaluation du bon fonctionnement des systèmes de gestion et de contrôle sur les résultats de tous les audits de systèmes disponibles, y compris des tests des contrôles, et des audits des opérations.L'évaluation porte sur l'environnement de contrôle interne du programme, les activités de gestion et de contrôle des autorités de gestion et de certification, le contrôle par l'autorité de gestion et de certification, et les activités de contrôle de l'autorité d'audit; elle repose sur une vérification de la conformité aux exigences clés énoncées dans le tableau 1 de l'annexe II.Le respect de ces exigences clés est évalué sur la base des catégories figurant au tableau 2 de l'annexe II.2.Les principaux types de défaillances graves dans le fonctionnement efficace du système de gestion et de contrôle sont les cas dans lesquels une des exigences clés visées aux points 2, 4, 5, 13, 15, 16 et 18 du tableau 1 de l'annexe II ou deux ou plusieurs des autres exigences fondamentales figurant dans le tableau 1 de l'annexe II sont considérées comme relevant des catégories 3 ou 4 figurant dans le tableau 2 de l'annexe II.
Article 9Critères retenus aux fins de l'application de corrections financières à taux forfaitaire ou extrapolées et critères retenus pour la détermination du niveau de correction financière à appliquer[Article 55, paragraphe 4, du règlement (UE) no 223/2014]1.Des corrections financières sont appliquées pour tout ou partie d'un programme opérationnel lorsque la Commission constate une ou plusieurs défaillances graves dans le fonctionnement du système de gestion et de contrôle.Nonobstant le premier alinéa, des corrections financières extrapolées sont appliquées, pour tout ou partie d'un programme opérationnel, lorsque la Commission constate des irrégularités systémiques dans un échantillon représentatif d'opérations, ce qui permet une quantification plus précise des risques pour le budget de l'Union. Dans ce cas, les résultats de l'examen de l'échantillon représentatif sont extrapolés pour le reste de la population dont l'échantillon a été extrait, aux fins de la détermination de la correction financière à appliquer.2.Le niveau de la correction forfaitaire est fixé en prenant en considération les éléments suivants:a)l'importance relative de la ou des défaillances graves dans le contexte du système de gestion et de contrôle considéré comme un tout;b)la fréquence et l'ampleur de la ou des défaillances graves;c)le degré de risque de pertes pour le budget de l'Union.3.Compte tenu de ces éléments, le niveau de la correction financière est fixé comme suit:a)lorsque la ou les défaillances graves dans le système de gestion et de contrôle sont si fondamentales, fréquentes ou répandues qu'elles représentent un échec total du système qui met en péril la légalité et la régularité de toutes les dépenses en question, un taux forfaitaire de 100 % est appliqué;b)lorsque la ou les défaillances graves dans le système de gestion et de contrôle sont tellement fréquentes et répandues qu'elles constituent un échec extrêmement grave du système qui met en péril la légalité et la régularité d'une très grande proportion des dépenses concernées, un taux forfaitaire de 25 % est appliqué;c)lorsque la ou les défaillances graves dans le système de gestion et de contrôle sont dues au fait que le système n'est pas pleinement opérationnel ou fonctionne si mal ou si rarement qu'il met en péril la légalité et la régularité d'une grande partie des dépenses en question, un taux forfaitaire de 10 % est appliqué;d)lorsque la ou les défaillances graves dans le système de gestion et de contrôle sont dues au fait que le système ne fonctionne pas de manière cohérente, de sorte qu'il met en péril la légalité et la régularité d'une proportion significative des dépenses concernées, un taux forfaitaire de 5 % est appliqué.4.Dans le cas où l'application d'un taux forfaitaire fixé conformément au paragraphe 3 serait disproportionnée, le niveau de correction sera réduit.5.Lorsque, les autorités responsables n'ayant pas pris les mesures correctives adéquates à la suite de l'application d'une correction financière au cours d'un exercice comptable, la ou les mêmes défaillances graves sont constatées lors d'un exercice comptable ultérieur, le taux de correction peut, en raison de la persistance de la défaillance grave ou des défaillances graves, être augmenté sans toutefois dépasser le taux de la catégorie supérieure.
Article 10Le présent règlement entre en vigueur le jour suivant celui de sa publication au Journal officiel de l'Union européenne.L'article 3 s'applique à compter du 1er décembre 2014 en ce qui concerne les informations sur les données enregistrées et stockées visées à l'annexe I.
Le présent règlement est obligatoire dans tous ses éléments et directement applicable dans tout État membre.Fait à Bruxelles, le 13 mars 2014.Par la CommissionLe présidentJosé Manuel BarrosoANNEXE IListe des données à enregistrer et à stocker sous forme électronique dans le système de suivi (visée à l'article 2)Les données sont requises pour les opérations soutenues par les PO I et les PO IILes PO I désignent les programmes opérationnels d'aide alimentaire et/ou d'assistance matérielle, et les PO II, les programmes opérationnels d'inclusion sociale des plus démunis., sauf indication contraire dans la deuxième colonne.
Le bénéficiaire inclut, le cas échéant, d'autres organismes supportant des dépenses dans le cadre de l'opération qui sont traitées en tant que dépenses engagées par le bénéficiaire.Directive 2004/18/CE du Parlement européen et du Conseil du 31 mars 2004 relative à la coordination des procédures de passation des marchés publics de travaux, de fournitures et de services (JO L 134 du 30.4.2004, p. 114).Directive 2014/23/UE du Parlement européen et du Conseil du 26 février 2014 sur l'attribution de contrats de concession (JO L 94 du 28.3.2014, p. 1).Données relatives au bénéficiaireDonnées relatives à l'opérationDonnées relatives aux indicateursDonnées financières relatives à chaque opération (dans la monnaie applicable à l'opération)Données relatives aux demandes de paiement introduites par le bénéficiaire (dans la monnaie applicable à l'opération)Données relatives aux dépenses comprises dans la demande de paiement introduite par le bénéficiaire sur la base des coûts réels (dans la monnaie applicable à l'opération)Données relatives aux dépenses dans la demande de paiement introduite par le bénéficiaire sur la base des barèmes standard de coûts unitaires (dans la monnaie applicable à l'opération)Données relatives aux dépenses comprises dans la demande de paiement introduite par le bénéficiaire sur la base de paiements de montants forfaitaires (montants dans la monnaie applicable à l'opération)Données relatives aux dépenses comprises dans la demande de paiement introduite par le bénéficiaire sur la base de taux forfaitaires (dans la monnaie applicable à l'opération)Données relatives aux recouvrements effectués auprès du bénéficiaireDonnées relatives aux demandes de paiement à la Commission (en EUR)Données relatives aux comptes présentés à la Commission en application de l'article 48 du règlement (UE) no 223/2014 (en EUR)
Champs de donnéesIndication du type de PO pour lesquels les données ne sont pas requises
1.Nom ou identificateur unique de chaque bénéficiaire
2.Indiquer si le bénéficiaire est un organisme de droit public ou un organisme de droit privé
3.Indiquer si la TVA sur les dépenses engagées par le bénéficiaire n'est pas récupérable en vertu de la législation nationale relative à la TVA
4.Coordonnées du bénéficiaire
5.Nom ou identificateur unique de l'opération
6.Description succincte de l'opération
7.Date de présentation de la demande relative à l'opération
8.Date de début indiquée dans le document précisant les conditions relatives au soutien
9.Date de fin indiquée dans le document précisant les conditions relatives au soutien
10.Date effective à laquelle l'opération est matériellement achevée ou intégralement mise en œuvre
11.Organisme qui délivre le document précisant les conditions relatives au soutien
12.Date d'établissement du document précisant les conditions relatives au soutien
13.Monnaie de l'opération
14.ICC du ou des programmes au titre desquels l'opération bénéficie d'un soutien
15.Type(s) d'assistance matérielle considéré(s)Sans objet pour les PO II
16.Type(s) d'actions bénéficiant d'un soutienSans objet pour les PO I
17.Code(s) concernant la forme de financement
18.Code(s) concernant la localisation
19.Quantité de denrées alimentaires achetées par un organisme public ou une organisation partenaire, le cas échéantSans objet pour les PO II
20.Quantité de denrées alimentaires obtenues par un organisme public, le cas échéant, conformément à l'article 23, paragraphe 4, du règlement (UE) no 223/2014, le cas échéantSans objet pour les PO II
21.Quantité de denrées alimentaires fournies aux organisations partenaires, le cas échéantSans objet pour les PO II
22.Quantité de denrées alimentaires fournies aux bénéficiaires finals, le cas échéantSans objet pour les PO II
23.Quantité d'articles d'assistance matérielle de base achetés par un organisme public ou une organisation partenaire, le cas échéantSans objet pour les PO II
24.Quantité d'articles d'assistance matérielle de base fournis aux organisations partenaires, le cas échéantSans objet pour les PO II
25.Quantité d'articles d'assistance matérielle de base fournis aux bénéficiaires finals, le cas échéantSans objet pour les PO II
26.Intitulé des indicateurs communs concernant l'opération
27.Identificateur pour les indicateurs communs concernant l'opération
28.Niveau atteint en ce qui concerne les indicateurs communs pour chaque année de mise en œuvre ou à la fin de l'opération
29.Intitulé des indicateurs spécifiques des programmes concernant l'opérationSans objet pour les PO I
30.Identificateur pour les indicateurs spécifiques des programmes concernant l'opérationSans objet pour les PO I
31.Valeurs cibles spécifiques pour les indicateurs de réalisation spécifiques des programmesSans objet pour les PO I
32.Niveau atteint en ce qui concerne les indicateurs de réalisation spécifiques des programmes pour chaque année de mise en œuvre ou à la fin de l'opérationSans objet pour les PO I
33.Unité de mesure pour chaque valeur cible en matière de réalisationSans objet pour les PO I
34.Valeur de référence pour les indicateurs de résultatSans objet pour les PO I
35.Niveau cible fixé pour les indicateurs de résultatSans objet pour les PO I
36.Unité de mesure pour chaque valeur cible en matière de résultat et référenceSans objet pour les PO I
37.Unité de mesure pour chaque indicateur
38.Montant du coût total éligible de l'opération approuvé dans le document précisant les conditions relatives au soutien
39.Montant des coûts totaux éligibles qui constituent des dépenses publiques, telles que définies à l'article 2, point 12), du règlement (UE) no 223/2014
40.Montant du soutien public exposé dans le document précisant les conditions relatives au soutien
41.Date de réception de chaque demande de paiement introduite par le bénéficiaire
42.Date de chaque paiement au bénéficiaire sur la base de la demande de paiement
43.Montant des dépenses éligibles comprises dans la demande de paiement qui constituent la base de chaque paiement au bénéficiaire
44.Montant des dépenses publiques, telles que définies à l'article 2, point 12), du règlement (UE) no 223/2014, correspondant aux dépenses éligibles qui constituent la base de chaque paiement
45.Montant de chaque paiement au bénéficiaire sur la base de la demande de paiement
46.Date de début des vérifications sur place relatives à l'opération effectuées en application de l'article 32, paragraphe 5, point b), du règlement (UE) no 223/2014
47.Date des audits sur place de l'opération, conformément à l'article 34, paragraphe 1, du règlement (UE) no 223/2014 et à l'article 6 du présent règlement
48.Organisme effectuant l'audit ou la vérification
49.Dépenses publiques éligibles déclarées à la Commission, établies sur la base des coûts réellement engagés et payés
50.Dépenses publiques, telles que définies à l'article 2, point 12), du règlement (UE) no 223/2014, correspondant aux dépenses publiques éligibles déclarées à la Commission, établies sur la base des coûts réellement remboursés et payés
51.Type de contrat si l'attribution du marché est soumise aux dispositions de la directive 2004/18/CE (services/fournitures) ou de la directive 2014/23/UE du Parlement européen et du Conseil
52.Montant sur lequel porte le contrat si l'attribution du marché est soumise aux dispositions de la directive 2004/18/CE ou de la directive 2014/23/UE
53.Dépenses éligibles engagées et payées sur la base d'un contrat si le marché est soumis aux dispositions de la directive 2004/18/CE ou de la directive 2014/23/UE
54.La procédure de passation appliquée si l'attribution du marché est soumise aux dispositions de la directive 2004/18/CE ou de la directive 2014/23/UE
55.Nom ou identificateur unique de l'entrepreneur si l'attribution du marché est soumise aux dispositions de la directive 2014/23/UE
56.Montant des dépenses publiques éligibles déclarées à la Commission, établies sur la base des barèmes standard de coûts unitaires
57.Dépenses publiques, telles que définies à l'article 2, point 12), du règlement (UE) no 223/2014, correspondant aux dépenses publiques éligibles déclarées à la Commission, établies sur la base des barèmes standard de coûts unitaires
58.Définition d'une unité à utiliser aux fins du barème standard de coûts unitaires
59.Nombre d'unités livrées comme indiqué dans la demande de paiement pour chaque élément unitaire
60.Coût unitaire d'une seule unité pour chaque élément unitaire
61.Montant des dépenses publiques éligibles déclarées à la Commission, établies sur la base de montants forfaitaires
62.Dépenses publiques, telles que définies à l'article 2, point 12), du règlement (UE) no 223/2014, correspondant aux dépenses publiques éligibles déclarées à la Commission, établies sur la base de montants forfaitaires
63.Pour chaque montant forfaitaire, prestations prévues (réalisations ou résultats), convenues dans le document précisant les conditions relatives au soutien, comme base pour le décaissement des montants forfaitaires
64.Pour chaque montant forfaitaire, montant convenu dans le document précisant les conditions relatives au soutien
65.Montant des dépenses publiques éligibles déclarées à la Commission, établies sur la base d'un taux forfaitaire
66.Dépenses publiques, telles que définies à l'article 2, point 12), du règlement (UE) no 223/2014, correspondant aux dépenses éligibles déclarées à la Commission, établies sur la base d'un taux forfaitaire
67.Date de chaque décision de recouvrement
68.Montant du soutien public concerné par chaque décision de recouvrement
69.Dépenses totales éligibles concernées par chaque décision de recouvrement
70.Date de réception de chaque montant remboursé par le bénéficiaire à la suite d'une décision de recouvrement
71.Montant du soutien public remboursé par le bénéficiaire à la suite d'une décision de recouvrement (sans intérêts ni pénalités)
72.Total des dépenses éligibles correspondant au soutien public remboursé par le bénéficiaire
73.Montant du soutien public irrécouvrable à la suite d'une décision de recouvrement
74.Total des dépenses éligibles correspondant au soutien public irrécouvrable
75.Date de présentation de chaque demande de paiement comprenant les dépenses éligibles liées à l'opération
76.Montant total des dépenses publiques éligibles supportées par le bénéficiaire et versées au cours de l'exécution de l'opération, mentionné dans chaque demande de paiement
77.Montant total des dépenses publiques, telles que définies à l'article 2, point 12), du règlement (UE) no 223/2014, de l'opération, mentionné dans chaque demande de paiement
78.La date de présentation de chaque ensemble de comptes comprenant les dépenses afférentes à l'opération
79.Date de présentation des comptes dans lesquels figurent les dépenses finales de l'opération achevée (lorsque le montant total des dépenses éligibles est égal ou supérieur à 1000000 EUR [article 51 du règlement (UE) no 223/2014])
80.Montant total, inclus dans les comptes, des dépenses publiques éligibles de l'opération enregistrées dans les systèmes de comptabilité de l'autorité de certification
81.Montant total, inclus dans les comptes, des dépenses publiques, telles que définies à l'article 2, point 12), du règlement (UE) no 223/2014, supportées au cours de l'exécution de l'opération, correspondant au montant total des dépenses publiques éligibles enregistrées dans les systèmes de comptabilité de l'autorité de certification
82.Montant total, inclus dans les comptes, des paiements au bénéficiaire au titre de l'article 42, paragraphe 2, du règlement (UE) no 223/2014 correspondant au montant total des dépenses publiques éligibles enregistrées dans les systèmes de comptabilité de l'autorité de certification
83.Total, inclus dans les comptes, des dépenses publiques éligibles de l'opération retirées au cours de l'exercice comptable
84.Total, inclus dans les comptes, des dépenses publiques, telles que définies à l'article 2, point 12), du règlement (UE) no 223/2014, correspondant au total des dépenses publiques éligibles retirées au cours de l'exercice comptable
85.Total, inclus dans les comptes, des dépenses publiques éligibles de l'opération recouvrées au cours de l'exercice comptable
86.Total, inclus dans les comptes, des dépenses publiques correspondant au total des dépenses publiques éligibles de l'opération recouvrées au cours de l'exercice comptable
87.Total, inclus dans les comptes, des dépenses publiques éligibles de l'opération à recouvrer à la fin de l'exercice comptable
88.Total, inclus dans les comptes, des dépenses publiques de l'opération correspondant au total des dépenses publiques éligibles à recouvrer à la fin de l'exercice comptable
89.Montant total éligible, inclus dans les comptes, des dépenses publiques de l'opération irrécouvrable à la fin de l'exercice comptable
90.Total, inclus dans les comptes, des dépenses publiques de l'opération correspondant au montant total éligible des dépenses publiques irrécouvrable à la fin de l'exercice comptable
ANNEXE IIExigences clés des systèmes de gestion et de contrôle et leur classement en ce qui concerne leur bon fonctionnement visé à l'article 9
Tableau 1Exigences clés
Exigences clés du système de gestion et de contrôleOrganismes/Autorités concernésChamp d'application
1Séparation adéquate des fonctions et pertinence des systèmes de notification d'informations et de suivi dans les cas où l'autorité responsable confie l'exécution de tâches à un autre organismeAutorité de gestionEnvironnement de contrôle interne
2Sélection appropriée des opérationsAutorité de gestionActivités de gestion et de contrôle
3Informations appropriées fournies aux bénéficiaires sur les conditions applicables pour les opérations sélectionnéesAutorité de gestion
4Vérifications de gestion appropriéesAutorité de gestion
5Système efficace en place de façon que tous les documents relatifs aux dépenses et aux audits soient conservés afin de garantir une piste d'audit adéquateAutorité de gestionActivités de gestion et de contrôle/Suivi
6Système fiable de collecte, d'enregistrement et de stockage des données à des fins de suivi, d'évaluation, de gestion financière, de vérification et d'auditAutorité de gestion
7Mise en œuvre efficace de mesures antifraude proportionnéesAutorité de gestionActivités de gestion et de contrôle
8Procédures appropriées relatives à l'établissement de la déclaration de gestion ainsi que du résumé annuel des rapports d'audit finals et des contrôles effectuésAutorité de gestion
9Séparation adéquate des fonctions et pertinence des systèmes de notification d'informations et de suivi dans les cas où l'autorité responsable confie l'exécution de tâches à un autre organismeAutorité de certificationEnvironnement de contrôle interne
10Procédures appropriées relatives à l'établissement et à la présentation des demandes de paiementAutorité de certificationActivités de gestion et de contrôle/Suivi
11Tenue d'une comptabilité informatisée appropriée des dépenses déclarées et de la contribution publique correspondanteAutorité de certificationActivités de gestion et de contrôle
12Comptabilité appropriée et complète des montants à recouvrer, recouvrés et retirésAutorité de certification
13Procédures appropriées relatives à l'établissement et à la certification de l'intégralité, de l'exactitude et de la véracité des comptes annuelsAutorité de certification
14Séparation adéquate des fonctions et systèmes adéquats permettant de garantir que tout autre organisme qui effectue des contrôles en conformité avec la stratégie d'audit du programme dispose de l'indépendance fonctionnelle nécessaire et tient compte des normes d'audit internationalement reconnuesAutorité d'auditEnvironnement de contrôle interne
15Audits adéquats des systèmesAutorité d'auditActivités de contrôle
16Audits adéquats des opérationsAutorité d'audit
17Audits adéquats des comptesAutorité d'audit
18Procédures adéquates relatives à la production d'un avis d'audit fiable et à la préparation du rapport de contrôle annuelAutorité d'audit
Tableau 2Classement des exigences clés relatives aux systèmes de gestion et de contrôle en ce qui concerne leur fonctionnement
Catégorie 1Bon fonctionnement. Aucune amélioration n'est nécessaire, ou seules des améliorations mineures sont nécessaires.
Catégorie 2Fonctionnement correct. Une ou plusieurs améliorations sont nécessaires.
Catégorie 3Fonctionnement partiel. Des améliorations substantielles sont nécessaires.
Catégorie 4Mauvais fonctionnement général.